MANUAL DE UTILIZAÇÃO PLANILHA DE CONTROLE DE OS (INFRAESTRUTURA)

MANUAL DE UTILIZAÇÃO

PLANILHA DE CONTROLE DE OS (INFRAESTRUTURA)

OBJETIVO

O objetivo principal do desenvolvimento da planilha é melhorar o controle de entrada e saída de equipamentos para manutenção, no setor de Infraestrutura. A ideia é que todos os equipamentos que cheguem até o setor de TIC, tenham uma ordem de serviço aberta, sendo possível, de acordo com o preenchimento dessa OS, o acompanhamento do status da manutenção para um melhor respaldo para as filias, em caso de cobrança de devolução de equipamentos enviados para manutenção.

A planilha foi desenvolvida utilizado recursos de Excel 2013, juntamente com macros desenvolvidas em VBA, disponibilizando ao colaborador, e usuário do sistema uma planilha para abertura da Ordem de Serviço, uma planilha para Análise de informações sobre o controle e o status da manutenção de cada equipamento, além de uma planilha de geração de relatórios, onde é possível o levantamento de informações, como a quantidade de equipamentos enviados para manutenção por modelo do mesmo, quantidade de atendimentos por PA (Filial) e quantidade de chamados que ainda existem em aberto ou que foram encerrados.

Ainda na planilha de controle de OS, onde há todas as informações do item que foi enviado para manutenção e o status da mesma, existe um controle de gastos, que funciona de acordo com o fechamento da ordem, após o termino da manutenção, é contabilizado o preço na manutenção. Esse controle de gastos permite vários controles e várias análises, como o total de gastos por equipamento no mês e por ano, além de um total por mês, juntando todos os equipamentos que foram para manutenção, um total trimestral para que possa ser controlado a necessidade de diminuir a quantidade de equipamentos enviados, e um total geral, que juntas preços do ano todo, para um balanço ao final de cada ano.

O software permite grande facilidade de integração do usuário, pois são disponibilizados botões, listas suspensas para maior facilidade de integração homem-máquina, geração de relatórios em PDF automáticos, pesquisa de documentações apenas inserindo em uma janela o número da O.S aberta.

O processo manual necessário para correto funcionamento da aplicação, encontra-se apenas após o fechamento da ordem de serviço, onde, quando um terceiro faz o serviço, é necessário que tenha a documentação (Nota Fiscal, Boleto, Orçamento, Avaliação de Manutenção, Ordem de Compra), além da assinatura de um supervisor da área. Tendo todos os documentos em mãos, é necessário o scanner do mesmo para ter um controle da documentação, após esse procedimento é necessário renomear o arquivo, onde no mesmo deverá conter o número da OS (03-0001021102015, por exemplo). Tendo feito todo o processo, o arquivo deverá ser colocado na pasta “Documentação de Serviço”, dentro do respectivo caminho de arquivo e localização.

Pronto, após todo o procedimento, através do botão de abertura de documentação, contido na planilha “Projeto Controle de OS”, é possível abrir a documentação de serviço e a ordem de serviço cuja manutenção foi realizada.

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Figura 1: Todas as planilhas e documentações estão presentes no diretório \\10.99.105.83\Manutenção\Infra, como segue na imagem acima, de acordo com a nomenclatura de cada pasta. Cada arquivo estará em sua respectiva pasta, de acordo com o status da manutenção e do preenchimento das informações no check-list

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Figura 2: Conforme segue a imagem, dentro das pastas de O.S ABERTA, O.S FECHADA, RELATÓRIOS e DOCUMENTAÇÃO DE SERVIÇO, existe a separação, primeiramente por modelo de equipamento, e depois por PA. essa destinação de arquivos é feita automaticamente.

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Figura 3: Planilha Principal para Abertura de Ordem de Serviço, clicando em um dos equipamentos, será redirecionado para o check-list de acordo com o equipamento

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Figura 4: Planilha de Cadastro de Ordem de Serviço, necessário o preenchimento do modelo, número de imobilizado, número do GCT e nome do usuário que abriu o Chamado GCT. É necessário cadastrar O.S antes de Gerar a Abertura, conforme sequência dos botões.

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