GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO TAREFA ESCOLHA DE SISTEMA ERP

UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS

GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

TAREFA ESCOLHA DE SISTEMA ERP

2021

1. TAREFA ESCOLHA DE SISTEMA ERP

1.1 CONTEXTO

O grupo decidiu mapear as necessidades de uma rede de escolas que pretende unificar os seus sistemas de informação. A empresa procura se adaptar ao novo contexto organizacional e optou por um ERP (Enterprise Resource Planning) para a gestão de informações gerenciais que oriente seus processos decisórios.

 

1.2 PRINCIPAIS NECESSIDADES DA REDE DE ESCOLAS

• Integrar todos os departamentos e funções dentro das escolas por meio software, com capacidade para suportar as necessidades de cada departamentos.
• Solucionar os problemas da fragmentação das informações de cada filial agregando em um só sistema integrado;
• Padronizar um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a rede sob uma única base de dados;
• Automatizar os processos e integrar os setores contábeis, financeiros, RH, compras e almoxarifado (requisições);
• Estabelecer sistema de B.I. (business intelligence) para acompanhamento dos principais KPIs (Key Performance Indicator);
• Gerar a cultura entre as filiais de tomada de decisões baseadas em dados;
• Facilitar o lançamento de notas e frequência dos professores através deu um portal online;
• Atender a necessidade das coordenações de acompanhamento do rendimento dos alunos;
• Melhorar o relacionamento com os alunos e suas respectivas famílias através de um sistema integrado de CRM (customer relationship management).

1.3 CRITÉRIOS DE ESCOLHA DO ERP

• O valor do sistema é um ponto importante, mas não é o determinante, a empresa está disposta em pagar um valor mais elevado em um sistema mais eficiente;
• A facilidade de implantação, dentre todos os critérios, é o mais relevante visto o desavio de integrar todas as filiais;
• A facilidade operacional é uma exigência recorrente em todas as empresas, todos os setores da Rede de Escolas frisaram a importância desse critério;
• Dashboard de BI com níveis de acesso e KPIs definidos para cada setor;
• Compliance e regras de negócio em sintonia com as diretrizes da Rede de Escolas;
• Estabilidade financeira do fornecedor para garantias de manutenção e suporte, potencial de crescimento e desenvolvimento e melhoria contínua do sistema;
• Um ponto levantado pela direção como indispensável é a experiencia do fornecedor do sistema;
• Usabilidade facilitada dos portais online direcionados ao corpo docente para inserção de notas, frequência e ocorrências;
• Treinamento de todos os usuários;
• O setor de TI mostrou uma preocupação com a qualidade de suporte técnico oferecido pela empresa do ERP e a flexibilidade de ajustes nos módulos ofertados pelo sistema;
• A qualidade do sistema é crucial para Rede de escolas e pontos importantes foram fixados pelo setor de TI:

• Agilidade na coleta de dados;
• Segurança dos dados internos da Rede de Escolas;
• Integração ágil dos sistemas das filiais;
• Baixa taxa de quedas do sistema;
• Estabilidade online e offline;
• Firewall de alta performance;
• Módulo de monitoramento de performance (ex: Zabbix).

1.4 PESQUISA DE MERCADO – FORNECEDORES DE ERP

Os três maiores fornecedores de sistemas ERP são Totvs, SAP e Oracle. Essas gigantes do mercado de softwares de gestão detêm juntas, 83% do mercado nacional. Segundo dados da Fundação Getúlio Vargas (FGV). Atualmente o mercado brasileiro de sistemas de gestão empresarial (ERP) é o segundo que mais cresce no mundo.

A Totvs lidera o mercado de sistemas de gestão com 37% de participação, seguida pela SAP com uma fatia de 30% e a Oracle, com 16% - os 17% restantes são distribuídos entre empresas como a Infor, QAD, Senior e StarSoft, entre outras. (Pesquisa anual do FGVcia – FGV EAESP – Fundação Getúlio Vargas)

Analisando os dados da pesquisa anual da FGV, avaliando todas as necessidade e critérios da Rede de Escolas o Grupo 5 considerou os três fornecedores líderes de mercado e optou pelo ERP Cloud Protheus da Totvs.

1.5 JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA – ERP PROTHEUS DA TOTVS

1.5.1 AQUISIÇÃO DE MÓDULOS ESPECÍFICOS

 

• O Protheus da Totvs possui algo próximo de 70 módulos que abrangem todos os setores de uma empresa tradicional além dos módulos relativos à educação
• Facilidade de contratação e implantação de módulos opcionais;
• Atrativo custo-benefício entre os custos de implantação / manutenção do software é o número de módulos ou funcionalidades utilizadas;
• Grande know-how com as regras de negócio e legislação brasileira reverentes aos módulos essenciais: financeiro, faturamento, estoque e compras;
• Solução escalonável, flexível e robusta para acompanhar o crescimento da Rede de Escolas;

1.5.2 PERMITE OTIMIZAÇÃO COM OUTRO SOFTWARES

O Protheus conversa com outros softwares de inteligência artificial, gerenciamento de clientes, análise de dados e gestão de indicadores, automação de processos, controle de documentos, plataformas educacionais, lojas virtuais, comunicação corporativa, gestão de identidades, desenvolvimento de apps, aplicativos móveis de gestão, criação de formulários e sites de diversas linguagens.

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