ATIVIDADE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

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               CURSO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Disciplina de Organização, Processos e Tomada de Decisão

Profª Dra. Katiuscia Schiemer Vargas

ATIVIDADE 5 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS – Peso 1,0

Discente: ____________________________________________   Data: ________________________

A seguir será descrito como ocorre o processo de organização de eventos em um restaurante:

O processo de organização de eventos inicia com o contato do cliente, por e-mail, telefonema ou visita pessoal ao Restaurante. Nesse primeiro contato o cliente busca informações sobre o Restaurante e a disponibilidade da data pretendida para reserva. Após, verificada a disponibilidade da data requisitada pelo cliente, agenda-se uma reunião para apresentar o espaço e, também para o cliente explicar de maneira geral a ideia do evento a ser realizado, o número de pessoas, ideia de cardápio, decoração, sonorização, entre outros.

Nessa conversa, identifica-se o perfil do cliente e as características do evento e tudo é descrito em um papel para posteriormente ser montado os orçamentos e enviados ao e-mail do cliente, conforme o prazo acertado com o mesmo. A partir do momento em que o orçamento é enviado, acertam-se alguns detalhes por e-mail ou telefone e caso o cliente esteja de acordo com o orçamento apresentado, este deve confirmar a realização do evento e a data reservada. Para isso, no momento em que o cliente decide pela data é negociada a forma de pagamento que atenda às necessidades das partes envolvidas (empresa e cliente). Em seguida é assinado o contrato e nesse momento deve ser pago uma parte do valor do aluguel, que irá garantir a confirmação da reserva da data pelo cliente.

Com o contrato assinado, a data é reservada efetivamente e o passo seguinte é o planejamento do evento juntamente com a empresa. Para essa etapa realiza-se uma reunião com o cliente, próximo a data do evento, para avaliar se há algo que queira modificar relativo ao cardápio, decoração, bebidas e som. A partir destas definições, se necessário, fazem-se os contatos com a equipe a ser contratada. Destaca-se que o cliente pode optar pela opção de realizar o evento na sua totalidade com a equipe do Restaurante, no qual, inclui a equipe da cozinha, atendimento e apoio. O restante (decoração, segurança e sonorização) é terceirizado pela empresa. Ou então, o cliente pode optar por apenas alugar o espaço e contratar outra equipe para organizar a festa, ficando sob sua responsabilidade acertar esses detalhes.

Para preparação do evento, no dia, realiza-se a limpeza de todo o local e a montagem das mesas, decoração, polimentos de copos, as bebidas são colocadas nos freezers, montagem de som e iluminação (serviços terceirizados), etc. Por fim, momentos antes do início do evento, a proprietária responsável por essa parte, revisa os detalhes, tais como, montagem das mesas, posicionamento das cadeiras, verifica os banheiros e demais itens que devem ser apresentados perfeitamente.

Em seguida, no momento em que os convidados chegam, são encaminhados às suas respectivas mesas e dá-se prosseguimento ao evento. Após a realização do evento é feita uma limpeza e organização geral do ambiente, pois no próximo dia o espaço é utilizado ao meio dia para atendimento no almoço. Nos dias seguintes ao evento é feito o acerto com os funcionários que trabalharam no dia. Também, o cliente entra em contato para fazer o fechamento do evento, no qual, marca-se uma reunião final e é passado ao cliente o consumo de bebidas, copos quebrados e demais acertos que devam ser realizados nesse dia, finalizando este processo.