ANÁLISE DA CULTURA ORGANIZACIONAL DA DIVISÃO DE COMPRAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO.

1. INTRODUÇÃO

O presente trabalho propõe-se a apresentar, através de entrevistas com servidores públicos do Setor de Compras, da Pró-Reitoria de Orçamento e Finanças, da Universidade Federal de Ouro Preto, um diagnóstico da cultura organizacional deste e algumas melhorias que poderão ser implantadas, de modo a trazer maior eficiência para o setor.

A cultura organizacional nas empresas públicas esbarra em muitos problemas devido ao perfil burocrático, a uma rigidez da estrutura hierárquica que muitas vezes, causa uma impressão de ineficiência dos seus serviços, devido ao apego às regras e rotinas que dificultam o andamento das atividades.

Nos últimos anos, ocorreram transformações importantes nos mais diversos cenários mundiais como: econômico, político, tecnológico, mercado, concorrência, etc., que levaram os administradores a trabalharem de um modo mais rápido, mais inteligente, a ter uma visão mais ampla de um mundo globalizado e, todas essas mudanças afetaram e afetam diretamente as pessoas, de como lidar com todo esse processo - suas habilidades, o medo de perder o emprego, suas competências, resistências a mudanças, processo de adaptação, etc.

Como nas organizações privadas, as instituições públicas estão tentando se adequar a modernização de seus processos, na capacitação, valorização e motivação de seus servidores, buscando uma maior eficiência dos seus serviços.

Para que ocorram mudanças em uma empresa, os agentes de mudança precisam conhecer a sua cultura organizacional, envolver os funcionários garantindo-lhes que essas trarão vantagens para eles e apresentar características extremamente inovadoras e que os funcionários sejam convencidos a abandonar os paradigmas existentes.

Neste trabalho foram levantados dados que apresentam o perfil da cultura organizacional do referido setor, ou seja, que exprime a sua identidade construída ao longo do tempo e foram propostas algumas melhorias que poderiam ser direcionadas a este, apesar de que essas melhorias nem sempre serão fácies de acontecer, uma vez que o setor público apresenta uma grande resistência à mudança.

1. HISTÓRICO

O órgão utilizado como objeto de estudo foi a Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP), com sede no município de Ouro Preto e campi nas cidades de Mariana e João Monlevade. A UFOP foi fundada como instituição federal de ensino superior em 1969, sendo resultado da fusão de duas instituições de ensino superior centenárias: a Escola de Farmácia e a Escola de Minas. Atualmente, a UFOP oferece 28 cursos de graduação, coordenados pelos seus 22 departamentos, distribuídos em sete unidades acadêmicas e o Centro de Educação Aberta e a Distância.

Sua estrutura organizacional é formada por sete pró-reitorias: PRPE - Pró-Reitoria Extraordinária de Projetos Especiais; PROF - Pró-Reitoria de Orçamento e Finanças; PROAD - Pró-Reitoria de Administração; PROGRAD - Pró-Reitoria de Graduação; PROPP- Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa; PRACE - Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Estudantis e PROEX - Pró-Reitoria da Extensão.

Dentro do universo das organizações, a universidade possui uma problemática complexa em termos organizacionais, uma vez que possui uma multiplicidade de parâmetros internos, que estabelecem objetivos específicos para cada tipo de atividade que exerce. Se por um lado a UFOP pode ser classificada com um centro de pesquisa, dispondo de instalações, equipamentos e mão-de-obra especializada para tal, possui também o papel de um centro disseminador do conhecimento, atuando nas áreas de ensino de graduação e pós-graduação, ao mesmo tempo em que possui uma faceta social, ligada aos projetos junto à comunidade local (projetos de extensão). Denota-se também que a Universidade estabelece relações com outros órgãos públicos tais como prefeituras municipais, órgãos deliberativos estaduais e federais, outras universidades federais e fundações de amparo à pesquisa e ensino.

Considerando tal complexidade, o tamanho da instituição, sua distribuição geográfica em três cidades distintas e o grande número de setores administrativos e acadêmicos, é natural que em cada um desses setores possa ser diagnosticado um tipo de cultura organizacional peculiar.

Diante disso, a fim de obtermos um diagnóstico mais preciso e condizente com a realidade, restringimos nosso campo de observação à Divisão de Compras, subordinada à Coordenadoria de Suprimentos, que por sua vez é vinculada à Pró-reitoria de Orçamentos e Finanças (PROF).

A PROF é uma estrutura administrativa vinculada à Reitoria da Universidade Federal de Ouro Preto e divide-se duas coordenadorias: Coordenadoria de Contabilidade e Finanças (COF) que compreende as áreas de orçamento, financeira e contábil; e a Coordenadoria de Suprimentos (CSU) que abrange as áreas de controle, contratos, importação, divisão de compras e o almoxarifado. É responsável pela gestão do orçamento e dos recursos, bem como pelas aquisições de bens e serviços.

O organograma a seguir (Figura 1), apresenta a estrutura organizacional da Pró-reitoria de Finanças.

De acordo com o site oficial da UFOP, é competência da CSU exercer atividades de “coordenação, orientação, planejamento, controle e execução das atividades relacionadas com a política de suprimentos de bens de capital, de consumo e contratação de serviços de interesse da Instituição”.

Nesse sentido, a CSU exerce atividades relacionadas à análise e reposição de materiais estocáveis; análise e registro de pedidos de aquisição de materiais ou contratação de serviços; gerenciamento do Sistema de Requisição de Material – SRM; inclusão e alteração de materiais na previsão de gastos setorial; realização de licitações e pregões eletrônicos; análise e instrução de processos de renovação e equilíbrio econômico-financeiro do contrato; e atendimento a fornecedores e usuários.

A Divisão de Compras é responsável por gerenciar todas as aquisições de materiais e equipamentos, contratações de obras e serviços em geral, e manter disponíveis as informações de tramitação dos Processos Licitatórios de compra e contratação. Seu quadro funcional é composto de 09 (nove) funcionários efetivos, havendo um desenho de cargos e tarefas bem delineado. Além do quadro de funcionários permanentes, dezessete estagiários e bolsistas atuam como colaboradores