Muita reunião e pouco resultado

Muita reunião e pouco resultado

O tema do artigo é algo que ninguém está isento, independente das carreiras escolhidas e níveis hierárquicos: são as cansativas reuniões improdutivas. Considerarei, nesta análise, apenas reuniões presenciais. São duas notícias, uma boa e outra ruim. A ruim é que esta doença corporativa nos seguirá até o final de nossas vidas e o lado positivo é que ela tem cura, desde que toda empresa se empenhe em mudar este sintoma.

As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. É muito tempo perdido. Quando afirmo que este “mal” nos seguirá até o final das nossas vidas, é por que acredito que há uma relação direta entre as reuniões improdutivas e o ser humano, isto mesmo, trata-se de uma característica comportamental organizacional. Duvida? Veja alguns motivos:

- Olha como eu trabalho - Os gerentes usam as reuniões para mostrar que, efetivamente, estão trabalhando, tanto para subordinados quanto para níveis superiores.

- Poder / Carência - Alguns usam as reuniões pelas falsas sensações de aceitação (característica simples de comportamentos de grupos), além de poder, principalmente quando assume a função de mediador ou quem tem a palavra.

- Todos fazem mesmo - As reuniões são feitas simplesmente porque todo mundo faz. O motivo não interessa, se virou gerente é quase um pré-requisito.

- Quem está na reta? - Reuniões servem para buscar, constantemente, culpados em todos os níveis e criar alianças.

- Deixa para a próxima - A procrastinação também é um bom motivo, convoca-se uma reunião para marcar a outra e postergar a decisão, criando-se um ciclo sem fim.

Pesquisando mais sobre o tema descobri que, devido à insatisfação geral, empresas como Pão de Açúcar e Colgate estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Estes profissionais têm conhecimento específico para liderar discussões, possuem técnicas de gestão do tempo e também são responsáveis por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber a pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas. Vamos, então, aos possíveis remédios:

Remédios tarja vermelha

1 – Defina claramente o tema - A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela.

2 – Marque horário para começar e terminar - O término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam na reunião, pois isto forçará que os atrasados se apressem nas próximas.

3 – Mantenha o número mínimo de pessoas - Reuniões grandes são mais improdutivas que menores. Se o processo de decisão envolver muitas pessoas, faça outros encontros com a mesma agenda.

4 – Foque sempre - Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento. Reunião deveria ser similar ao Twitter para que todos falassem suas ideias em 140 caracteres.

5 –