A PADRONIZAÇÃO

Padronização

“nem um pouco do sucesso japonês na qualidade teria sido possível se nós não tivéssemos unido o progresso em controle da qualidade com os avanços na padronização; eles são tão inseparáveis como as rodas de uma charrete. Se este relacionamento não é entendido, se a padronização for implantada de forma desordenada, então o controle da qualidade certamente será um fracasso.”

Kaoru Ishikawa

Até pouco tempo atrás, ou talvez atualmente, ouvimos comentários de que a padronização visa a burocracia, tornar as empresas limitadas e prejudicar a criatividade das pessoas. Porém, como disse Ishikawa, a padronização é uma ferramenta que torna o gerenciamento da rotina mais eficaz e eficiente, pois consiste em definir procedimentos documentados, que estimulem a análise crítica e a melhoria contínua.

As organizações devem elaborar e manter documentos que sejam práticos e úteis aos seus usuários, refletindo sua realidade, e que não compliquem ou “engessem” a empresa, tornando um “peso” ou sendo elaborados apenas para cumprir alguma norma. Padronizar significa definir uma metodologia de executar um processo e divulgar, treinar para que todos os envolvidos sigam o mesmo método.

Sabemos que as melhorias devem ser freqüentes, isso caracteriza que os processos devem ser melhorados e para isso devem ser mudados, certo? Então como padronizar? Exatamente aqui está o grande objetivo da padronização: fazer com que cada mudança seja entendida e executada por todos, para que represente um real crescimento na empresa.

A padronização visa fazer das rotinas de uma empresa suas oportunidades de melhorias, ou seja, identificar no como é feito cada processo, o que podemos fazer melhor e uma vez modificado o jeito de fazer, este deve ser padronizado.

Vejamos o quadro abaixo:

Temos a empresa Serrote e a empresa escada, qual diferença entre as duas?

A empresa Serrote, demonstra um crescimento falso, uma vez que, quando define uma melhoria, não padroniza o novo método e o problema volta a acontecer e as melhorias são perdidas constantemente, assim o tempo passa e não há crescimento, permanece no mesmo patamar;

Já a empresa Escada apresenta um crescimento contínuo, pois a cada oportunidade de melhoria ou problema identificado a empresa realiza o ciclo do PDCA, onde vocês lembram, a última etapa é padronização. A melhoria ou correção é realizada, modificando-se os processos e evitando que o problema volte, através da padronização, que estabiliza o novo método.

Na padronização são utilizados documentos, que segundo a Norma NBRISO9001:2000, traz os seguintes benefícios:

• assegurar o planejamento a operação e o controle eficazes dos processos;

• fornecimento de informações consistentes;

• atingir a conformidade com requisitos do cliente e a melhoria da qualidade;

• identificação de treinamento adequado;

• capacidade de rastreamento e repetição;

• fornecimento de evidências objetivas;

• avaliação da eficácia contínua do SGQ;

• comunicar a mesma mensagem a muitas pessoas ao mesmo tempo;

• ajudar a assegurar que não haja lacunas no SGQ;

• ajudar a assegurar que as inter-relações dos processos sejam totalmente consideradas;

• servir como um lembrete do que foi acordado;

• fornecer um mecanismo para comunicar e implementar mudanças;

• assegurar a integração e coerência de processos;

• simplificação das operações e redução de custos;

• facilidade de treinamento, através do uso de modelos;

• aumento da previsibilidade;

• seleção das melhores práticas;

• maior facilidade para delegação

É importante lembrar que o padrão para realmente trazer estes benefícios, deve ter algumas características, como:

• ser elaborado direcionado ao usuário, ser simples e de fácil entendimento a quem irá utilizá-lo;

• ser parte de um sistema de gestão, demonstrar que o padrão referido compõe um sistema maior, o qual conduz ao alcance dos objetivos da empresa

• ser elaborado em consenso com os envolvidos

• ser elaborado com base na prática da atividade

• ser atual e focado no entendimento das pessoas.

O fluxo abaixo, representa de forma gráfica, os benefícios do processo de padronização em empresa, conforme vimos acima.

Tipos de documentos Normativos

• Manual da Qualidade – fornece informações e diretrizes, tanto para o cliente interno como externo, a respeito do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) da organização;

• Procedimento (PR) – fornece informações de como desempenhar atividades e processos, podem incluir fluxogramas, desenhos, formulários e fazer referências a instruções de trabalho e/ou registros

• Instruções de Trabalho (IT) – detalhamento das atividades contempladas nos procedimentos

• Documento Complementar (DC) – requisitos/documentos utilizados para o desempenho da atividade

• Registros (RE) – fornece evidência objetiva das atividades desempenhadas e/ou resultados obtidos

Percebemos que a documentação é distribuída em níveis. Vejamos:

Então, após mapearmos os processos, devemos definir sua padronização, para que seja desenvolvido de forma a alcançar resultados positivos.

Vejamos um exemplo de Procedimento, faremos a padronização do Processo realização de Cursos In company:

Giovanoni Consultoria Realização de Treinamento In Company PR008