Administração exercícios

Exercícios

1) Leia atentamente ao estudo de caso proposto e responda às questões que seguem:

Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um sério problema: tinha muitas gorduras para cortar.

No seu departamento de contas a pagar (DCP), cerca de 500 funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimento, ordens de compras, faturas, etc. – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos.

O processo era convencional: o departamento de compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo.

A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual a Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas 5 funcionários para lidar com o departamento de contas a pagar. Ali tudo fluía tranqüilamente.

A Ford resolveu fazer uma reengenharia de todo processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O comprador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto. Se não, a recepção devolve o material ao fornecedor.

Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Esse ficou com apenas 5% do pessoal que tinha antes.

Com base no estudo de caso acima, responda:

a) Qual(is) a(s) dimensão(ões) da burocracia mais evidente(s) no caso proposto? Descreva a situação da empresa em relação a tal(is) dimensão(ões).

b) Como era, em geral, o departamento de contas a pagar antes da reengenharia?

c) Como ficou depois, sob o ponto de vista do modelo burocrático? Descreva como ficou(aram) a(s) dimensão(ões) citada(s) na questão “a”.

d) Com base no texto, defina o que é reengenharia.

e) Qual sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos?