Motivação da organização para obter o sistema

Motivação da organização para obter o sistema

Atualmente existe um sistema para administrar o condomínio, porém este sistema não é totalmente informatizado. O administrador do condomínio utiliza o Word e o Excel

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para controlar as despesas e receitas do condomínio, mas necessita de um controle maior dos documentos a serem manipulados (envio e entrega de boletos e balancetes). A implantação de um sistema informatizado irá facilitar a administração do condomínio, organizando e agilizando seus processos administrativos.

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2. Principais Documentos relativos ao Levantamento de Dados do Sistema

2.1. Descrição do sistema atual.

Atualmente as operações do condomínio são feitas de forma manual, através de planilhas eletrônicas e editores de textos, sendo controlados 60 condôminos e seus inquilinos. Dentre as 60 unidades do condomínio há a unidade 14, a qual os proprietários possuem 1/59, sendo esta alugada, e uma unidade pertencente ao síndico, a qual não é contada para o rateio das despesas, desta forma são 59 unidades que compõem o rateio. As despesas e receitas são registradas em livro caixa, o qual possibilita gerar o demonstrativo de despesas condominiais, onde estão lançados os devidos valores referentes ao mês, e que são controladas as despesas tais como: folha de pagamento, encargos sociais, manutenção/conservação, água/energia elétrica, despesas diversas, tarifas bancárias/CPMF e taxas administrativas, onde a soma de todas as despesas gera um valor total para o rateio. Com o rateio já calculado por condômino, podem ser acrescentados gastos individuais como gás, telefone, entre outras despesas. Através de assembléia entre os condôminos, ficou decidido que o valor do condomínio é de R$ 300,00 mensais, e caso o rateio seja inferior ou superior ativa-se o fundo de reserva, quando os gastos do condomínio ultrapassam o arrecadado, é retirado deste fundo para cobrir os gastos excedidos, assim quando os gastos do condomínio são menores que os valores arrecadados pelo condomínio, esta diferença é destinada ao fundo de reserva. No demonstrativo de despesas e receitas são descriminadas as despesas totais do condomínio, o valor a receber dos condôminos somados aos gastos com gás, telefone e mais o aluguel do apartamento nº 14, o qual pertence aos 59 condôminos. A soma destes gastos gera o valor total a receber mensalmente. O demonstrativo de despesas e receitas contém também as informações financeiras do condomínio, as quais não são disponibilizadas no demonstrativo para os inquilinos do condomínio. Estas informações são compostas pela composição do saldo do caixa, que contém informações sobre o saldo anterior, valor recebido no mês anterior, valor total do fundo de reserva, valor de multas, aluguéis como apartamento 14, antena Interall, reserva

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do salão de festas, despesas do período e reposição de gás. Há também o resumo do saldo composto pelos saldos bancários, cheques emitidos e não descontados e saldos de aplicações. É realizado o controle do fundo de reserva arrecadado pelos 59 condôminos, composto pelo saldo anterior, fundo de reserva, saldo atual, aplicações e saldo disponível em conta bancária. São criados demonstrativos de fundo de reserva de gás e aluguel do apartamento 14, cujo saldo é calculado da mesma forma que o demonstrativo anterior. Mensalmente é realizado um demonstrativo contendo os condôminos em atraso, e controlado individualmente o consumo de gás, ou seja, controle de cada unidade contendo a leitura do último mês, do mês atual, quantidade consumida e valor a pagar. São geradas as etiquetas com os dados do condomínio, dos condôminos e inquilinos, para envio de mala direta, contendo o boleto para o pagamento e o demonstrativo de despesas. Para emissão do boleto, é utilizado um software de controle bancário e emissão de boletos, onde seleciona os dados dos condôminos, lança o valor à pagar, imprime e envia aos moradores.

2.2. Descrição do processo alvo

Diariamente são lançadas as despesas e recebimentos, ou seja, gerando um fluxo de caixa. Ao final do mês é executado o rateio para gerar o balancete e os boletos. Para a elaboração dos demonstrativos – Despesas Condominiais e Rateio - é necessário utilizar uma planilha eletrônica, onde o administrador do condomínio lança manualmente os dados relativos as despesas. O administrador do condomínio também cria demonstrativos para controlar o gás consumido em cada apartamento, onde existe uma pessoa responsável pela leitura dos aparelhos medidores de gás, e após o levantamento desses dados é feito um cálculo que aponta o consumo e quanto o morador deverá pagar. No processo de envio de correspondências para os condôminos, o administrador utiliza um editor de textos para criar malas-diretas. No apartamento do proprietário, ele receberá o boleto e o demonstrativo de despesas e receitas. Nos apartamentos onde o morador é o inquilino, ele receberá o boleto e o demonstrativo de despesas. Os proprietários que alugam o apartamento receberão apenas o demonstrativo de despesas e receitas.

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Para a geração de boletos aos condôminos, o administrador utiliza um sistema bancário OBB, onde seleciona os dados dos condôminos, lança o valor à pagar, imprime e envia aos moradores.

2.3. Mensuração de volumes

As transações do condomínio são pequenas, feitas de forma manual, os dados são lançados em planilhas eletrônicas ou editores de textos. A impressão dos boletos é feita mensalmente, através do software OBB, e não exige hardwares avançados.

2.4. Comparativo da situação atual e da situação esperada com o novo sistema

Atualmente, o administrador do condomínio cria demonstrativos de receitas e despesas, relatórios de consumo de gás, e realiza o controle de fluxo de caixa e devedores, através de planilhas e editores de textos, onde lança os dados. Apenas a geração de boletos é feita através de um sistema bancário OBB, onde o administrador seleciona o condômino e lança o valor a pagar. O sistema a ser implantado possibilitará um aumento de produtividade, os relatórios e demonstrativos serão gerados com maior facilidade,