O Levantamento de Requisitos

O referido trabalho seria sobre a empresa Zamak Tecnologia da Informação, localizada na cidade do Rio de Janeiro - RJ, cuja atividade fim é o
desenvolvimento e implantação de sistemas eletrônicos de informação. Com o intuito de otimizar a busca e recuperação da informação, teve como
objetivo desenvolver diretrizes e requisitos para a futura implantação de um módulo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) no software
de gestão de processos denominado Eficiente, um dos principais produtos que a empresa comercializa. 
O presente estudo tem como objetivo desenvolver diretrizes e requisitos para a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de
documentos. Teve como etapa inicial a realização de um diagnóstico organizacional visando conhecer a realidade da empresa Interagi Tecnologia,
local de realização do estágio supervisionado, identificando e fazendo o uso de seus produtos comercializados, em especial o sistema de gestão de
processos, o software Eficiente. Após a etapa do diagnóstico, realizou-se um referencial teórico sobre GED visando apontar o porquê da implantação,
suas vantagens e desvantagens, as áreas de aplicação, bem como suas ferramentas e funções. A última etapa da pesquisa foi o levantamento dos
requisitos obrigatórios para a futura implantação de um sistema informatizado de gerenciamento eletrônico de documentos pautados no Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), elaborado pelo Arquivo Nacional. Além dessa listagem,
foram elaborados: o fluxo documental, um plano de classificação e a tabela de temporalidade do setor administrativo da empresa. 

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL E DEFINIÇÃO DO PROJETO Fundada no ano de 2002 com a nomenclatura Zamak. Hoje, com mais de 10 anos no mercado, esta empresa carioca desenvolve softwares para a
gestão de processos de negócios, e-commerce, compras e licitações, locação e manutenção de equipamentos, projetos de pesquisa e inventários
turísticos. Realiza ainda projeto, implantação e manutenção de portais e intranets, bem como o suporte completo à gestão empresarial. Assim, a
empresa busca progressivamente meios tecnológicos que impulsionem e otimizem as atividades empresariais em geral, tendo a pretensão de se tornar
referência nacional nos serviços relacionados aos processos de negócios. 
O sistema Eficiente O sistema Eficiente começou a ser idealizado e desenvolvido no ano de 2007, quando os proprietários abandonaram a ideia de construir um software
que trabalhasse na perspectiva de melhorar os processos ligados à organização e qualidade de serviços. A partir de então, o Sistema Eficiente começou
a ser desenvolvido voltado para gestão de processos de negócios, com a utilização da tecnologia BPM (BussinessProcess Management). Essa
tecnologia automatiza os processos e proporciona aos gestores um controle personalizado de acordo com as necessidades das organizações. Com isso,
o software Eficiente é a principal promessa da empresa. Apesar de já ser comercializado, sofre constantes mudanças, pois segundo a visão dos
diretores da empresa, o software precisa se adaptar as diversas realidades exigidas pelos seus clientes. A empresa trabalha com equipes voltadas para a
criação e desenvolvimento de softwares. Sendo assim, os gestores das equipes responsáveis pela criação e melhorias dos projetos empresariais estão
sempre em busca de informações estratégicas para atuação alinhada às exigências do mercado. 
Funcionalidades do sistema Eficiente • Gestão de processos de fluxo livre; • Gestão de processos de fluxo definido; • Gestão de documentos • Gestão de atividades; • Agenda de compromissos; • Pesquisa de satisfação; • Gestão de planos de ação. 
A atual gestão de documentos na empresa Interagi Tecnologia O sistema Eficiente possui um disco virtual próprio, onde os documentos referentes aos fluxos informacionais da empresa Interagi estão armazenados. É a partir do módulo Gestão de Documentos que se executam a maioria das atividades relacionadas aos fluxos documentais da empresa. Sendo assim,
é importante que os documentos estejam bem organizados no disco virtual do sistema, já que o uso dessa informação sistemática é primordial para a
boa ação dos negócios da empresa. Nesse contexto, serão apresentados aqui os pontos fortes e fracos do sistema Eficiente, baseados no módulo
Gestão de Documentos. O setor administrativo da empresa serviu de ambiente de análise e identificação destes pontos fortes e fracos do software. A
justificativa para a escolha do local se deu devida a percepção dos estagiários de que o setor administrativo da Interagi é considerado de grande
importância, no que se refere a gestão documental da empresa, manipula constantemente documentos da administração geral, financeira, recursos
humanos, apoio técnico à outros setores, atendimento passivo e ativo, arquivamento e demais atividades. 
Pontos fortes e pontos fracos do sistema Eficiente • Pontos fortes: # Funciona em ambiente web, acessível pela internet; # Possui níveis de permissão de acesso; # Possibilita a integração com outros sistemas; # Permite a evolução de gráficos representativos; 
• Pontos fracos: # Ambiente confuso devido às falhas de uso e navegação; # Dificuldade na busca e recuperação dos documentos; # Ausência de um bom controle de versões ocasionando uma utilização paralela de outro de disco virtual; # Inconsistência do repositório do sistema devido a desorganização na armazenagem dos documentos; # Ausência de padronização na indexação dos documentos; # Ausência de uma política de preservação dos documentos. 

Diante da investigação realizada por meio do diagnóstico organizacional, buscou-se delinear o projeto de estágio baseando-se nos pontos fracos
identificados no sistema Eficiente no tocante a gestão documental. Com base nesta proposta, o objetivo do estudo foi desenvolver a partir do Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento o mapeamento do fluxo documental da empresa, criando o plano
de classificação e a tabela de temporalidade do setor administrativo, visando a futura implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED). 
REFERENCIAL TEÓRICO O gerenciamento das informações em organizações, tem se mostrado cada vez mais necessário e complexo. Um dos principais motivos para esse gerenciamento está diretamente ligado ao volume documental (físico e digital) das organizações, que aumenta desproporcionalmente, dia após dia.
Assim, a ferramenta de GED vem se tornando uma opção para as organizações reduzirem o acúmulo de informações físicas, organizando e recuperando-as com mais eficiência.

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