Fluoxogramas

Unidade 02 - Organização operacional

Introdução

A análise de processos compreende a documentação e a compreensão detalhada da maneira pela qual um trabalho é realizado e como pode ser redesenhado, tendo em vista a melhoria operacional. Um esquema básico para a abordagem sistemática de análise de processos é composto de seis etapas, vejam elas:

1ª) Identificação das oportunidades.

2ª) Definição do escopo.

3ª) Documentação do processo.

4ª) Avaliação do desempenho.

5ª) Redesenho do processo.

6ª) Implantação das mudanças.

Tarefa a ser executada:

Considerando esse esquema, explique quais são os objetivos da terceira etapa do esquema acima (Documentação do processo) e descreva as técnicas utilizadas para documentar e avaliar processos, tanto de produtos como de serviços (fluxogramas, blueprints de serviço e diagramas de processo).

A documentação do processo consiste na primeira etapa em relacionar os insumos do processo, fornecedores, produto e cliente, para que as mesmas sejam representadas em um diagrama para uma análise mais detalhada apresentada em uma tabela, e na próxima etapa é compreender as etapas, usando os diagramas, tabelas e gráficos.

Quando processo e desmembrado em etapas, é possível para o analista enxergar os graus e tipos de contato, a complexidade do processo, e até qual ponto o processo deixa de ser responsabilidade de um setor e passa para o outro.

São Três técnicas eficazes para documentar e avaliar os processos, elas permitem que o analista examine como uma organização realiza seu trabalho, encontrar falhas de desempenho, gerar ideias para o aperfeiçoamento e documentar um processo redesenhado:

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. Os fluxogramas incluem componentes, entre outros, como: tipos de operações realizadas; entradas e saídas de cada operação; tramitação de informações e documentos. Eles podem ser criados para vários níveis, tal como estratégico que mostram os processos essenciais e seus encadeamentos, sem muitos detalhes para se ter uma visão geral, eles permitem que o analista tenha uma visão horizontal da organização, ao invés de vertical, tendo uma visão de toda a interface interfuncional, e identificar pontos críticos de um projeto.

Blueprints de serviço trata-se de um fluxograma que mostra mais etapas de um processo de serviço que mostra quais as etapas têm o maior contato com o cliente, ele possui uma característica especial que identifica quais etapas são visíveis para o cliente, podem ser usadas cores, sombreamento ou figuras de caixas, ao invés da linha de visibilidade, trata-se de uma representação de todas as transações que constituem o processo de entrega do serviço.