Funções da Administração

Na sociedade em que vivemos existem várias organizações, às quais surgiram para suprir as necessidades humanas e atualmente seria quase impossível sobreviver sem elas, pois nos fornecem bens e serviços.

Para alcançarem seus objetivos utilizam as funções da Administração: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, todas as funções são de fundamental importância.

Primeiramente deve se distinguir a palavra Organização, pois tem sentido ambíguo, dependendo do contexto terá um significado, pode ser: Grupo estruturado de pessoas que atuam em conjunto para alcançar objetivos comuns ou Organização como função da administração, sendo essa à qual trataremos que é a responsável pela distribuição do trabalho, recursos e autoridade pelos membros empresa.

A função de organizar requer cuidado e cautela, pois o sucesso ou insucesso da empresa está na maneira como se organiza os setores, o modo como se divide o trabalho e como a coordena.

Uma das maneiras de organização dos administradores de topo são os organogramas que mostra as funções, os departamentos e os cargos da organização, especificando também como eles se relacionam.

Não é apenas função do nível estratégico a organização da empresa, mas de todos os níveis organizacionais, independente da posição hierárquica, todos tem o dever de estruturar e organizar as tarefas no âmbito de sua responsabilidade, os de nível estratégico: desenho da estrutura organizacional; Nível tático: Desenho departamental; Nível operacional: Desenho de cargos e tarefas de maneira a alcançar os objetivos da organização.

Fayol e Weber foram grandes contribuintes no conceito e princípios básicos de organização que envolve a tomada de decisão:

Especialização do trabalho- Definição do grau desejável de especialização que permita ganhos e eficiência. Com isso as pessoas ficam mais produtivas, não farão mais o trabalho como um todo e sim apenas partes limitadas. Os efeitos alienados da divisão do trabalho são observados por Karl Max que mostra que um trabalho repetitivo e insatisfatório pode levar a diminuição da produção. Por essa razão algumas empresas contemporâneas se afastam do princípio.

As organizações tem que tomar decisões quanto ao grau de especialização horizontal e vertical da tarefa. A horizontal especifica o número de diferentes atividades a serem desempenhadas. Já a Vertical estabelece em que medida a concepção, a execução e a administração das atividades podem ser desempenhadas pela mesma pessoa, por menos especializado que o trabalho seja, é importante ressaltar que a divisão do trabalho e a especialização são princípios essenciais a organização.

Cadeia de Comando- Distribui a autoridade e as responsabilidades para os membros da organização. Para isso necessita de uma hierarquia para dirigir os níveis que lhe são subordinados. É importante a figura da autoridade, pois irá decidir e dirigir pessoas e recursos na execução das tarefas, tendo em vista os objetivos da organização.

Amplitude de Controle- É uma importante decisão é o controle de um gestor no número máximo de subordinados que suportar sob sua responsabilidade de modo eficaz e eficiente. Podem ter estruturas:

Estrutura vertical ou aguda: Muitos administradores e poucos subordinados, ou seja, pequena amplitude de Controle e muitos níveis hierárquicos.

Estrutura horizontal ou achatada: Poucos administradores e muitos subordinados, ou seja, grande amplitude de Controle e poucos níveis hierárquicos.

Departamentalização- Tomar decisões agrupando e integrando as tarefas, atividades e funcionários por unidade, a fim do administrador obter melhor coordenação.

A departamentalização permite simplificar o papel do administrador que também fazem agrupamentos de Gestão de pessoas e materiais da organização. Os departamentos se dividem:

Departamento funcional: Agrupam pessoas, recursos e tarefas de acordo com a função organizacional desempenhada por cada setor, constituem os departamentos de Marketing, finanças, Gestão de pessoas, contabilidade e outros. Enfim alocam a gestão de pessoas em unidades organizacionais de acordo com suas aptidões.

Departamentalização por produto: Agrupamento das tarefas em unidades por tipos de produtos ou serviços da organização. Cada linha de produto é colocado sob a direção de um administrador.

Departamentalização por cliente: Consiste em agrupar as tarefas, atividades e recursos pelo tipo de cliente que a organização busca servir.

Departamentalização geográfica ou territorial: Consiste em agrupar as tarefas, atividades e recursos com base em áreas geográficas.

Departamentalização por processo: As unidades organizacionais são colocadas ao redor de qualificações em comum necessárias para completar certo processo.

Centralização e descentralização- Refere-se ao nível hierárquico no qual são tomadas as decisões. Tem suas vantagens e desvantagens. Centralização vantagens: decisões mais consistentes como objetivo da organização; redução dos riscos de erro por parte dos subordinados em virtude da falta de informação ou capacidade. Desvantagens: administradores tem pouco contato com as pessoas envolvidas e aumento da insatisfação dos membros em posições inferiores

Já a descentralização suas vantagens são: decisões mais adaptadas as condições locais; maior interesse e motivação por parte dos subordinados. Enquanto as desvantagens: Perda da uniformidade nas decisões e maior dificuldade de encontrar as os responsáveis por decisões erradas.

Formalização: se materializa na quantidade de manuais, nas comunicações internas, nos códigos de conduta , na padronização de processos de trabalhos, horários fixos de trabalho entre outros.

Tais princípios continuam até hoje em nossa sociedade, alguns modificados de acordo com a realidade da empresa, isso mostra o quanto suas descobertas foram precisas e importantes para as organizações.

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