Atulizações de adr

“Distribuição de Documentos” do Radar GED

Sua função é comunicar aos usuários que os documentos em formato digital como imagens, relatórios entre outros, foram disponibilizados para poder utilizar essas informações. Este procedimento é realizado através de e-mail e visualizado localmente ou através da Web, a partir de usuário e senha.

“Passo a passo”

Primeiro abra o Radar Empresarial, clique no menu Módulos clique na opção “Radar GED”

Na área do Radar GED no menu Movimentos clique no Registro de Documentos Digitais.

Durante a inclusão de um “Documento Digital”, selecione o campo “Acesso WEB”, para que essa informação seja disponibilizada na internet aos usuários especificados no campo “Usuários”, ou deixe o campo em branco para que todos tenham acesso.

Selecione os documentos a serem distribuídos e clique sobre o ícone “Marcar para Distribuir”. Note que o sistema marca com um tique a primeira coluna da esquerda.  

Em seguida clique no ícone “Distribuir Documentos”.  O sistema abrirá de forma automática a tela do Outlook com sugestão o endereço de e-mail, previamente configurado no cadastro de Empresas/filiais campo “E-mail”, da aba Principal/Contato. Um texto pré-definido relacionará os documentos marcados, indicando o caminho através de um link para acesso destas informações via Radar WEB. Antes de encaminhar o e-mail com o link, altere o domínio da empresa para ter acesso à informação.  

A pessoa que receberá o e-mail deverá clicar sobre o link para que o Radar Web seja aberto. Posteriormente deverá ser informado o usuário e senha para visualizar o documento filtrado na lista. Com duplo clique sobre o documento o usuário poderá decidir se deseja visualizar ou salvar a informação.  

O sistema guarda um LOG com as transações efetuadas a partir do usuário e senha, por esse motivo essas informações de segurança são indispensáveis na distribuição.

A finalidade do “Controle de Versões” de documentos digitais é manter os históricos dos documentos que sofreram alterações no decorrer de um período.  

Através do controle de versão de documento pode-se registrar e acompanhar a evolução de uma determinada negociação, por exemplo, que parte de uma proposta inicial e vai sendo adaptada conforme os acordos que forem ocorrendo entre as partes.  

Passo a passo

Para realizar a inclusão de uma nova versão, na tela principal do Radar GED acesse o menu Movimentos/Registro de Documentos Digitais. Selecione um registro já incluso na lista e que necessite de alterações, como por exemplo, um contrato. Clique no botão “Visualizar” e o Windows abrirá o documento na ferramenta/programa de origem do mesmo. Faça as alterações desejadas e ao término salve o arquivo com o mesmo nome. Feche a ferramenta/programa de edição e clique no botão “Incluir Nova Versão”.  

O sistema fará a inclusão de um novo registro atribuindo o número da versão atualizada do documento. Os documentos com versões anteriores ficarão com o botão “Incluir Nova Versão” desabilitado evitando modificações indevidas e será mostrado na lista em cor diferenciada, indicando que é um documento antigo desatualizado.  

No Rodapé da tela são mostradas as informações de “Data/Hora da Inclusão do Documento”, “Data/Hora da Última Modificação” e “Versão do Documento” atual.  

A tela dispõe ainda de filtro para auxiliar na localização de documentos, podendo optar ainda por listar “Apenas última versão”

Registro de Documentos Digitais

Esta tela permite registrar e armazenar documentos digitais como imagens, arquivos em pdf, txt, e assim sucessivamente. Nesse local o usuário efetua o cadastramento das informações para o vínculo entre o módulo GED, os documentos digitais e os processos do módulo Empresarial. A partir dessas parametrizações é feita a localização, consulta e utilização dos dados.

Para utilizar este recurso, a partir da tela principal do Radar GED, acesse o menu Movimentos/Registro de Documentos Digitais...  

Dica: O processo de escaneamento das informações deve ser feito a parte. O Radar GED não trata essa funcionalidade.  

A tela é composta da barra de ferramentas com os seus respectivos ícones. A esquerda é mostrada uma árvore onde são apresentadas as abas “Tipo de Docto.” e “Locais de Arq.” respectivamente, com os seus subgrupos correspondentes aos documentos. Para expandir ou reagrupar o conteúdo, clique em “+” ou “-“. Ao clicar sobre o subnível de um documento expandido, o resultado será mostrado na lista.  

A lista apresenta os documentos digitais cadastrados a partir dos campos abaixo.  

Você pode imprimir este conteúdo através do menu Arquivo/Imprimir.  

É possível fazer uma busca rápida de um item contido na lista através da barra de ferramentas.  

Também é possível filtrar as informações da lista com o filtro do sistema através da opção específica.  

Para efetuar a inclusão de um novo documento, verifique se o botão “Incluir” está ativo.  

O campo “Código” é sugerido e incrementado pelo sistema automaticamente.  

Selecione o “Tipo de Documento” que identifica o arquivo que está sendo registrado. Ex.: 04.06 – Autorização de Pagamentos. Essas informações são previamente informadas no cadastro de “Tipos de Documentos Digitais”.  

Em seguida selecione o código da “Filial” que pertence ao documento que está sendo adicionado.  

Posteriormente informe o caminho e o “Nome do Documento” que possuirá vínculo ao documento digital.  

A opção “Não Digital” deve ser marcada caso não seja obrigatório informar um documento no campo anterior.  Esse campo fica desativado para alterações.  

Ao marcar a próxima opção, as informações do documento digital serão apresentadas no “Radar Web”. Esse campo é utilizado em conjunto com os itens, “Marcar para Distribuir” e “Distribuir Documentos” do menu Editar, os quais serão comentados posteriormente.

Ao lado é apresentado uma “Pré-visualização” em miniatura do documento adicionado. Clique sobre imagem para que a mesma seja ampliada. Utilize a tecla “scroll” do mouse para mais ou menos “Zoom”. Para arrastar a pré-visualização dentro da janela, clique e mova o ponteiro do mouse para o local desejado.