PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

Cecilia Maria Pereira do Nascimento

Diretora da Divisão de Bibliotecas

[e-mail]

Marcia Maria Silvestre Bastos

Chefe do Serviço de Desenvolvimento de Coleções

[e-mail]

Neide Maria da Graça

Chefe da Biblioteca de Pós-Graduação em Geoquímica

[e-mail]

Siléa Carvalho de Castro

Chefe da Biblioteca de Pós-Graduação em Matemática

[e-mail]

Universidade Federal Fluminense

Núcleo de Documentação

Rua Visconde do Rio Branco, s/n. – Campus do Gragoatá

Prédio da Biblioteca Central – térreo

24.240-006 – Niterói – RJ - BR

Resumo

Demonstra a importância do planejamento estratégico na implementação de projetos de qualidade na prestação de serviços em bibliotecas universitárias. O planejamento estratégico possibilita um diagnóstico preciso da realidade favorecendo a participação que é fundamental na implementação de ações que contribuem para a melhoria da qualidade. Constitui um excelente recurso para a tomada de decisões, programação, controle e avaliação de atividades. Descreve a aplicação do planejamento estratégico no Sistema de Bibliotecas e Arquivos do Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense.

1 INTRODUÇÃO

É inquestionável o valor e a importância do planejamento para a administração eficiente de qualquer organização. Devido, porém, às profundas e freqüentes transformações sociais e flutuações econômicas da atualidade o planejamento em sua forma tradicional foi substituído pelo planejamento estratégico, mais adequado a essa nova realidade.

As organizações estão em permanente interação com o meio ambiente, afetando-o e sendo por ele afetadas. Essas forças ambientais, influenciam todo o processo de formulação de objetivos e terminam por atingir todo o comportamento da organização.

As universidades brasileiras e, consequentemente, suas bibliotecas, por estarem inseridas nesse contexto, vêem-se também atingidas por essas alterações e buscam a utilização do planejamento estratégico como instrumento para a solução dos inúmeros problemas com que se defrontam.

O presente trabalho faz uma apresentação do planejamento estratégico e de sua importância para a biblioteca universitária descrevendo ainda, a experiência vivenciada no NDC – Sistema de Bibliotecas e Arquivos da Universidade Federal Fluminense,

2 CONCEITUAÇÃO

As decisões gerenciais necessitam estar fundamentadas em premissas bem próximas da realidade na qual se inserem. "É preciso saber então: o que somos? onde estamos? o que pretendemos ? como iremos atender nossas pretensões? " (ALMEIDA, 1999) (figura 1).

Figura 1: O Planejamento Estratégico

Fonte: Santos, 1985, p.46 apud Almeida, 1999

Assim, o planejamento estratégico é a ferramenta que permite o estabelecimento da missão, das políticas e das diretrizes que nortearão as atividades da organização à médio e longo prazo.

Para Meyer Junior (1988), planejamento estratégico é “um processo continuado e adaptativo através do qual uma organização define (e redefine) sua missão, objetivos e metas, seleciona as estratégias e meios para atingi-los, num determinado período de tempo, através de constante interação com o ambiente externo”.

É um processo sistemático para que a organização possa atingir seus objetivos de maneira integrada e de modo a permitir que suas ações sejam consolidadas e sistematizadas tendo por base sua realidade sócio - organizacional. Esse processo e é expresso de acordo com a estrutura da organização, com a cultura, com a tecnologia disponível e com o ambiente.

O planejamento estratégico impõe “a necessidade de uma reflexão sistemática sobre a organização, de modo a possibilitar a consideração de implicações futuras de decisões que devem ser tomadas no presente.” Além disso, ao impor essa reflexão, o planejamento estratégico gera “uma base de dados quantitativos e qualitativos sobre a organização capaz de dar suporte às decisões sobre missão, objetivos, metas e estratégias constituindo um instrumento gerencial de enorme significação.” (ARAUJO, 1996).

3 ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

“O processo de elaboração do planejamento estratégico deve ser desenvolvido de forma interativa e participativa, de maneira a envolver os participantes, desde a identificação do problema, passando pelo diagnóstico situacional-estratégico, para concluir com o documento final estabelecendo a missão, o objetivo, as políticas e as diretrizes, bem como as estratégias de ação (ALMEIDA, 1999). (figura 2)

Figura 2: O processo do planejamento estratégico

Fonte: Almeida, 1999

Na elaboração do planejamento estratégico é necessário estabelecer os seguintes conceitos:

Missão institucional : define a razão de ser da instituição estabelecendo seu propósito e seu horizonte de atuação. É a partir do diagnóstico situacional que se estabelece a missão.

Objetivos estratégicos: representam a definição do caminho mais adequado para se alcançar uma situação desejada e constituem instrumentos para realizar as metas identificadas.

Metas: são a quantificação dos objetivos e permite melhor alocação de recursos na medida em que se constituem em um padrão de referência para o planejamento.

Políticas: são orientações de caráter geral que devem fornecer parâmetros para a tomada de decisão.

Diretrizes: são ações que devem ser implementadas para atendimento