O Organização Sistemas e Métodos (Alexanderson Paixão)

Organização sistemas e métodos

Alexanderson Paixão de Moraes^[1]

Flavia Vancim Frachone Massa ^[2]

RESUMO

Organização sistemas e métodos pode ser usado em uma microempresa ou grande empresa independente do setor ou atividade fim, pois sabemos que as mudanças ocorridas no século têm demandado uma grande especialização, racionalização e planejamento, para atender as necessidades dos “stakeholders” públicos de interesse, com o objetivo de garantir menos custos e menor tempo para realização dos processos e entregas, sendo que através de dados e informações e métodos ajudará a tomada de decisão, mas isso é o contexto geral ou macro processo, e dentre tantas ferramentas desta área o micro processo ou enfoque será o fluxograma que é a representação gráfica de um processo que ajuda no raciocínio lógico, na realização de tarefas, identifica gargalos, controla os processos entre outros fatores que veremos.

Palavras-Chave: Fluxograma. Organização Sistemas e Métodos. Processos.

INTRODUÇÃO

Quais são os principais vantagens de aplicar esta ferramenta para o melhorar o desempenho da empresa?

O tema abrange a implantação do fluxograma em um setor da administração pública, observando os métodos de trabalho e suas necessidade de melhoria.

 O objetivo principal desse artigo é demonstrar através de pesquisas em livros e artigos a importância da implantação desta ferramenta para melhorar a gestão do setor da administração pública e servir de benchmarking de cooperação (troca de informação de processos entre empresas que geralmente possuem pontos fortes diferentes), nele vamos encontrar alguns pontos principais como, melhorar a compreensão do processo de trabalho, demonstrar os passos para realização do trabalho, criar normas de padrão de trabalho,  com uma metodologia para obter melhores resultados em termos de eficiência e eficácia, acredita-se que com a implantação deste sistema conseguiremos diminuir os erros e aumentar a produtividade dos colaboradores em diversos aspectos.

Para realizar a demonstração mais completa e fundamentada será utilizado a metodologia de pesquisa bibliográfica, fluxogramas, e processos empresariais, buscando sempre melhorar os passo e processo, pois devido à grande rotatividade do efetivo dentro da organização, este sistema foi desenvolvido objetivando ajudar os colaboradores de forma que não necessite de um treinador ou até mesmo de um treinamento mais longo para os funcionários novos. Isto faz com que ocorra uma reciclagem dos mais antigos do setor envolvido e ocorra uma disseminação do conhecimento para aqueles que necessitarem de informações.

A metodologia aplica para o trabalho científico pode ser classificada como uma pesquisa descritiva, e as informações foram extraídas de dados secundários.

Para Cury (1983):

[...] organização sistemas e métodos refere-se a uma especialidade da administração, cujo objetivo maior é estabelecer de acordo com os propósitos da organização, uma infraestrutura compatível e através disto, a definição planejada de processos e métodos de trabalho e eficácia gerencial.

O papel do gestor de OSM é verificar os problemas administrativos atuais e concerta-los para que a empresa possa estar em constante evolução, pois encontrando e melhorando os processos através de verificação e entrevistas, o profissional conseguirá alavancar os resultados para a organização, mas esse controle não poderá ser feito apenas uma vez, e sim de forma rotineira para que a empresa possa estar sempre inovando e buscando melhorias sobre os procedimentos e produtividade, com isso o gestor poderá demonstrar os dados através de relatórios, manuais, diagramas e fluxogramas, entre outros que ajudarão os recursos humanos a visualizar os métodos e procedimentos de melhorias, sabendo que o principal capital são os recursos humanos  e o gestor poderá  fazer parte do círculo estratégico, tático ou operacional que será o responsável pela verificação do estado atual para o estado desejado que é o objetivo ajustar, retificação ou melhorar os processos ou procedimentos organizacionais.

1 O que é fluxograma?

Para entender o que é fluxograma precisamos saber como foi seu surgimento de acordo com a escola Edti:

[...] Os primeiros fluxogramas criados de modo a documentar os processos de um negócio foram introduzidos nos anos 1920 e 30 pelos casal de engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth. Em 1921, eles mostraram o gráfico de fluxo de processos à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (American Society of Mechanical Engineers — ASME) durante a apresentação intitulada “Process Charts — First Steps in Finding the One Best Way”. Após esse acontecimento, o diagrama passou a estar incluso no currículo do curso de Engenharia Industrial. Então, no início dos anos 30, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen iniciou um trabalho para capacitar alguns homens de negócio a utilizarem a magnífica ferramenta. Uma das formas escolhidas para isso foi através de palestras em que mostrou sobre como deixar o trabalho mais eficiente nas empresas. Agora, na década de 1940, temos dois alunos de Morgensen atuando para difundir os métodos ensinados pelo engenheiro e mentor. Art Spinanger, em 1944, levou a ferramenta e os métodos de simplificação de trabalho à Procter and Gamble (P&G), difundindo o seu uso em um dos seus programas de melhoria. Já Bem S. Graham, então diretor da Standard Register Industrial (Formcraft Engenharia), adaptou os diagramas de fluxo de processos ao processamento de informações. Com isso, ele desenvolveu um diagrama de fluxo multi-fluxo, mostrando os diversos documentos usados ao longo de um processo e suas interações. A ASME passou a adotar no ano de 1947 um sistema de símbolos para gráficos de fluxo de processos, baseado no trabalho realizado pelo casal Gilbreth. Ainda no final dessa década, Herman Goldstine e John Van Neumann abusaram dos fluxogramas para desenvolver alguns programas de computador. O principal trabalho da dupla foi “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi nesse cenário que os fluxogramas atingiram seu apogeu. Diante dele, a diagramação foi cada vez mais utilizada em diversos tipos de programas de computador e algoritmos. Essa ferramenta, ainda hoje, é usada para a programação, embora o pseudocódigo seja constantemente usado para descrever níveis mais profundos de detalhe e se aproximar do produto final. No Japão, Kaoru Ishikawa (1915-1989), uma importante figura das iniciativas de qualidade de produção, considerou o fluxograma como uma das principais ferramentas de controle de qualidade. Para ele, essa técnica deve ser usada junto de ferramentas complementares, como o histograma, folha de verificação e diagrama de causa e efeito, também chamado de diagrama de Ishikawa.