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TÉCNICAS DE AGENDAMENTO – MANUAL E ELETRÔNICA

Professor: Sérgio Luiz Jorge

Técnicas Organizacionais

1° ETIM ADM

Isabella de Brito Braune

Luis Felipe Barreta

Natasha Yasmin de Oliveira

Vanessa França de Holanda

Vitória Fernanda Bete

Pirassununga/Maio - 2015

Índice

Introdução...................................................................................................... 3

Agenda........................................................................................................... 4

Agenda do profissional de secretariado ..................................................... 4

Organização da agenda do executivo/cliente ............................................ 5

Administração do tempo .............................................................................. 5

Por que a agenda é importante?................................................................. 6

Dicas para melhor organizar sua agenda e seus compromissos ............ 7

Agendas para organizar o seu dia da melhor forma ................................. 8

Importante ..................................................................................................... 9

Conclusão .................................................................................................... 10

Bibliografia ................................................................................................... 11

Introdução

As Técnicas de agendamento são essenciais para o profissional de administração. É útil para controlar, com exatidão, compromissos diários. Mas é preciso estabelecer objetivos e metas, determinando a melhor maneira de atingi-las e definir: O que? Quando? Quanto? Como?

No trabalho a seguir iremos mostrar como funcionam essas técnicas, como usá-las, qual a sua importância, como deve ser utilizada e os motivos para sua utilização.

AGENDA

A agenda pode ser conceituada como um caderno, caderneta ou aparelho eletrônico utilizado para registrar atividades diárias de uma pessoa. Na agenda, devem ser marcados todos os compromissos, com as seguintes informações: local, dia, hora, assunto, e tudo o que for considerado importante.

A agenda é indispensável para todos os profissionais de secretariado, pois é através da mesma que o profissional planeja estrutura e organiza suas tarefas e as do seu executivo/cliente. Com o uso adequado da agenda é possível ter um maior controle sobre o tempo destinado a cada tarefa.  

O (a) secretário (a) deve ter no mínimo duas agendas, uma que fique em sua mesa e outra na mesa do executivo/cliente. Nas duas agendas deve haver o mesmo conteúdo para evitar que todo o momento o chefe chame seu (sua) secretário (a) para saber qual o próximo compromisso. É aconselhável que o(a) secretário(a) tenha uma agenda própria para controlar suas tarefas do dia-a-dia.

AGENDA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Na agenda do (a) secretário (a) deve haver todo o trabalho que será desenvolvido no dia, para uma melhor organização e controle, pois o(a) secretário(a) é responsável pela coordenação de suas tarefas diárias.

A agenda diária do (a) secretário (a) deve conter:

• Nome, telefone e endereços de clientes e amigos do executivo/cliente;
• Reuniões a preparar;
• Entrevistas a marcar;
• Correspondências a responder;
• Compromissos a lembrar;
• Pagamentos a fazer, entre outros.

OBS: É aconselhável que o (a) secretário (a) tenha um bloco de anotação para registrar informações que possam surgir em momentos que a agenda não esteja por perto.

Para adquirir a agenda é importante escolher a que atenda aos seus interesses e de seu executivo/cliente, sendo que o comercio apresenta uma grande diversidade. Além de sua agenda de trabalho, o (a) secretário (a) deve possuir uma agenda de bolso caso precise utilizá-la em casa ou em qualquer outro lugar que não seja a empresa. Com os avanços tecnológicos, uma ótima opção é a agenda eletrônica.

ORGANIZAÇÃO DA AGENDA DO EXECUTIVO/CLIENTE

O profissional de secretariado é responsável por marcar e desmarcar todos os compromissos assumidos pelo executivo/cliente, o que torna importantíssimo registrar todos os compromissos em sua agenda e na de seu superior.

Na elaboração da agenda do executivo/cliente deve-se registrar:

• Obrigações trabalhistas;
• Reuniões internas e externas;
• Data de pagamentos;
• Almoço ou jantar de negócios;
• E todos os compromissos importantes.

O (a) secretário (a) deve sempre estar atento (a) ao agendar os compromissos de seu superior, deixando um intervalo de tempo maior do que o necessário, caso o compromisso prorrogue-se.

É importante salientar que o cliente é o elemento principal de qualquer organização, merecendo uma atenção diferenciada. Por este motivo, antes de agendar um compromisso com algum cliente da empresa é necessário levar em consideração a disponibilidade de seu maior superior. Deve-se verificar também em qual empresa o cliente trabalha, qual cargo desempenha, qual assunto será tratado, dia/horário, e principalmente o telefone, caso o compromisso precise ser cancelado ou adiado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO  

Com o uso de uma agenda organizada, o profissional de secretariado consegue um maior aproveitamento de seu tempo e do seu executivo/cliente, mas para uma melhor administração do tempo é importante tomar mais alguns cuidados.

Para a utilização do tempo de forma racional, deve-se criar uma lista de prioridades, começando por eliminar as tarefas menos importantes. Para o sucesso desta lista é necessário haver um bom planejamento, ou seja, saber o que se quer fazer e ordenar as ações para serem realizadas no menor prazo possível.