PROPOSTA PARA DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA CT - CONTROLE DE TREINAMENTO

PROPOSTA PARA DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA

CT - CONTROLE DE TREINAMENTO

1) Situação Atual 1

1.1) Descrição 1

1.2) Problemas Identificados 1

1.3) Diagrama de Contexto Atual 2

1.4) Diagrama de contexto proposto 3

1.5) Organograma..........................................................................................................................4

2) Objetivos do Novo Sistema 4

3) Organograma Proposto 5

4) Bases de Apoio e Premissas 5

4.1 Hardware 5

4.2 Software 5

4.3 Geral 5

5) Entradas / Formulários 6

6) Saídas - Relatórios 11

7) Telas 18

8) Procedimentos 29

9) Volumes 33

10) Bases de Dados 33

11) Controles do Sistema 34

12)Questionário de aceitação.......................................................................................................35

1) Situação Atual

1.1) Descrição

A empresa Mad Dog Embalagens Ltda., é uma empresa de médio porte, com sua matriz instalada na cidade de Boituva/SP e filiais instaladas em alguns estados do País, como Minas Gerais, Rio de Janeiro, Bahia e Paraná.

Seu ramo de atuação está ligado a área de produção de máquinas e material (fitas adesivas e filmes plásticos) pra fechamento de embalagens, a empresa 3M é seu principal concorrente.

Fundada em 1974 no bairro do Cambuci, São Paulo, a Mad Dog começou atuando exclusivamente na distribuição de máquinas e produtos, buscando oferecer ao mercado o que de melhor havia disponível na época.

No início dos anos 80, a Mad Dog principia a sua fase industrial. Acompanhando constantemente as tendências do segmento, a A Mad Dog desenvolveu e aprimorou produtos de forma a atender as necessidades de seus clientes e do mercado em geral.

Fiel a seu perfil inovador, a Mad Dog firmou parcerias com empresas da Europa, Estados Unidos e Ásia e, desde 1990, disponibiliza para o mercado brasileiro produtos e equipamentos de alta tecnologia e comprovada produtividade.

A Mad Dog possui um departamento de engenharia com técnicos treinados nas sedes de nossas representadas internacionais, aptos a oferecerem a melhor solução para seus problemas de movimentação, unitização e paletização de embalagens. Nossos serviços e produtos são resultado dos mais modernos recursos tecnológicos disponíveis, integrados a componentes de reconhecido nível de qualidade.

Em relação ao treinamento, a empresa oferece treinamento para funcionários da empresa nos setores de compras, vendas, telemarketing, faturamento, CPD, importação/exportação, produção, expedição, almoxarifado e transporte. Todos recebem treinamento de primeiros socorros, 5S e ISO, e alguns setores têm um treinamento específico.

O setor de transporte recebe treinamento de direção defensiva, para assim se evitar acidentes e consientizar o motorista e mecânica básica, para que alguns problemas mais simples ocorridos com os veículos possam ser consertados pelos próprios motoristas.

O almoxarifado assiste palestras sobre métodos de organização, como o Kaizen, que faz com que os funcionários organizem melhor as prateleiras de produtos, cuidem da limpeza e organização geral.

No setor de telemarketing, faturamento e expedição, o funcionário recém-contratado recebe treinamento para utilização do sistema local da empresa.

O Telemarketing recebe treinamento do sistema comercial e estoque, pois são ele que recebem os pedidos feitos pelos vendedores e passam para o sistema, para depois ser faturado, além disso recebem um treinamento de “atendimento ao cliente”, pois também fazem venda direta ao cliente, assim ele podem ser mais solícitos ao atender as chamadas.

O Faturamento recebe treinamento do sistema na opção de Faturamento, por este sistema ser muito complexo, o treinamento é longo, e acompanhado por outro faturista, só assim o funcionário fica apto à utilizar o sistema.

A expedição também possui um sistema próprio, sendo assim o funcionário novo passa por um treinamento deste sistema, que é um pouco menos complexo, mas que geralmente causa muitos erros ao sistema, se os procedimentos feitos forem errados.

O CPD da empresa tem um trabalho um pouco complicado, pois o sistema dá muitos erros e este são muito difíceis de serem reparados, por isso a empresa conta com pessoal especializado em sistemas Clipper.

No sistema de pedidos, este são digitados no sistema numa das filiais da empresa, que se conecta ao servidor central na matriz em Boituva por meio de protocolo TCP/IP, e se no caso há um corte da conexão entre eles o sistema paraliza e entra em colapso, principalmente se o corte for no momento da transmissão de notas fiscais, então o procedimento para a volta do sistema leva em média de 3 a 4 horas.

As planilhas e relatórios feitos para o controle do treinamento ficam gravados em determinadas pastas no servidor central da empresa.

Os treinamentos dos demais módulos são feitos em grupos de 3 pessoas por vez. É escolhida uma semana no mês para aplicar os módulos de treinamento. Cada módulo é aplicado a cada mês.

A avaliação dos funcionários treinados é feita com a aplicação de um teste, com questões referidas ao módulo treinado. A prova é dada no modo de alternativa e é feita logo após o término do treinamento. Depois de corrigida a prova ela é passada para o relatório de treinamento do funcionário e o relatório geral.

A empresa utiliza um software feito em Clipper, que controla toda a parte de controle de estoque, financeiro, fiscal e comercial. Para o setor de treinamento não há um software específico, há sim um sistema específico para o RH. Para o controle do treinamento utilizam planilhas eletrônicas e editores de textos da Microsoft.