Sistema de Informações Contábeis

GRUPO 11

UFF - Universidade Federal Fluminense

Disciplina: Sistemas de Informações Contábeis

Docente: Jorge Vieira da Costa

Discentes: João Paulo de Souza Costa  Matrículas: 217022096

 Daniel Navarro

 Ana Cristina Bezerra                                117022037

 Mateus Bragard

 Ana Claudia de Oliveira Marinho

PROVA 2

Caso: “Quem Fez Isto?”

Os seguintes fatos referem-se a um caso real de desvio de fundos. Alguém roubou mais de $40.000 de uma pequena empresa em menos de dois meses. Seu trabalho é estudar os fatos a seguir relatados e tentar descobrir quem foi o responsável pelo roubo, como ele foi perpetrado, e (o mais importante) sugerir maneiras de evitar que algo assim aconteça novamente. 

(Não iremos repetir todos os dados, pois ficaria demasiado extenso este documento)

Pede-se:

A. Se você fosse solicitado a ajudar esta empresa, você concluiria, a partir das evidências apresentadas, que o desvio de fundos aconteceu? O que você faria?

        Os relatos e dados apresentados substanciam a tese de que houve desvio. É necessário destacar que qualquer tipo de fraude surge da ausência ou mesmo inexistência de controle por parte da organização. A partir de então, podemos estabelecer que todas as falhas presentes nas etapas do ciclo/processo de vendas poderiam ser minimizadas caso houvesse no mínimo um controle preventivo. O que deve ser feito de início é a avaliação desse ambiente de controle de uma maneira ampla relacionando os processos existentes à cultura da organização e seu código de ética. Segundo, realizar uma avaliação dos riscos do negócio. No caso específico percebemos que trata-se de uma empresa familiar, onde se atribuiu funções de confiança à funcionária Debbie (recém contratada e de pouca experiência) com base em relações afetivas dos proprietários da organização. Isso é uma das circunstâncias de riscos que podem impactar o financeiro da empresa. Por fim, estabelecer as práticas de monitoramento avaliando as falhas da supervisão dos processos, do sistema informatizado, para que seja possível fornecer evidências dos riscos e recomendações de práticas de melhoria. Percebemos que na empresa analisada existe uma prática até comum de muitas empresas pequenas e familiares que é a ausência de segregação e a consequente normalização de que todos os funcionários devem realizar quase tudo. Isso fica evidente, por exemplo, quando a supervisão que seria no caso responsável pela autorização da transação ser a mesma responsável pela expedição e as vezes a mesma responsável pela emissão das OVs.

B. Quem você acha que foi responsável pelo desvio de fundos?

As circunstâncias apresentadas tornam Debbie a maior suspeita, pois esta realizava o faturamento de cliente , os depósitos bancários a realizar, recebimento de dinheiros e cheques , a preparação de cheques, bem como a sumarização de relatórios de vendas e gerava sumários gerais (contas a receber, a pagar, folha de pagamento e razão geral), ou seja, tinha acesso a todas as funções chaves o que propicia uma ocasião favorável para o cometimento da fraude, principalmente por haver o desempenho pela mesma pessoa das funções de faturamento, contas a receber, contas a pagar e aprovação de pagamentos. Somado a isto as ações suspeitas de Debbie (ao mostrar um lançamento em ordem não condizente com a data deste, o fato da mesma orientar os clientes a cruzar o cheque de pagamento de forma não usual, a pane no computador que ela estava utilizando, assim como a apresentação por parte desta da cópia de um comprovante de depósito bancário sem autenticação do banco), ela seria a eleita como a responsável pelo extravio. Contudo, com as informações disponíveis não é possível ter certeza e com base na presunção de inocência esta não poderia ser apontada como autora.

C. Como foi efetivado o desvio de fundos?

Caso tenha de fato ocorrido um desvio, esse se deu por meio de omissão de registro de entrada de recebíveis e por apropriação do valor não registrado. Ou seja, foi efetuada a venda e entrega de produto, porém a entrada do pagamento da venda foi ocultada e o valor apoderado pelo agente.

D. Que melhorias em matéria de controles internos você recomendaria à administração da empresa para evitar que esse evento ocorresse novamente? Ao responder esta pergunta, tente identificar pelo menos uma sugestão para cada uma das seis classes de atividades de controle interno estudadas no curso, a saber: autorização de transação, segregação de funções, supervisão, registros contábeis, verificação independente e controle de acesso.

1. Segregação de Funções - Em primeira instância o desempenho de tarefas descrito como “Às vezes – Todos os outros” deve ser abolido em todas as tarefas, pois é imprescindível a separação de tarefas, para diminuir brechas para possíveis fraudes. Além disso:

• Debbie realiza as funções 4 (Faturamento de clientes - entrada de vendas no programa de contas a receber) e 7 (Registro do recebimento de dinheiro e cheques - entrada de recebimentos de contas a receber no programa de contas a receber), ou seja, ela arrola que clientes tem que pagar e os que realmente pagaram, o que facilita extremamente uma manipulação. Estas duas tarefas são incompatíveis e não devem, em absoluto, serem desempenhadas pelo mesmo indivíduo (quem executa a operação não a contabiliza e tampouco a liquida financeiramente).
• John não deve realizar a reconciliação (função 10 - elaboração de reconciliações bancárias) uma vez que ele recebe os cheques (função 5 - Abertura do correio para recebimento e conferência dos cheques), pois, uma vez mais, quem executa a operação não deve contabilizá-la e tampouco liquidá-la financeiramente, portanto para que ele continue executando a conciliação outra pessoa deve receber os cheques;

 

1. Autorização de Transação – É a atividade de controle que visa a assegurar que todas as transações materiais processadas são válidas e estão em conformidade com os objetivos traçados pela administração, no modo de funcionamento atual da empresa não há desempenho de autorização, caracterizando uma circunstância de provável risco de controle e consequente falhas. Se, por exemplo, Tommy fizesse o controle de estoques, apenas após a autorização deste Debbie poderia efetuar o faturamento de clientes (entrada de vendas no programa de contas a receber).
2. Supervisão – Visto que trata-se de uma empresa pequena e complementando o item anterior, quando a mesma pessoa emite a OVs e autoriza o prosseguimento do pedido temos a ausência de uma supervisão eficiente capaz de exercer o “controle de compensação”. Deve-se reconhecer uma supervisão separada das funções operacionais capaz assim de exercer plenamente seu objetivo de controle e mitigação de fraudes. Por exemplo, quanto à tarefa 6 - preparação de comprovantes de depósito bancário e realização de depósitos bancários, tanto Susan quanto Debbie a fazem sem distinção, porém seria melhor que apenas Debbie faça essa função e Susan passe a supervisionar esta execução, diminuindo a possibilidade de erros e fraudes;
3. Registros Contábeis – As faturas manuais (“invoices), que são originadas à medida que as OVs vão sendo processadas, devem ser emitidas com pré-numeração, fornecendo assim “trilha” de auditoria para os eventos econômicos (pois qualquer transação deve ser “trilhável” por todas as fases do seu processamento, desde os documentos fonte até o razão geral e vice-versa).
4.  Verificação Independente - Como já citado no item 2, John não deve realizar a reconciliação (função 10 - elaboração de reconciliações bancárias) uma vez que ele recebe os cheques (função 5 - Abertura do correio para recebimento e conferência dos cheques). Caso ele necessite em algum momento realizar ambos, outra pessoa devia conferir se está tudo certo com os recebimentos após o processamento da transação ou a realização da tarefa, realizando assim uma verificação independente. Vale aqui ressaltar que a pessoa que realizar essa verificação independente não deve estar diretamente envolvido com a transação processada ou tarefa realizada.
5. Controle de Acesso – Como todos os registros contábeis são mantidos em um único microcomputador o ideal seria haver senhas para cada utilizador, com acesso limitado às suas funções, o que agiliza o processo, mitiga erros e fornece controle/rastreio das ações desempenhadas.

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Novo quadro de distribuição de tarefas de acordo com nossas sugestões:

DESEMPENHO DAS FUNÇÕES-CHAVE POR INDIVÍDUO(S)
John, presidente
Susan, vice presidente
Tommy, filho e gerente de expedição
Debbie, funcionária de escritório
	Indivíduo(s) que executa(m) tarefa(s)
1. Recebimento de pedidos de clientes (OVs)	John
2. Supervisão da produção de carne de caranguejo	John ou Tommy
3. Processamento da expedição (despacho da carne vendida)	Tommy
4. Faturamento de clientes (entrada de vendas no programa de contas a receber)	Debbie
5. Abertura do correio (para recebimento e conferência dos cheques)	Tommy
6. Preparação de comprovantes de depósito bancário e realização de depósitos bancários	Debbie prepara os comprovantes de depósitos e realiza os depósitos - Susan supervisiona
7. Registro do recebimento de dinheiro e cheques (entrada de recebimentos de contas a receber no programa de contas a receber)	Susan
8. Preparação de cheques (cheques de folha de pagamento e pagamentos de contas a pagar)	Susan ou Debbie
9. Assinatura de cheques	John
10. Elaboração de reconciliações bancárias	John - Caso ele necessite em algum momento realizar também a função 5, outra pessoa devia conferir se está tudo certo com os recebimentos após o processamento da transação, realizando assim uma verificação independente (aqui poderia ser Tommy a realizar essa verificação)
11. Elaboração de relatórios diários de vendas mostrando as vendas por tipo de produto	Susan
12. Sumarização de relatórios de vendas diárias para obter o relatório mensal de vendas por tipo do produto	Debbie
13. Geração de sumários do programa Contas a Receber, programa Contas a Pagar, e programa de folha de pagamento no final do mês e a entrada dos sumários no programa de Razão Geral	Debbie faria a geração dos sumários e Susan daria a entrada desses sumários no Razão Geral
14. Análise do balancete no final do mês e análise dos saldos em aberto do contas a receber e do contas a pagar	Susan