Organização, sistemas e métodos

Curso: Organização, Sistemas e Métodos

(conteúdo baseado no Capítulo 3 de Sistemas, Organização & Métodos - uma abordagem gerencial, de Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira - Atlas, 1990)

Estrutura Organizacional

Organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos:

• estrutura organizacional

• rotinas e procedimentos administrativos

Além da organização da empresa, o administrador tem três outras funções básicas:

• planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados estabelecidos e dos meios mais adequados para se alcançar estas metas

• a direção da empresa, que representa a orientação e/ou coordenação e/ou motivação e/ou liderança das atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados; e

• controle da empresa, que representa o controle e a avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos e resultados esperados

Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia:

• identificação das tarefas necessárias

• organização das funções e responsabilidades

• informações, recursos e feedback aos empregados

• medidas de desempenho compatíveis coom os objetivos

• condições motivadoras

Estrutura Informal da Organização

Estrutura informal é a rede de relações sociais e pesoais que não é estabelecida ou requerid pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma.

A estrutura informal focaliza as pessoas e suas relações. A estrutura formal focaliza autoridades e responsabilidades.

Do ponto de vista de administradores, a estrutura informal é um empecilho que regularmente oferece resistência às ordens formais, ou as altera ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado. Independente de ser útil ou prejudicial, a primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta.

Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade informal flui, na maioria das vezes de maneira ascendente ou horizontalmente. É mais um privilégio que um direito. É geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita aos sentimentos pessoais. Devido à sua natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como o está a estrutura formal.

A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas informais tendem a ficar menores, de maneira a permanecerem dentro dos limites das relações pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma grande empresa. Elas existem em todos os níveis. Algumas são confinadas apenas à empresa enquanto que outras podem ser parcialmente externas à empresa.

Características que favorecem o surgimento da liderança informal: idade, antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, liberdade de se mover na área de trabalho, personalidade agradável e comunicativa. Embora cada pessoa em um grupo de trabaho possa ser líder de alguma pequena estrutura informal, geralmente há um líder primário que está acima dos outros. A administração deve saber quem é o líder informal e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que esta liderança esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagonizá-los.

Estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem e adquirirem experiência. Entretanto, líderes informais podem falhar como líderes formais por não lidarem bem com a responsabilidade formal.

O grupo surge e persiste para manter os desejos de seus membros e, envolve, basicamente, o desenovolvimento e manutençao da cultura do do grupo, o desenvolvimento e manutenção de sistemas e canais de comunicação e o exercício do controle social, através do qual o comportamento dos outros é influenciado e regulado. O controle social acontece interna e externamente. O controle interno acontece para que membros do grupo se comportem de acordo com a cultura do grupo. O controle externo é dirigido aos de for a do grupo, tais como diretoria, sindicato. A pressão do controle externo pode ser bastante grande por exemplo, por ocasião de alguma greve.

Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura informal complementa o trabalho - o ideal é haver perfeita interação entre os dois tipos de estruturas. O quadro a seguir itemiza as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal em uma organização.

Vantagens Desvantagens

• proporciona maior rapidez no processo

• reduz distorções existentes na estrutura formal

• complementa a estrutura formal

• reduz a carga de comunicação dos chefes

• motiva e integra as pessoas da empresa • desconhecimento das chefias

• dificuldade de controle

• possibilidade de atritos entre pessoas

Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais:

• interesses comuns que se desenvolvem entre um certo número de pessoas que, através deles, passam a sintonizar-se mais intimamente

• a interação provocada pela própria estrutura formal

• os defeitos na estrutura formal

• a flutuação do pessoal dentro da empresa provoca, normalmente, alteração dos grupo sociais informais

• períodos de lazer

• disputa do poder

Estrutura