Gestão de Sistema de Informação

Gestão de sistemas de informação 

Turma n07

Componentes: Henrique Martins Conceição; Ivy Ayres; Pedro Yvo Coimbra Gomes e Odione Timm Andrade

Gestão de dados e documentos

Questão 1: Procurar uma empresa –que deve ao menos ter uma rede –e descrever os tipos de documentos que ela utiliza. Montar uma tabela destes documentos com as seguintes colunas:

◦Nome ou descrição do documento

◦Tempo que precisa ser guardado
NGD – nucleo de gestão de documentos (PMC – prefeitura municipal de colatina )
os tipos de documentos que trabalhar: processos administrativos, processos contábeis, projetos arquitetônicos, fichas funcionais, recursos humanos dentre outros.[pic 1]

Abaixo fragmentos da tabela de temporalidade do TCE-ES:

[pic 2]

Índice da tabela de temporalidade do TCE-ES

exemplo de documento de recursos humanos (ficha funcional)(cartão de ponto)

[pic 3]

Exemplo de documentos da contabilidade pública [pic 4]

Exemplos de documentos patrimonial

[pic 5]

Questão 2: Montar outra tabela mostrando o tratamento dos Dados (informação estruturada) da empresa:

◦ Como guarda, durante quanto tempo

Geralmente se colocar em caixas de papelão e caixas plasticas com etiquetas informando o tipo de documento ano e o local q pertence, ou pastas Z a duração de tempo de guarda segue a tabela de temporalidade do TCE-ES.

◦ Como tira backup

Todos os processos geram documentos em pdf dentro do sistema de gestão, no qual cada setor tem acesso; alguns exemplos destes documentos(justificativas de compras, tabelas de preço pra licitação, alvarás e controle de trâmites de processos quando despachados).Também pela rede interna da prefeitura tem as pasta de secretaria, pastas de transferências(setores da mesma secretaria) e pastas locais( usuário da estação de trabalho).

◦ Como descarta

Segundo a legislação, se faz a montagem de uma comissão do setor que gera tais documentos para analisar o descarte junto a tabela de temporalidade e sua importante para a instituição, depois desta análise, se faz o chamamento publico em jornal de grande circulação caso esses documentos a serem descartados sejam de interesse direto ao cidadão como por exemplo, processos ligados a imoveis, respeitando os prazos, todas as partes cientes e concordantes os documentos são levados para serem incinerados.

Questão 3: Para os documentos não estruturados (e-mails, memorandos, cartas, propostas, reclamações...), como você faria para indexá-los (armazená-los de forma a conseguir recuperá-los rapidamente, futuramente).

Além de utilizar um bom gerenciador de e-mails, armazenar  uma copia em um servidor na rede intranet, tanto a versão original no caso a extensão e o tipo de arquivo, e por se tratar de texto uma versão em pdf, com acesso restrito e se necessário uma versão impressa e pensando em segurança a estrutura física do local, armazenamento em nuvem em um serviço externo.

Questão 4: Faça uma pesquisa na Internet e descubra pelo menos dois softwares de gerenciamento de documentos e cite pelo menos quatro características deles.

KEEVA
Um software de GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, consiste em um sistema de armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados. São cinco principais grupos de funcionalidades que você encontra aqui no keeva:
Captura de documentos

Mande tudo para o Keeva. Envie ou importe seus arquivos. Ou ainda: crie novos documentos em PDF.

1. Organização

Identifique seus documentos com um sistema intuitivo de índices. É bem mais preciso e evita confusões.
Busca

Encontre seus documentos com a tecnologia de reconhecimento de caracteres OCR. Suas buscas serão muito mais rápidas e precisas

1. Gestão

Compartilhe arquivos, controle versões, limite o acesso, troque mensagens e receba notificações sobre prazos ou outras informações.

1. Automação de processos

Livre-se de tarefas repetitivas e desnecessárias. Simplifique o básico para focar no principal: seu negócio.

1. E&L PRODUÇÕES DE SOFTWARE GESTÃO PUBLICA INTEGRADA

Fundada em agosto de 1993 em Domingos Martins – ES, com a necessidade de tornar mais eficiente e eficaz o serviço público, a E&L Produções de Software começou a desenvolver sistemas informatizados que apresentassem o que há de melhor em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), de acordo com as exigências legais necessárias à administração pública. Hoje, com uma experiência de mais de 20 anos de mercado, a E&L tornou-se uma empresa especializada no setor de soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação. Possuímos clientes em vários Estados do país, tais como: ES,RJ,Mg e BA oferecendo sistemas integrados de gestão pública, entre eles: Tributário, Frotas, Recursos Humanos, Saúde, Contabilidade, Almoxarifado, Patrimônio, Compras, Protocolo, Educação entre outros. Dentre nossos clientes estão: Prefeituras, Câmaras, Institutos e Fundações Previdenciárias Municipais, Secretarias de Estado, Instituições de Ensino e Assembleias Legislativas.