A Administração Orçamentária

1. Orçamentos O orçamento é a ferramenta de controle por excelência de todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os setores da companhia. Orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício, considerando-se as alterações já definidas para o próximo exercício

1.1 – Conceitos e características Não existe uma única maneira de estruturar o orçamento e, consequentemente, de como fazer o processo de avaliação e controle, dependerá do objetivo que a empresa tem sobre cada tipo de orçamento.

O orçamento pode e deve reunir diversos objetivos empresariais, na busca da expressão de plano e do controle de resultados. O ponto fundamental do orçamento está relacionado com o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros e/ ou superávit. Vale mencionar que pelos objetivos, princípios e propósitos, que o orçamento é um instrumento que presta a múltiplas funções, indo de simples mensuração de planos operacionais até um instrumento de premiação ou não pelo desempenho dos gestores responsáveis pelas diversas áreas e divisões da empresa. Cabem ao controller e aos principais executivos da empresa, contudo, a administração e a coordenação das múltiplas funções do orçamento e de seus conflitos, sempre tendo como norte a missão da empresa, na qual estão seus objetivos principais.

1.2 Instrumentos de planejamento

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. Terminologias utilizadas no processo de planejamento orçamentário:

. Planejamento: criação e estabelecimento de planos gerais e específicos e preparados para a cúpula da empresa, portanto, com poucos e grandes números, sem detalhamento. Ex. planejamento estratégico, operacional

. Previsão: expectativas de acontecimentos ou desejabilidades, normalmente quantitativas e antecedem a elaboração do orçamento. Ex: previsões de quantidades a serem vendidas, a serem estocada.

. Orçamento: expressão formal de planos de curto prazo (um ano) com base nas estruturas empresariais existentes e/ ou já programadas e obedece a estrutura informacional contábil, ou seja, plano de contas e/ou departamentalização. Ex. orçamento de vendas, de compras

. Projeção: mensuração econômica das previsões, planos e orçamentos já definidos; Ex. projeção de resultados, balanços, fluxo de caixa

. Situação Econômica: mensuração de mais de uma alternativa, quando ocorre somente uma alternativa, temos uma projeção. Ex. simulação do fluxo de caixa de cenários otimistas, moderados e pessimistas, simulação sobre uma decisão entre comprar materiais ou efetuar uma aplicação financeira. . Orçamento de Tendências: utiliza-se dados do passado para projeções futuras e mesmo não havendo uma situação já ocorrida, outros dados poderão contribuir com a respectiva projeção. Ex. total de vendas no mercado interno em 2014 no valor de R$ 150.000,00 e projeção para 2015 com um acréscimo do 20%, mas se a empresa pretender em 2015 exportar seus produtos não terá base para esta projeção, mas poderá utilizar dados do mercado interno. . Orçamento Base Zero: romper com o passado, uma vez que os mesmos poderão conter ineficiências que o Orçamento de Tendências passou a perpetuar. Sendo assim, será necessário analisar a existência de cada atividade na empresa, um estudo partindo do zero,

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conceito relacionado com o de reengenharia, ou seja, rediscutir a empresa a partir de seus processos e da existência necessária deles. . Orçamento Estático: os volumes de produção e vendas são estabelecidos e por sua vez estes determinam outros volumes, como, máquinas, mão de obra e durante o período (um ano) não há quaisquer alterações, permitindo que a empresa busque o resultado previamente almejado. Porém, há ocasiões, em que o orçamento precisa ser revisto, como por exemplo, situações relacionadas com a economia, mudança de legislação tributária. . Orçamento Flexível: ao invés de um único volume de produção ou vendas, a empresa adota um nível de atividades, ou seja, é possível ajustar o orçamento durante a sua execução, considerando-se a perfeita distinção entre custos fixos e variáveis, onde os custos variáveis seguirão o volume de atividade (margem de contribuição)e o s fixos o tratamento tradicional (rateio) . Tem-se ainda:

. Orçamento Flexível e Gestão por Atividades . Orçamento Ajustado → 2o orçamento . Orçamento Corrigido → Índice Inflacionário . Orçamento em Moeda Estrangeira

1.3 – Instrumentos de controle O orçamento torna-se um instrumento de controle de todas as operações em determinado período, uma vez que não basta apenas realizar o orçamento, este deve ser acompanhado, analisado com as operações realizadas. A base do controle orçamentário é o confronto dos dados orçados com os dados reais obtidos pelo sistema de informação contábil. As variações ocorridas entre os dados reais e os dados orçados permitirão uma série de análises, identificando se as variações ocorridas foram decorrentes de plano, preço. quantidade, eficiência entre outras. A responsabilidade pelo controle orçamentário é do gestor de cada área, sendo ele responsável pelas possíveis variações ocorridas entre real x orçado !

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Porém, cabe a Controladoria monitorar todos os gestores e consequentemente verificar se as explicações sobre as variações ocorridas entre real x orçado estão adequadas, devendo, ainda, propor ações corretivas sobre tais variações. Todas as peças orçamentárias devem ser objeto de relatórios de acompanhamentos em relação ao realizado x orçado, tendo:

. os valores orçados para o mês em pauta; . os valores reais contabilizados no mês; . a variação do mês entre o real e o orçado; . os valores orçados acumulados até o mês em pauta; . os valores reais acumulados contabilizados até o mês; . a variação acumulada entre o real e o orçado até o mês. O Relatório pode ser complementado com as seguintes informações:

. variação percentual do mês; . variação percentual até o mês; . total do orçamento do ano; . Soma do dados reais até o mês mais o orçamento restante do ano.

1.4 – Princípios para a implantação

Organização do Orçamento: compreende um conjunto de medidas e estruturas, tais como:

1. Comitê Orçamentário 2. Premissas Orçamentárias 3. Modelo do Processo Orçamentário 4. Estrutura Contábil 5. Sistemas de Apoio 6. Relatórios 7. Cronograma

1. Comitê Orçamentário: deve ser instalado um comitê que decidirá pela visão maior do orçamento anual, composto normalmente das diretorias, o controller e o responsável direto pelo processo orçamentário. 2. Premissas Orçamentárias: cabe ao Comitê