ORÇAMENTO PÚBLICO

A auditoria operacional é uma atividade realizada sobre as operações da empresa ou organização. Para a realização do trabalho faz-se necessário coletar informações das várias divisões ou departamentos da empresa. A coleta de informações pode ser feita por meio de análise, fluxograma ou questionário. Após a obtenção das informações o auditor operacional faz a análise, detecta os pontos fortes e fracos das rotinas operacionais, sugere melhorias para os pontos fracos e elabora um relatório de auditoria operacional. O relatório de auditoria operacional deve ser apresentado a quem tenha solicitado o trabalho ou a quem este autorizar, devendo ser preservada a confidencialidade do seu conteúdo.

Para realizarmos uma auditoria operacional esta Avaliação a Distância será desenvolvida em dois passos, a saber:

1º passo - Realize uma pesquisa numa instituição que você conheça, levantando os dados e respondendo o questionário de controle interno que segue:

a) Dados de Identificação da empresa:

Nome da empresa/instituição: ADAIR GILBERTO HUFFEL GONÇALVES ME.

Ramo de atividade da empresa/instituição: Instalações de alarmes, som e insulfilme automotivo.

Tempo de existência da empresa/instituição: 13 anos (fundação: Agosto 2001).

Número de colaboradores: O proprietário e 3 Funcionários

b) Questionário:

Observação: as perguntas a seguir devem ser feitas para algum membro da direção ou do departamento Financeiro da empresa/instituição. Para obter as respostas do questionário, você pode enviá-lo por e-mail, fazer as perguntas por telefone, ou ainda, presencialmente na empresa.

Após obter as respostas, preencha com X o instrumento que segue:

Questionário de Controle Interno

Setor Financeiro

Geral

SIM

NÃO

As atribuições e responsabilidades dos funcionários, contas a pagar, contas a receber, caixa e bancos, estão claramente definidas nos manuais internos da organização?

x

A empresa possui um sistema informatizado e interligado entre os setores (caixa, bancos, contas a pagar, contas a receber)?

x

Caixa

Há apenas uma pessoa responsável pelo Caixa?

x

É feito o fechamento do Caixa quando há a necessidade de troca de operador?

x

O Caixa é fechado diariamente?

x

O Caixa é fechado na presença de uma pessoa alheia ao setor?

x

Bancos

Há uma pessoa responsável pelo controle da conta bancos?

x

A empresa emite cheques para pagamentos?

x

Os cheques precisam ter duas assinaturas das pessoas responsáveis?

x

Os cheques emitidos são todos nominais?

x

Contas a Receber

Há uma pessoa responsável pelo controle de contas a receber?

x

As contas a receber são recebidas exclusivamente no banco por meio de boletos bancários?

x

Os controles atuais asseguram que sejam tomadas providências para as contas a receber em atraso?

x

Descontos concedidos a clientes fora das condições normais são previamente autorizados por pessoa categorizada?

x

Contas a Pagar

Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas fiscais para pagamento?

x

É dada evidência no verso da nota fiscal de que o bem foi recebido ou de que o serviço foi prestado?

x

O setor de contas a pagar antes de liberar a nota fiscal para pagamento confere o documento fiscal (incluindo somas e multiplicações) com ordem de compra ou contrato de prestação de serviços?

x

As contas a pagar são pagas mediante boletos bancários e somente via conta bancária da empresa?

x

2º passo - A partir das respostas do questionário, das leituras feitas no ambiente de aprendizagem, livro didático e outros materiais que considera importante, pede-se:

1) Levante os pontos fortes do sistema de controle interno da empresa:

Após ser feita uma análise no questionário e também em algumas perguntas que fiz ao proprietário (Adair Gilberto Huffel Gonçalves) sobre os tópicos financeiros da Empresa, pude visualizar como ponto forte a parte referente a controle bancário, onde o próprio proprietário tem total controle sobre entradas e saídas de valores financeiros no banco, outro ponto positivo é o controle da emissão de cheques, no qual somente o proprietário é responsável por isso, sendo ele o emissor de cheques da empresa.

Tendo em vista ser um negócio pequeno, o proprietário detém também o controle das contas a pagar e a receber, isso no meu ponto de vista torna o controle das contas mais eficaz.

O proprietário deixa claro que é aderente ao princípio de acesso restrito e limite de alçadas na sua gestão, sendo assim detentor de todas as responsabilidades financeiras da empresa, deixando claro para seus funcionários os limites que eles devem respeitar, conforme descrito no quadro 3.1 do material didático da Unisul, sendo adaptado de Jung(2006, p. 386) e Almeida(2008, p. 64).

2) Levante os pontos fracos do sistema de controle interno da empresa:

Analisando a questão anterior que fala dos pontos fortes, pude visualizar que a gestão financeira centralizada que esse proprietário realizada na empresa dele, pode em algum momento ser fragilizada, tendo em vista que uma pessoa gerenciando vários tópicos financeiros de uma empresa, sem compartilhar nada ou simplesmente não ter uma análise financeira realizada por outra pessoa, pode ocasionar falhas financeiras, visualizando desta forma, como sendo uma gestão que pode infringir em algum momento um princípio de controle interno, em virtude disso, digo que esse fato observado é um ponto fraco da empresa.

Outro ponto fraco de controle interno identificado foi o caixa, onde o mesmo é de responsabilidade do proprietário da empresa, mas na ausência dele é um funcionário (Leandro Rodrigues da Silva) que fica responsável pelo caixa, assim pude visualizar que na troca do caixa não é feito o fechamento. Questionei o proprietário sobre a confiança que ele tem no funcionário, o mesmo informou que o funcionário é de total confiança e por isso não exige o fechamento do caixa na troca, somente no final do expediente, com isso fica evidente que pode ocorrer falhas no sistema de controle interno do caixa.

3) Para os pontos fracos apresente as consequências (como este ponto fraco pode prejudicar a empresa):

No meu entendimento acredito que o não do fechamento de caixa na troca, pode acontecer de alguém errar o troco a mais ou a menos e assim surgir certa desconfiança do proprietário em cima do funcionário, com isso ele pode ser prejudicado. Outra situação relevante é que o funcionário pode estar se beneficiando do dinheiro da empresa e o proprietário não conseguira identificar o desvio, por não haver um controle efetivo e eficaz do caixa, infringindo desta forma um princípio de controle interno.

4) Qual o princípio de controle interno está sendo ferido:

Vejo que o empresário desrespeita o princípio da segregação de funções, onde deve-se prever a separação entre as funções de autorização/aprovação, de operações, execução, controle e contabilização de tal forma que nenhuma pessoa detenha competência e atribuições em desacordo com este princípio, conforme descrito no quadro 3.1 do material didático da Unisul, sendo adaptado de Jung(2006, p. 386) e Almeida(2008, p. 64)

5) Apresente uma proposta de melhoria para cada ponto fraco levantado:

Acredito que para evitar certas desconfianças a melhor solução seria a cada troca de caixa fazer o fechamento do mesmo, assim se acontecer do caixa não fechar certo, tem como saber de quem foi o erro cometido. Outra sugestão é a empresa adquirir um sistema informatizado de controle de caixa, possibilitando relatórios e informações relevantes para o controle mais eficaz e eficiente, conseguindo assim diminuir possíveis falhas no sistema de controle interno da organização.

Preencha os itens solicitados na Tabela que segue:

Pontos Fortes

a) Total controle do proprietário do sistema financeiro bancário, de contas a receber e a pagar.

Pontos Fracos

Consequências

Princípio de Controle Ferido

Sugestão de melhoria

Operação do caixa pelo proprietário e por funcionários

Possível fechamento de caixa com diferenças de valores

Segregação de funções

A cada troca de caixa realizar o fechamento do mesmo e implantar sistema informatizado de caixa, possibilitando relatórios e informações relevantes para o gestor

* Observação: todas as respostas foram elaboradas com as minhas palavras e com o meu entendimento sobre controle interno, adquiridas na leitura e interpretação do livro didático e com as trocas de informação com a empresa pesquisada, não sendo utilizados outros autores que não estivessem citados no livro didático da Unisul.

Os critérios de avaliação serão divididos conforme Tabela a seguir:

Tarefa

Pontuação

Questionário preenchido.

1,0

Ponto(s) fraco(s) encontrado(s)

2,0

Consequências: o que a empresa pode sofrer: ex: compras desnecessárias de mercadorias. Citar os autores pesquisados.

2,0

Princípio(s) de controle interno ferido(s).

2,0

Recomendações: O que você sugere para sanar o(s) ponto fraco(s). Citar os autores pesquisados.

2,0

Referências de acordo com as normas da ABNT (disponível na Midiateca)

1,0

REFERÊNCIAS

Tesch, José Marcos. Auditoria Operacional: livro Didático – 2ª ed. Palhoça: Unisul Virtual, 2011.