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Os documentos sempre representaram um importante papel na empresa e por isso devem ser tratados com funcionalidade e qualidade. Antes de destruir qualquer documento é preciso avaliara sua importância e valor, e os demais deverão ser armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Abaixo algumas definições importantes para um arquivamento eficiente:

Arquivo: Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, publicas ou privadas;

Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso;

Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

Métodos de arquivamento: A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:

a) Alfabético;

b) Geográfico;

c) Numérico simples;

d) Ideográfico.

Gerenciando o tempo

Muitos profissionais ainda possuem dificuldades em gerenciar o seu tempo. Por conta disso, vários compromissos deixam de ser cumpridos, novas e antigas tarefas deixam de ser executada e terminam por acumular. Gerenciar o tempo não tão difícil e nem impossível gerenciar o tempo de forma atender os compromissos pessoais e as atividades rotineiras da empresa. O primeiro passo é organizar as tarefas que realmente precisam ser realizadas naquele dia, não se esquecendo de relacionar as atividades pessoais, como estudo, lazer, saúde, etc. Para isto algumas perguntas têm de ser respondidas, observe:

a) O que faço no meu dia-dia que não precisaria ser feito?

b) Tem alguma coisa que eu faço que possa ser feito por outra pessoa?

c) Só eu posso fazer aquilo que estou fazendo?

d) O que eu deveria fazer que não estou fazendo?

Mediante as respostas as estas questões pode-se planejar as atividades pessoais e profissionais diárias para que se possa cumprir com as atividades planejadas, corrigindo alguma conduta que possa esta desviando atenção e desperdiçando o tempo.

Algumas condutas que podem causar desperdício de tempo:

a) Falta de planejamento e organização;

b) Fluxo de telefonemas desnecessários;

c) E-mails sem importância

d) Constantes interrupções

e) Marcar vários compromissos ao mesmo tempo;

f) Executar o mesmo trabalho várias vezes;

g) Não ter autodisciplina

h) Adiar tarefas importantes

i) Não estabelecer prioridades e controles

Para estabelecer o controle sobre o tempo, e necessário estabelecer um referencial temporal para cada tarefa