História da reengenharia

O QUE É REENGENHARIA

- História da reengenharia:

Algumas empresas americanas adotaram na década de 90, um processo radical e revolucionário de mudança organizacional para manter a empresa, ou seja, para que ela sobreviva. Eles denominaram esse processo de mudança organizacional como reengenharia, o qual visava não apenas mudanças contínuas dentro das empresas, mas sim propor mudanças radicais, drásticas, que serão fundamentais para o modo de funcionamento empresarial.

Na época, alguns consultores acompanharam o processo de reengenharia nessas empresas americanas e puderam perceber, que essa transformação organizacional, tornava a rotina empresarial completamente diferente do que se era antes, basicamente montavam, reinventavam a empresa, jogando o passado fora, começando tudo do zero

- O que é reengenharia:

Reengenharia, de acordo com os americanos ao crescente desafio japonês, se trata da empresa adquirir uma nova arquitetura e uma nova filosofia. É como se a empresa estivesse nascido de novo, pois se aproveita quase nada do que ela possuía anteriormente, simplesmente mudar o processo rapidamente para não acabar com a empresa.

A reengenharia é uma mudança radical dos processos de trabalho da empresa, com a implementação de novos projetos totalmente diferentes, trata-se de fazer por inteiro a engenharia organizacional, introduzindo novos patamares e alavancar economias em custos, qualidade, atendimento e velocidade.

A seguir, veremos as quatros palavras-chave que a reengenharia se repousa para facilitar o seu processo:

* Fundamental: a reengenharia visa fazer o essencial, o fundamental, deixando de lado o acidental.

* Radical: impõe uma renovação total, radical, inventando maneiras diferentes de fazer o trabalho.

* Drástica: ela impõe uma renovação drástica, não aproveita nada do que já existe.

* Processos: ela impõe uma renovação para os processos, deixando de lado as estruturas, órgãos, tarefas e serviços.

Para se fazer uma reengenharia é necessário repensar por inteiro sobre os processos empresariais. É necessário seguir sete princípios básicos:

* Princípio 1: organizar o trabalho sobre os resultados e não sobre as tarefas. Tradicionalmente o trabalho eram organizados sobre diferentes tarefas, como cortar, parafusar, montar, supervisionar. O primeiro princípio da reengenharia é que de que uma pessoa ou equipe deve executar todos os passos de um processo, ou seja, devem ser responsáveis pelo resultado total do processo.

* Princípio 2: fazer com que aqueles que usam o resultado do processo, executem o processo, onde um departamento de produção deve ter sua própria contabilidade e compras. Esse princípio requer conhecimento das pessoas e da equipe, integrando as atividades.

* Princípio 3: juntar o trabalho de processamento da informação ao trabalho real que produz a informação. Com os avanços tecnológicos torna-se possível um trabalho e processar a informação simultaneamente, como os leitores ópticos dos caixas de supermercados.

* Princípio 4: tratar os recursos geograficamente dispersos como se fossem centralizados.

* Princípio 5: agrupar atividades paralelas para integrar melhor seus resultados.

* Princípio 6: delimitar um ponto de decisão onde o trabalho é executado e localizar o controle no processo.

* Princípio 7: ter um banco de dados, para facilitar a capitação de informações de uma só vez em uma única fonte.

- Passos para se fazer a reengenharia:

Apesar da reengenharia variar de empresa para empresa, podemos identificar sete passos para facilitar o desempenho dessa ferramenta. Segue os passos:

* Primeiro passo: começar por cima, da alta direção, a qual deverá ter um firme e sólido compromisso.

* Segundo passo: estabelecer metas abrangentes e manter os objetivos claro, ou seja, todas as pessoas deverão compreender as metas e o que se espera alcançar com a reengenharia, visando a melhoria da qualidade, a redução de custos operacionais e o aumento da competitividade.

* Terceiro passo: obter suporte, envolvendo pessoas de talento e representativas das várias áreas da organização.

* Quarto passo: quebrar as regras, ter uma visão mais abrangente, onde se questione tudo.

*Quinto passo: fazer um levantamento da situação atual, analisar a divisão da empresa e recomendações de auditorias.

* Sexto passo: investigar as possibilidades em tecnologia da informação, verificando despesas com os investimentos, dimensão dos sistemas e tempo para desenvolver e manter os sistemas.

* Sétimo passo: depois da análise, vamos entrar em ação, as metas e compromisso devem ser reforçados. A reengenharia está direcionada para mudanças sistêmicas e abrangentes e não para soluções temporárias e parciais.

Mesmo seguindo esse passos, não se pode considerar que tudo irá dar certo e que a reengenharia será a solução de todos os problemas, pois esses passos são apenas um apoio para facilitar o trabalho de processos de reengenharia.

- Quem executa a reengenharia:

As empresas em si não fazem a reengenharia, mas sim as pessoas, ou seja, o sucesso da reengenharia depende do desempenho das pessoas envolvidas. Basicamente, existem os seguintes papeis a desenvolver no processo de reengenharia:

* Líder: é geralmente o executivo de alto nível que autoriza, coordena e motiva o esforço global da reengenharia na empresa, ele é o patrocinador da mudança. O líder deverá rever constantemente a missão e objetivos do negócio.

* Proprietário do processo: é o gerente responsável pelo processo específico e pelo esforço da reengenharia concentrado nesse processo.

* Equipe de reengenharia: grupo de pessoas dedicadas a fazer a reengenharia de um processo específico, ou seja, são pessoas multidisciplinares, ou seja, cada uma de um setor ou departamento com suas diferentes especialidades. Temos três tipos de equipes de trabalho de engenharia: equipe de caso (um conjunto de pessoas com diferentes habilidades, que realizam juntas, um trabalho rotineiro e repetitivo). Equipe virtual (é um conjunto de pessoas que formam uma equipe com curto prazo de duração, até o término de determinada tarefa episódica). Trabalhador de caso (uma única pessoa acompanha o processo ou negócio do início ao fim).

- Níveis de reengenharia:

A reengenharia pode ter várias dimensões e amplitudes, podendo ser realizada em três níveis: envolvendo toda a empresa, apenas no nível de processo empresarial ou apenas no nível de um cargo ou tarefas. Eles se dividem da seguinte maneira:

* Envolvendo toda a empresa: Reengenharia organizacional = esse tipo de reengenharia significa o redesenho e a reinvenção da empresa como uma totalidade, é o estágio mais amplo da reengenharia, pois existem coisas que não podem parar e que são substituídas por outras totalmente diferentes. As empresas devem ser totalmente flexíveis para aderirem as mudanças, ideias e avanços.

* Envolvendo apenas o nível de processo empresarial: Reengenharia de processos = é o tipo mais comum e frequente de reengenharia, ela se debruça sobre os processos que entremeiam os diversos departamentos que constituem a estrutura organizacional tradicional da empresa.

* Envolvendo apenas o nível de um cargo ou tarefa: Reengenharia de cargos ou tarefas = mudar a estrutura de tarefas para estrutura de processos, redesenhar os cargos e funções de cada departamento.

- Como preparar a empresa para a reengenharia:

* Amplo programa de educação de todas as pessoas da organização. As pessoas precisam aprender novos conceitos a respeito das relações entre a empresa e o cliente, do trabalho em equipe e participação.

* Mostrar um cultura que privilegie a mudança e a excelência, para acostumar as pessoas as mudanças que vão ocorre.

* Definir as metas de reengenharia, delimitar o que a empresa pretende mudar, qual o nível de mudança e as necessidades da empresa.

* Quais os habilitadores necessário para as mudanças, deste as pessoas até as tecnologias.

* Qual será a metodologia de reengenharia, como vai acontecer as mudanças.

- Para se ter o sucesso da reengenharia:

* Aja com cautela, sem decisões muito agressivas e negativas.

* Faça um diagnóstico seguro, um detalhamento minucioso.

* Faça um jogo rápido, onde o plano possa ter andamento rápido.

* Juntar vários aliados, vários funcionários com o mesmo propósito.

* Dê carta branca para os acionistas ou à diretoria poder colocar o plano em ação.

* Acabe com os grupos políticos dentro da empresa, para que não possam criar obstáculos.

* Dê foco nas pessoas, estimule as equipes.

- Erros mais comuns ao se fazer a reengenharia:

* Tentar consertar um processo em vez de mudá-lo;

* Não enfocar os processos empresariais;

* Ignorar os outros aspectos além da redefinição dos processos;

* Negligenciar os valores e as crenças das pessoas;

* Contentar-se com resultados de pequena monta;

* Parar cedo demais;

* Colocar restrições prévias à definição do problema e ao alcance do esforço de Reengenharia;

* Permitir que a atual cultura empresarial e atitudes gerenciais impeçam o início da Reengenharia;

* Tentar empreender a Reengenharia de baixo para cima;

* Designar alguém que não entende de Reengenharia para liderá-la;

* Limitar os recursos dedicados à Reengenharia;

* Negar à Reengenharia posição de destaque na agenda da empresa;

* Dissipar a energia entre muitos projetos de Reengenharia;

* Tentar aplicar a Reengenharia faltando dois anos para a aposentadoria do Presidente;

* Não distinguir a Reengenharia de outros programas de melhoria empresarial;

* Concentrar-se exclusivamente no projeto;

* Tentar aplicar a Reengenharia sem descontentar ninguém;

* Retroceder ante a resistência das pessoas às mudanças da Reengenharia;

* Estender excessivamente o esforço.

- Exemplo de empresas que fizeram a reengenharia e conseguiram alcançar o seu objetivo:

* IBM Credit;

*FORD.

REFERÊNCIAS

Chiavenato, Idalberto – Os novos paradigmas : como as mudanças estão mexendo com as empresas / Idalberto Chiavenato. – 4. ed. – São Paulo : Atlas, 2003.