Gestão de procedimentos de negociação

Gestão de rotinas em compras

Rotinas são atividades recorrentes que preenchem boa parte do dia-a-dia dos profissionais. Algumas, no entanto, apresentam desvios indesejáveis.

O Problema

Em um diagnóstico das rotinas de suprimentos de uma empresa que avaliamos recentemente, identificamos algumas não-conformidades que, na realidade, percebemos como recorrentes em diversas empresas. Como sugestão, verifique na relação a seguir se alguns destes incômodos lhe são familiares:

• Faltam políticas de compras, padrões e regras.

• Pouca formalização dos processos.

• O conhecimento sobre as rotinas não esta sendo compartilhado.

• Falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos procedimentos.

• Não temos uma estrutura organizacional de compras muito bem definida.

• Compras esta descentralizada, de forma que alguns colaboradores negociam e compras é envolvida apenas no final.

• Ocorrem diverso atropelos e a área de compras é apenas “tiradora de pedidos”, de forma que o comprador está freqüentemente “vendido” no processo, isto é, não é respeitado.

• Compras falha na procura, devolvendo problema ao requisitante.

• Ocorrem compras emergenciais em grande proporção.

• Processos de compras consomem tempo dos compradores, dificultando visitas aos fornecedores.

• Compradores investem expressivo tempo em cotações antecipadas, que depois são abortadas.

• Os controles internos estão pouco formalizados, e apenas alguns possuem procedimentos.

• Há baixo desempenho no nível de serviço e pontualidade dos fornecedores.

• Não existem planos de contingências formalizados, tão pouco fornecedores alternativos.

• Ainda compramos serviços avulsos, ao invés de consolidarmos um contrato mais abrangente.

• A falta do workflow possibilita que alguns processos ficam retidos aguardando liberação do colaborador envolvido no processo.

• Falta um plano de ações corretivas e preventivas que trate das falhas de fornecimento.

• Quando um pedido de compra chega para ser aprovado, faltam subsídios para a decisão, e o prazo é curto para que este procedimento seja conduzido de forma adequada.

• Em termos de governança, falta divulgar indicadores de desempenho efetivos.

• Faltam controles, e não podemos ficar só dependentes da disciplina das pessoas.

A Solução

Como reverter este quadro indesejado nesta empresa? A resposta para que o profissional de suprimentos possa efetivamente administrar o seu dia-a-dia reside em conhecer nos detalhes as boas praticas desta função, e disseminar na organização. Neste sentido, para auxiliá-lo na gestão de seus