SISTEMA DE INFORMAÇÃO

RESUMO

O presente artigo pretende despertar os pesquisadores quanto a importância dos Sistemas de Informação disponíveis no Setor Público destinados a dar suporte às suas condições operacionais. Os Sistemas de Informação dessa natureza prestam-se, ao mesmo tempo, a amparar as atividades das auditorias internas e externas nos órgãos e entidades, tornando-as mais: objetivas, completas, ágeis e transparentes. Estas ganham, dessa forma, maior respeitabilidade por parte dos gestores ao ensejarem retornos mais precisos e rápidos, visto que a velocidade da informação é imprescindível num mundo globalizado, onde se inclui o setor público. Tais benefícios são validos também para os cidadãos que fiscalizam a aplicação dos recursos do erário, seja na esfera municipal, estadual e federal, ao exercitarem a cidadania.

INTRODUÇÃO

O período situado entre o final do século XX e limiar do terceiro milênio pode ser caracterizado como o ingresso da sociedade na era da Informática. As empresas por sua vez vivendo um momento de grande volatilidade devido à globalização, enxergaram no apoio gerencial embasado em suporte de informações o meio para sobrepujar essa adversidade. Os sistemas de informações, portanto, são propícios para atuarem num ambiente tão complexo como o atual.

Para as empresas de caráter privado o contato com os Sistemas de informação foi mais rápido, visto que aí são muito menos burocráticos os trâmites pelos quais passam as iniciativas deste setor. Na área Pública, tais benefícios são mais problemáticos, pois se subordinam a métodos burocráticos complicados que objetivam a preservação do Patrimônio Público. Porém, mesmo com tal problema na implantação de Sistemas de Informações no setor Público mais abrangentes, hoje, já existem sistemas que suprem tais necessidades dos diversos Setores Públicos, principalmente no âmbito federal.

A Gestão Pública precisou passar por um processo de aprimoramento para acompanhar as exigências dos novos tempos e seus problemas e criar soluções para estes em um mundo em constante alteração. A nova realidade forçou os dirigentes a repensarem a Gestão Pública, criando novos conceitos e abandonando o modelo utilizado até então. O novo modelo, que utiliza a tecnologia da informação, permitiu melhorar o desempenho da Gestão Pública em vários aspectos tais como na transparência das atividades realizadas, planejamento mais adequado, além da melhor comunicação entre órgãos, entre outras inovações.

Como as demais, as áreas da ciência Contábil, e consequentemente a Auditoria Contábil, acabou sendo atingida diretamente pela informática e foi muito beneficiada, pois ela tornou-se muito ágil e eficiente, abrindo inclusive novas fronteiras para o contabilista se dedicar a estudos mais aprofundados.

Este trabalho pretende analisar, embora não de forma exaustiva, os benefícios promovidos à Auditoria Pública pelos Sistemas de Informação, apresentado resumidamente o que é um sistema integrado de informação, o papel que pode desempenhar numa Auditoria Pública e os seus benefícios.

OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

A informação, para os fins desta pesquisa, pode ser entendida como uma junção de dados úteis na solução de problemas ou na tomada de decisões. Já um sistema, pode ser determinado como um complexo de elementos em interação nesse mesmo sentido. Como bem define Padoveze(2000, p. 42), “sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes, que interagem formando um todo unitário e complexo”.

Num Sistema de informações, a tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados, não exclusivamente por meio de ambiente eletrônico, podendo, também ser manual, com a utilização somente de lápis e papel sem perder esse atributo. No entanto, a tecnologia substituiu quase que completamente o uso da forma manual no processamento de grandes volumes de dados e nos trabalhos complexos, campo em que reina a informática.

Vários são os desafios de uma organização na busca contínua do sucesso, mas quando volta seus olhos à gestão, o seu grande desafio é a necessidade de gerar informação que propicie aos seus usuários suporte necessário à tomada de decisões. De forma genérica, pode-se afirmar que uma organização que tem um bom sistema de informações poderá ser bem sucedida devido a sua capacidade de, com ele, planejar, prever e resolver uma variedade de problemas organizacionais com suporte nos dados e informações disponibilizadas. Em suma contribuir para a melhoria dos resultados da Gestão Pública.

OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA A AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO

A auditoria constitui o conjunto de procedimentos técnicos ou um sistema de coleta de informações adequadas e suficientes para a constatação de ocorrências, apuração de responsabilidades, esclarecimento de situações, identificação de achados e avaliação de posições, indicadores de resultados etc, e recorre à tecnologia da informação para atingir esses objetivos. Portanto, o controle interno e externo encontra nos sistemas informacionais a fonte, o insumo e o produto de sua atividade. O Sistema de Informações permite desburocratizar o procedimento auditorial, eliminando etapas, acelerando o planejamento, execução e acompanhamento da auditoria, devido à uniformização de procedimentos e à diminuição do tempo de elaboração dos relatórios, inclusive eliminando ou reduzindo sensivelmente a quantidade de papéis, arquivos e pastas, tornando mais agradável o ambiente de trabalho e facilitando o acesso à documentação pelos interessados. Através do sistema de informações a auditoria também adquire o caráter pedagógico e preventivo ( pré- auditoria). A pré-auditoria decorre de um planejamento eficiente quando a equipe de auditoria recolhe todas as informações necessárias transformando-os, quando oportuno, em textos (txt) e dá-lhes o tratamento adequado. Em conseqüência, ao se deslocar para o órgão auditado, a equipe já detém as informações básicas, o que reduz o tempo do trabalho em campo e torna mais eficaz a auditoria, elevando sua produtividade e custo.

SISTEMAS DE INFORMAÇÕES UTILIZADOS PELO GOVERNO FEDERAL

Devido a complexidade e vastidão de operações realizadas no âmbito do Governo Federal, podem-se citar alguns exemplos de sistemas de informações criados para controlar e prestar contas à população