Análise Critica Da Parte De Métodos Da Atividade De Organização Sistemas E Métodos

Análise Critica da parte de Métodos da atividade de Organização Sistemas e Métodos

Esse trabalho tem por objetivo fazer uma análise crítica entre dois grandes autores: Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira e Luiz Carlos M. D’Ascenção, considerando a parte de métodos de OSM.

Segundo Rebouças um analista deve conhecer a metodologia para bem planejar seus trabalhos. Sendo assim, ele apresenta primeiramente as fases do desenvolvimento do projeto de sistemas, que deve ser dividido em sete fases.

Fase 1: Identificação, seleção e conhecimento do sistema.

Nessa fase, identifica-se o sistema ou método a ser analisado, as unidades organizacionais envolvidas e se obtém uma idéia preliminar e genérica da complexidade do sistema.

Já D’Ascenção afirma que a primeira coisa que se deve ter em mente, ao verificar a necessidade de melhoria é a identificação do negócio da organização e qual a visão estratégica que ela tem do mercado em que atua.

A segunda fase proposta por Rebouças é o Estudo da Viabilidade de Alternativas. O objetivo desta fase é a elaboração de um relatório indicando os possíveis meios de desenvolver o sistema, definindo assim os custos e os benefícios de cada alternativa, e por conseguinte, uma análise do retorno do investimento que avaliará se o projeto de sistema é aceitável ou não para empresa.

D’Ascenção não considera essa fase em sua metodologia; A Segunda e a Terceira fase proposta por ele é como se fosse um desmembramento da Terceira fase de Rebouças, só que com concepções totalmente distintas. O mesmo propõe O Levantamento Detalhado do Processo como a Segunda fase, onde é feito uma coleta de todos os dados necessários para o conhecimento do processo em estudo. E a Terceira fase seria a Análise do Processo Atual, cujo objetivo é examinar cada parte do processo, visando conhecer suas funções, suas atividades, seu fluxo de informações e suas relações com os demais processos existentes, é nessa fase também que se avalia a real necessidade das atividades que são executadas no processo e o que poderia ocorrer se umas delas fosse modificada ou até mesmo eliminada.

Logo, Rebouças define o Levantamento e Análise da Situação Atual como a Terceira fase da sua metodologia, é nessa fase que se efetua o levantamento detalhado da situação atual da empresa, a fim de ter todas as informações necessárias para o delineamento do novo sistema. Nessa fase Rebouças também dar grande ênfase nas técnicas de levantamento de dados e informações que são: Observação pessoal, Questionário e Entrevista.

Segundo o mesmo, a observação pessoal deve ser feita da forma mais estruturada, e para ser considerada uma técnica científica tem que ser sistematicamente planejada, submetida a verificações e controles de validade e precisão entre outros.

O questionário permite a redução de tempo para levantamento das informações desejadas, pode ser aplicado a maior número de pessoas, tem menor pressão sob a resposta imediata e é de fácil aplicação entre outras vantagens. O mesmo deve ser muito bem elaborado, e geralmente os analistas o utilizam como um roteiro estruturado de entrevista, pois é preenchido anteriormente e depois complementado por meio de entrevistas.

A entrevista é a técnica mais utilizada pelos analistas de OSM, pois é uma forma de levantamento que conduz as pessoas entrevistadas a darem informações sobre determinado assunto, situação ou problema. Ele apresenta também as vantagens da mesma em relação à observação pessoal e ao questionário, entre elas, está o fato de poder alterar a forma das perguntas, o curso, a ordem sequencial e também a eliminação e inclusão de perguntas que não constavam no planejamento, tudo isso para obter informações mais precisas possíveis. Entretanto, há também suas desvantagens, elas alcançam um universo menor do que o questionário, os entrevistados podem não receber tratamento uniforme, o entrevistador pode esquecer de perguntar ou eliminar quesitos de importância entre outras. Ele também apresenta a forma como a mesma deve ser planejada para evitar que ocorram desperdícios de tempo e de recursos e para que a necessidade de todas as informações sejam satisfeitas.

D’Ascenção vai mais afundo e usa um capítulo inteiro para descrever as técnicas de levantamento detalhado do processo. Seu ponto de vista é bem parecido com o de Rebouças, o que os divergem é que D’Ascenção descreve com mais detalhes cada técnica e cita os tipos de conversações que podem ocorrer durante uma entrevista, as quais já são abordadas por ele na introdução e também descreve outra técnica de levantamento não citada por Rebouças que é a Técnica de Pesquisa da Documentação Existente, que consiste na identificação, coleta e análise de toda a documentação, visando ampliar o conhecimento do processo em estudo.

A quarta fase proposta por Rebouças é o Delineamento e Estruturação do Novo Sistema, segundo o mesmo o objetivo dessa fase é conceituar e definir o sistema que será implantado, estabelecer clara e adequadamente as políticas em que se baseará o sistema e a organização necessária para operá-lo, nessa fase é definido também o fluxo geral do novo sistema e é estabelecido os procedimentos e métodos administrativos de cada área.

D’Ascenção aborda essa fase um pouco diferente, ele propõe o Redesenho do Processo; Nessa fase é elaborado um novo desenho do processo em estudo, e assim como na fase da metodologia de Rebouças é feita a modelagem do novo fluxo, também é definido as novas funções e a tecnologia de informação e por fim a apresentação do projeto para aprovação do mesmo.

A Quinta fase que Rebouças vem propor é o Detalhamento do Novo sistema. Segundo ele, essa fase tem como principal objetivo detalhar o projeto em um nível que o permita ser implantado de forma eficiente em uma empresa. Ao detalhar um sistema a combinação de dois elementos básicos (objetivos e políticas) é de responsabilidade dos usuários, enquanto os outros dois elementos (organização e técnica) cabem à área de sistemas, organizações e métodos. A principal atividade desenvolvida nessa etapa é a identificação dos objetivos propostos com a implementação do sistema, e a definição dos dispositivos e técnicas a serem utilizados. Nessa fase o maior nível possível de detalhamento é essencial. Para que o analista faça um detalhamento adequado é interessante que ele analise outros sistemas utilizados em situações semelhantes, bem como utilizar técnicas de tabelas de decisões, estatísticas, simulação etc.

Já D’Ascenção não se refere a um detalhamento de sistema e sim a