A importância da ferramenta da qualidade e do ciclo PDCA

A importância da ferramenta da qualidade e do ciclo PDCA.

A abordagem do uso e aplicação das ferramentas em empresas que queiram a otimização de seus processos e serviços, através de técnicas de relacionamento, aperfeiçoamento, controle, padronização entre outras também serão abordados neste trabalho.

PLAN – Planejar – Refere-se ao planejamento do seu projeto de melhoria, ou seja, quais são os objetivos, o que já sabemos, o que queremos aprender, e como iremos fazer (quem, o que, quando, onde, como).

DO – Executar – Conduzir o plano, ou seja, implementar de acordo com o que foi planejado na etapa anterior.

CHECK – Verificar – Coletar dados, realizar a análise dos dados e com base nessa, verificar quais são as conclusões que nós podemos tirar.

ACT – Agir Corretivamente – Definir quais mudanças poderão ser feitas e quais outros ciclos podem ser disparados para a melhoria do processo em questão.

A seguir vamos descrever em detalhes cada uma das etapas do Ciclo PDCA.

Etapa PLAN – PLANEJAR

A etapa de planejamento do ciclo deve conter os seguintes itens:

- Descrição do Problema: devemos descrever qual é o problema / processo que será estudado/modificado no presente ciclo. Aqui deve ser descrito o objetivo do trabalho. O que se quer saber/fazer

- Questões que se pretende que sejam respondidas: é importante no processo de planejamento, que o grupo faça as perguntas e estabeleça quais questões precisamos conhecer e que informações queremos obter.

Ao falarmos de testes a serem feitos, é fácil responder a esta etapa, pois em geral, quando pretende-se fazer um teste, mesmo que intuitivamene, as perguntas são formuladas (embora muitas vezes, as perguntas não são feitas formalmente e acaba-se esquecendo de observar as respostas, o que só se verifica depois de concluído o teste).

Quando falamos de implementação de mudança, o que se quer não é necessariamente obter uma resposta, mas sim uma melhoria. Neste caso é de grande importância que seja prestada atenção à esta etapa, pois aqui é que deve ser descrito que resultado deseja-se obter.

É bastante comum a condução de trabalhos em grupos, determinação de causas, estudo de problemas dentre outros que resultem em planos de ação, que depois de implementados não são analisados e comparados aos objetivos iniciais. Nesta etapa, portanto é que se registra o que realmente se queria e em que mudança se estava pensando quando o problema foi estudado e os planos propostos.

- Predições sobre as questões: ao colocarmos uma questão para ser respondida, principalmente no caso de condução de testes, é muito comum que já se tenha uma idéia do resultado, ou seja, é comum ter um palpite sobre o resultado que será obtido. Nesta etapa portanto, deve-se descrever quais são estes palpites. Para isso, utiliza-se dados históricos, a própria intuição do grupo, etc.

- Desenvolvimento do Plano: nesta etapa é feito um planejamento mesmo do experimento ou da mudança a ser feita. Deve-se descrever o que será feito, quando, como será feito, por quem será conduzido e onde será feito.

Neste desenvolvimento do plano, se necessário são criados formulários coleta dos dados, folha de verificação com itens a serem observados, quem é responsável por observar, etc.

Etapa DO – FAZER

Nesta etapa, faz-se a condução do plano e anota-se as questões observadas. No caso de uma mudança de processo, muitas vezes não é possível que se verifique os resultados instantaneamente, mas no plano já deve ter sido previsto pontos de checagem para coleta de observações.

Etapa CHECK – VERIFICAR

Na etapa CHECK, devemos verificar o que foi aprendido durante a execução do plano. É aqui também que se compara os resultados com as predições feitas durante o planejamento e que se verifica se os objetivos plano foram alcançados.

A partir do aprendizado e das respostas obtidas na implementação do plano, outras perguntas poderão ser formuladas para o processo / problema em questão.

É importante que se faça um pequeno resumo dos pontos principais do conhecimento adquirido para que não se perca o foco e para que no futuro, ao consultar os registros passados, os pontos secundários não sejam confundidos com os principais.

Etapa ACT – AGIR

Nesta etapa é feita a análise crítica do ciclo e estabelece-se um plano de ação para implementação de ações que devam ser tomadas após as conclusões obtidas com o estudo do ciclo.

No caso de mudanças feitas na etapa FAZER, aqui o que teremos são ações para iniciar uma nova melhoria, ou para desfazer a mudança, etc.

Observação Importante

Uma observação muito importante refere-se ao tipo de mudança a ser implementada.

As mudanças podem ser classificadas como:

• Reversíveis: são mudanças que podemos desfazer e voltar ao estágio inicial. Por exemplo, alterações de procedimento, alterações de formulações, etc.

• Irreversíveis: são mudanças que uma vez implementadas, não podem ser desfeitas. É possível que se mude novamente, mas para outra situação. O estágio anterior não pode mais ser atingido. São exemplos de mudanças irreversíveis, alterações de equipamentos no processo, algumas reestruturações organizacionais, etc.

Sempre que uma mudança a ser realizada for irreversível, é interessante que se estabeleça um programa de testes antes da implementação da mudança, para que se tenha resultados a respeito (nos casos em que testes forem possíveis).

3. Conceitos de Excelência de Gestão.

O Modelo dos Critérios de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade é uma ótima ferramenta para as empresas medirem sua performance, pois se constitui num modelo sistêmico de gestão adotado mundialmente por inúmeras organizações que buscam alcançar níveis de desempenho comparáveis aos padrões internacionais, considerados de Classe Mundial.

Esse Modelo de Excelência em Gestão foi concebido a partir da premissa segundo a qual é preciso ser excelente. Esse Modelo, portanto, deve estar alicerçado em fundamentos próprios da gestão de excelência contemporânea e condicionado aos princípios constitucionais