PRÁTICA E SUGESTÕES PARA MELHORAR A QUALIDADE DOS SERVIÇOS FORNECIDOS NA GESTÃO CONTABILIÁRIA DO TRABALHO

CENTRO UNIVERSITÁRIO UNISEB INTERATIVO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

CONTABILIDADE GERAL:

PRÁTICAS E SUGESTÕES DE MELHORIA NA QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS NO ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE JOIA

Nome do Aluno

Nome da cidade

2013

Nome do Aluno

CONTABILIDADE GERAL:

PRÁTICAS E SUGESTÕES DE MELHORIA NA QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS NO ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE JOIA

Relatório de Estágio Curricular Supervisionado III, apresentado ao Centro Universitário Uniseb Interativo, no Curso de Ciências Contábeis, como pré-requisito para a obtenção do título de Bacharel em Contabilidade.

Nome da cidade

2013

SUMÁRIO

Introdução ................................................................................................................. 05

1- Análise e Estruturação dos principais problemas e sugestões de melhoria dentro da empresa................................................................................................................ 07

1.1 – Sistematização da empresa no mundo............................................................ 07

1.2 – Compreendendo os conceitos e abordagens para a melhoria contínua

................................................................................................................................... 08

1.3 – Considerando o relacionamento interpessoal no âmbito da empresa

................................................................................................................................... 08

1.4 – Acompanhamento tecnológico ........................................................................ 09

1.5 – Quanto a disposição do espaço físico destinado ao atendimento da clientela

................................................................................................................................... 09

2 – Como a contabilidade influencia direta e indiretamente os segmentos da empresa, no perfil do cliente .................................................................................... 10

2.1 – Quanto a apresentação do cartão de visita e sua devida importância

................................................................................................................................... 10

3 – Considerações Finais ......................................................................................... 11

3.1 – Da importância do estágio diante das soluções apresentadas

................................................................................................................................... 12

4 – Referências Bibliográficas .................................................................................. 13

5 – Anexos ................................................................................................................ 14

RESUMO

O principal objetivo deste estágio é propor sugestões de melhoria ao trabalho desenvolvido pelo escritório de contabilidade Joia, no qual as atividades de estágio foram realizadas, buscando-se contribuir com a eficiência dos serviços prestados. Justifica-se a importância deste estudo por meio do fato de que nos últimos anos uma das principais preocupações das empresas tem sido com a satisfação plena de seus clientes, com vistas a se manter ou conquistar maior fatia de mercado. De modo geral, a meta das empresas é buscar formas de organização do trabalho que as permitam ser mais competitivas, seja minimizando custos, aumentando qualidade, diminuindo prazo de entrega ou possuindo maior flexibilidade. Neste contexto, passam cada vez mais a valorizar e a se preocupar com a figura do cliente. Por meio da observação e análise diária, é possível verificar a incidência de alguns fatores negativos, que prejudicam a empresa e fazem com que o trabalho não atinja os objetivos desejados, para os quais se apresenta algumas sugestões de melhoria.

PALAVRAS-CHAVE: mercado, fatores negativos, clientes, melhoria.

INTRODUÇÃO

Com o avanço tecnológico e o mercado em constante crescimento, as empresas estão cada vez mais preocupadas em se adequar ao novo perfil empresarial, uma vez que a competitividade vem aumentando gradativamente, bem como o desafio de satisfação da clientela, que se torna cada vez mais exigente.

Atualmente, os clientes contam com mais recursos e meios de se fazer evidente, disponibilizando de um leque enorme de opções, sendo que a diversidade e a concorrência fazem com que cada empresa desenvolva estratégias com objetivos e metas operacionais, que disponibilizem aos usuários variadas formas de atendimento e compra.

Diante desse quadro evolutivo, o cliente torna-se peça chave no planejamento das atividades corporativas comerciais, já que é de suma importância considerar-se sua satisfação, anseios e, principalmente, fidelização. Nessa constante disputa pela permanência no mercado, busca-se variadas formas de organização de trabalho, que as tornem mais competitivas e com maior flexibilidade no desenvolvimento das atividades comerciais.

Em virtude desta visão empresarial, este relatório propõe algumas sugestões para a melhoria da qualidade do trabalho realizado no escritório de contabilidade Joia.

Este estudo tem por finalidade contribuir para um maior desenvolvimento e aprimoramento das atividades comerciais da empresa concedente do estágio. Após análise e observação do funcionamento e planejamento do trabalho diário desenvolvido no escritório, destaca-se alguns pontos principais observados: a importância da qualificação profissional do pessoal contratado; da qualidade e da

manutenção de um espaço físico para atendimento dos clientes; e da busca por

softwares simples e de acesso rápido.

Algumas sugestões serão apresentadas na sequência, visando auxiliar na melhoria dos pontos acima descritos e contribuir com a qualidade dos serviços prestados.

1 - ANÁLISE E ESTRUTURAÇÃO DOS PRINCIPAIS PROBLEMAS E SUGESTÕES DE MELHORIA DENTRO DA EMPRESA

1.1 - Sistematização da empresa no mundo

É visível o crescimento e o desenvolvimento das empresas no mundo em que vivemos hoje. As oportunidades são cada vez maiores, porém, as exigências para manter-se competitivo também. As empresas necessitam cada vez mais aprimorar e melhorar sua performance, com o objetivo de garantir a qualidade e o crescimento em seu mercado de atuação.

Nesta fase do estágio supervisionado, procurou-se desenvolver o trabalho de forma a agregar a empresa, por meio das observações feitas, algumas sugestões de melhoria de processos.

Em minhas visitas a empresa Escritório Joia S/S Ltda, localizada na área central da cidade de Parapuã, estado de São Paulo, de propriedade do senhor Ideval Gentil Esteves, juntamente com um sócio, o senhor José Nivaldo Duarte, procurei dar mais ênfase ao processo de atendimento ao cliente.

Para começar, verifiquei os procedimentos adotados pela empresa para a contratação dos profissionais que trabalham diretamente com o cliente, em termos das principais exigências feitas, identificando pontos fortes e pontos fracos, e propondo melhorias.

Por fim, foi realizada uma observação do espaço físico disponível para o atendimento desses clientes.

1.2 - Compreendendo os conceitos e abordagens para a melhoria contínua

Inicialmente é importante apresentar um conceito para melhoria contínua; para isso, foi escolhida a definição utilizada por Caffyn e Bessant (1996), por ser simples e ao mesmo tempo representar todo o seu escopo: “melhoria contínua é um processo, em toda a empresa, focado na inovação incremental e contínua”. Com o avanço tecnológico é necessário que as empresas se preparem cada vez mais, colocando-se sempre adiante para não perder sua posição no mercado.

Ainda segundo os mesmos autores, por constituir-se num conceito simples, de fácil entendimento e de baixo nível de investimento, a melhoria contínua tem se consagrado como uma das formas mais eficientes de elevar a competitividade da empresa.

1.3 - Considerando o relacionamento interpessoal no âmbito da empresa

Pela busca da permanência no mercado, especialmente por meio de uma boa relação com clientes e demais colaboradores, justifica-se a importância de uma pesquisa de mercado periódica acerca da atuação da empresa, para saber o grau de satisfação dos clientes; bem como a importância da realização frequente de reuniões entre todos os funcionários, para promover uma discussão em grupo, para que cada um exponha as suas ideias e experiências junto à empresa, pois cada um tem sua própria visão sobre os aspectos que abrangem o seu funcionamento, e às vezes por estarmos envolvidos numa determinada situação não conseguimos enxergar o problema de fato e encontrar soluções para o mesmo. Tais

procedimentos proporcionam soluções para os problemas existentes na empresa, fazendo com que ela supere a cada etapa de sua existência os pontos fracos que podem inviabilizar o negócio no curto e no longo prazo.

1.4 - Acompanhamento tecnológico

Outro ponto importante é estar sempre atento as inovações na área de tecnologia da informação, que cada vez mais avança na questão de versatilidade e rapidez, procurando soluções simples e de fácil acesso, para não permitir que a empresa se acomode a processos obsoletos e funcione melhor com processos de mudanças que trazem melhorias e eficiência.

1.5 - Quanto à disposição do espaço físico destinado ao atendimento da clientela

Por fim, gostaria de ater as atenções no que diz respeito ao espaço físico destinado ao atendimento dos clientes, que deveria ser mais amplo, visto que as mesas ficam muito próximas umas das outras, e ainda há falta de uma sala reservada, uma vez que às vezes se fazem necessárias reuniões particulares, deixando o cliente constrangido ao expor determinados assuntos em virtude de estar na presença de estranhos.

2 – Como a contabilidade influencia direta e indiretamente os segmentos da empresa, no perfil do cliente

O perfil dos clientes que buscam serviços contábeis mudou muito nos últimos anos, uma vez que estes estão muito mais informados e instruídos quanto às suas necessidades.

O acesso à internet facilita a obtenção de informações detalhadas sobre quaisquer assuntos, fazendo com que o cliente possa se integrar mais e melhor sobre a qualidade e os serviços que lhes são prestados.

2.1 – Quanto à apresentação do cartão de visitas e sua devida importância

O cartão de visitas é a maneira mais simples e prática de se apresentar a um cliente a imagem de uma empresa. Ele deve oferecer todas as informações necessárias, como a grafia correta do nome da empresa, sua área de atuação e seus contatos.

3 – CONSIDERAÇÕES FINAIS

A avaliação da qualidade dos processos internos de uma empresa faz parte de um processo de análise de toda a atividade desenvolvida em qualquer segmento, constituindo-se em um instrumento que permite aprofundar o conhecimento daquilo que é estudado, ou seja, conhecendo-se o desenvolvimento sócio econômico de uma empresa e suas atividades administrativas do dia a dia, torna-se possível contribuir para o aprimoramento profissional na tomada de decisões estratégicas, seja na busca de novas perspectivas de trabalho ou pela melhoria da qualidade dos serviços já desenvolvidos.

Por meio do estágio supervisionado temos a oportunidade de nos aproximar das reais necessidades da profissão, conhecimento da gestão, suas diretrizes e metas principais, funcionamento, relacionamento interpessoal das classes profissionais no ambiente de trabalho, entre outros.

Esta fase do estágio supervisionado abordou, por meio das observações feitas no decorrer de todo o trabalho, alguns problemas e sugestões para um melhor desempenho das atividades profissionais na empresa, devendo este segmento ser encarado não como um julgamento dos resultados obtidos, mas sim, como uma ferramenta que vem agregar informações úteis para o crescimento e desenvolvimento e implementação de novas estratégias.

3.1 – Da importância do estágio diante das soluções apresentadas

Diante do exposto, o estágio apresenta grande importância ao proporcionar ao aluno uma experiência plena de participar ativamente das funções operacionais de uma empresa, e aprender na prática o seu futuro papel profissional.

Considerando todos os pontos fortes e fracos de forma sistemática, e não mecanizada, o objetivo do profissional deve ser identificar fragilidades de cada processo, de forma a emitir soluções que criem valor para a empresa.

Por meio das informações obtidas neste relatório, a empresa poderá modificar suas estratégias de trabalho na busca da melhoria do seu desempenho dentro do mercado.

4 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COSTA, E. A. da. Gestão estratégica: da empresa que temos para a empresa que queremos. 2. ed. Editora Saraiva; 2007.

CRCSP. Disponível em www.crcsp.org.br. Acesso em 17 de Agosto de 2012. DOMINGOS, C. Oportunidades disfarçadas: histórias reais de empresas que

transformaram problemas em grandes oportunidades. Editora Sextante/GMT.

INVESTIDURA. Disponível em http://www.investidura.com.br. Acesso em 17 de

Agosto de 2012.

5 – Anexos

5.1. Demonstração do cartão de visita

Abaixo temos a imagem do cartão de visita do Escritório Joia, discriminando todos os serviços que são desenvolvidos e como entrar em contato com a empresa e seus profissionais.

O cartão foi preparado com cores fortes, dando destaque principalmente ao número do telefone, sendo este o principal canal de comunicação do escritório com os clientes.

Figura 1 – Cartão de visita do Escritório Joia.

5.2. Apresentação da tela de utilização do programa CUCAWIN, utilizado pelo Escritório Joia

Na figura a seguir é apresentada uma das telas do programa CUCAWIN2, utilizado no Escritório Joia, referente ao Código de Tributação Simples, facilitando o preenchimento das PGDAS.

Trata-se de um programa desenvolvido pela empresa CUCA FRESCA, especialmente para escritórios de contabilidade, com o objetivo de proporcionar maior agilidade na impressão de guias e realização de consultas operacionais ao sistema.