Administração Orçamentaria

Apresentação do Módulo

Olá pessoal:

Parabéns! Você está evoluindo muito bem. Agora já está iniciando o sétimo módulo da Educação à Distância e o assunto abordado será PDCA/MASP e Ferramentas da Qualidade. Mas não fique assustado com todas estas siglas, logo você vai ver que é tudo muito simples.

PDCA

O método PDCA que se baseia no controle de processos, foi desenvolvido na década de 30 pelo americano Walter Shewhart, mas foi Deming seu maior divulgador, ficando mundialmente conhecido ao aplicar nos conceitos de qualidade no Japão (MILET, 1993; BARRETO, 1999).

Neste sentido a análise e medição dos processos é relevante para a manutenção e melhoria dos mesmos, contemplando inclusive o planejamento, padronização e a documentação destes. Para a realização do controle do processo com eficácia é importante o entendimento do método PDCA, que é resumidamente composto de 4 letras (P, D, C, e A) que estão dispostas num ciclo e que, quando bem entendidas e aplicadas por todos na organização facilitam o gerenciamento organizacional.

A seguir você conhecerá o significado destas quatro letras e o módulo abordará o assunto com mais detalhes:

1) P (Plan = Planejar)

Definir o que queremos, planejar o que será feito, estabelecer metas e definir os métodos que permitirão atingir as metas propostas.

Por exemplo, no caso de desenvolvimento de um Sistema de Informação, esta atividade pode corresponder ao planejamento do Sistema.

2) D (Do = Executar)

Tomar iniciativa, educar, treinar, implementar, executar o planejado conforme as metas e métodos definidos.

Por exemplo, no caso de desenvolvimento de um Sistema de Informação, esta atividade pode corresponder ao desenvolvimento e uso do sistema.

3) C (Check = Verificar)

Verificar os resultados que se está obtendo, verificar continuamente os trabalhos para ver se estão sendo executados conforme planejados.

Por exemplo, no caso de desenvolvimento de um Sistema de Informação, esta atividade pode corresponder aos testes, análise das informações geradas e avaliação de qualidade do sistema.

4) A (Action = Agir)

Fazer correções de rotas se for necessário, tomar ações corretivas ou de melhoria, caso tenha sido constatada na fase anterior a necessidade de corrigir ou melhorar processos.

Por exemplo, no caso de desenvolvimento de um Sistema de Informação, esta atividade pode corresponder aos ajustes, implementações e continuidade do sistema.

MASP

O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) baseia-se na obtenção de dados que justifiquem ou comprovem teorias ou hipóteses previamente levantadas, para solucionar um problema. Este método recomenda a utilização das ferramentas da qualidade, que também serão apresentadas neste módulo, e lhe auxiliarão a identificar as causas que possam estar relacionadas ao problema em estudo, facilitando assim a tomada de decisão pela melhor alternativa de solução para o mesmo.

Não perca tempo, inicie logo este módulo pois terás uma excelente ferramenta para gerir a sua unidade!

Objetivos do Módulo

Oportunizar aos participantes:

Utilizar o método PDCA para gerenciar os processos e viabilizar a melhoria do desempenho organizacional;

Conhecer as ferramentas da qualidade e sua importância na aplicação do MASP.

Textos Explicativos

Pense nas questões abaixo:

Como gerenciar com eficácia a organização num ambiente competitivo e de tanta turbulência como o que estamos vivendo atualmente?

As empresas, que conhece, possuem um método definido para gerenciar os seus processos e buscar as soluções para os seus problemas de rotina?

Existe um método de trabalho planejado para as atividades realizadas ou as questões são resolvidas a medida que surgem e sempre de forma urgente?

Existe uma cultura de Planejar, Executar, Verificar e Agir corretivamente na sua organização?

São tomadas ações para evitar que os erros ou falhas sejam reincidentes na sua empresa?

As decisões tomadas a respeito de determinadas situações são avaliadas e registradas a fim de gerarem procedimentos padrões que visam a prevenção de problemas ou não-conformidades?

Então, se uma ou mais dessas questões obteviveram respostas negativas, este módulo vai ajudar torná-las positivas, pois utilizando PDCA/MASP e/ou Ferramentas da Qualidade, a organização passa a ter planejamento, execução, verificação e padronização de forma natural, eficiente e eficaz.

PDCA – Plan – Do – Check – Action

Para entender o PDCA precisamos primeiramente, ressaltar o conceito de Processo, então vejamos:

Processo = “conjunto de atividades inter relacionadas que transforma insumos “entradas” em produtos “saídas”

Onde:

“Entradas” = matéria prima, tecnologia, capital ou recursos humanos necessários à execução do processo.

“Saídas” = resultado do processo; aquilo que é recebido pelo (interno ou externo). Serviços, informações, materiais e equipamentos.

No módulo 9 – Processos, aprofundaremos este conceito, vamos ao PDCA!

Como se gerencia um processo com o PDCA

Podemos concluir que o PDCA é um Método de gerenciamento para melhorar resultados / resolver problemas, ou seja, alcançar as metas através de um planejamento adequado.

Para este método ser eficaz, é necessário atentar para a figura abaixo:

Vamos entender:

Os gestores de uma organização querem sempre chegar na frente, certo? Então, temos que aprender que quanto mais horas dedicadas ao planejamento, menos tempo para monitorar os resultados e para padronizar, o que significa, ser mais rápido.

Vejamos: Se houver planejamento adequado, a execução, etapa que permanece igual, será melhor executada, em conseqüência o controle/monitoramento, será realizado por tempo menor, bem como a padronização.

Podemos perceber, que a etapa de P = Planejamento merece muita atenção, a ela devemos dar muita importância... será que é assim que atuamos? Será que todos os gestores dedicam a atenção necessária a esta etapa?

A convivência com inúmeras empresas, mostra que os gestores não dedicam o tempo necessário ao planejamento, ocasionando retrabalhos, insatisfação do cliente, insatisfação do acionista e outras falhas que comprometem a qualidade da organização.

É importante sabermos o que implica em cada etapa, assim você poderá aplicar o método PDCA, com tranqüilidade em sua organização e/ou em sua vida:

Vamos conhecer o MASP

Método de Análise e Solução de Problemas

Esta metodologia baseia-se na obtenção de dados que justifiquem ou comprovem teorias ou hipóteses previamente levantadas. Através da utilização de algumas das ferramentas tratadas adiante, busca-se identificar as causas que possam estar relacionadas ao problema em estudo.

Conforme Campos, 1992, p.207 Todos nós precisamos ser exímios solucionadores de problemas. O domínio deste método é o que há de mais importante no TQC.

Assim a utilização deste método busca auxiliar na solução e na prevenção de problemas.

Na aplicação do MASP, três integrantes, que possuem papel relevante:

Os Conselhos da Qualidade;

Os Times de Trabalho;

Os Gestores de Processos.

Cada um interfere em fases distintas do método e é responsável por um tipo diferente de mudança de paradigma visando evoluir em relação ao estado atual da organização.

Além dos 3 integrantes acima, determinados elementos são de extrema relevância porque contribuem para efetividade do processo. São eles:

Os dados e as informações;

As ferramentas;

O método estruturado;

O trabalho em equipe.

Vejamos cada um deles:

Os dados e as informações:

Os dados devem ser coletados, analisados, agrupados, estratificados, de maneira a se constituírem em informação.

Lembre-se que a informação é sempre o resultado de uma análise de dados. As observações dos Times de Trabalho devem recair sobre dados relacionados ao tempo, local, tipo de produto e ao tipo de sintoma.

A pesquisa e a coleta de dados históricos deve anteceder a qualquer outra coleta, desde que eles sejam confiáveis e demonstrem não serem tendenciosos. É, em geral a partir desses dados que os caminhos de análise e solução dos problemas são priorizados.

As ferramentas:

As Ferramentas da Qualidade são elementos fundamentais no MASP. Os Times de Trabalho devem estar habilitados para sua utilização. Quando isto não ocorre, cabe ao líder buscar, junto ao facilitador, os meios para prover os treinamentos que habilitem os membros de sua equipe a utilizarem as ferramentas da forma certa.

O método estruturado:

A forma de utilização do MASP é outra variável importante para efetividade dos Times nos projetos de melhoria. A utilização do raciocínio lógico e natural deve ser feita de forma estruturada com muita disciplina. Não devem ser queimadas etapas.

Trabalho em equipe:

Além das habilidades na utilização das ferramentas, os membros dos Times devem estar preparados para trabalhar em equipe e lidar com as diferenças de ponto de vista. Há que se buscar sinergia, comunicação e muita disciplina, sem prejudicar o nível de participação e envolvimento das pessoas com a missão recebida.

Entenda como funciona o MASP, analisando a tabela abaixo. Nela fizemos um paralelo com o PDCA:

PDCA e MASP

PDCA MASP

Planejar

1.Identificação do Problema

2.Observação das características do problema

3.Análise e definição das causas principais

Executar

4.Ação para eliminar as causas

Verificar

5.Verificação da eficácia da ação

Agir corretivamente

6.Padronização para tornar as ações repetitivas

7.Revisão do Sistema de Controle

Na etapa 1 – Identificação do problema – é o momento de:

Escolher o problema.

É a tarefa mais importante, pois 50% do problema se resolve com a correta identificação do mesmo;

Levantar o histórico do problema, identificando a freqüência e como o mesmo ocorre;

Mostrar as perdas atuais e ganhos viáveis, utilizando-se um histograma, por exemplo;

Fazer a análise de Pareto (logo veremos o significa)

Priorizando temas e estabelecendo metas numéricas viáveis. Nessa tarefa, deve-se buscar somente os resultados indesejáveis. Atenção: a causa faz parte da Etapa 3.

Nomear a pessoa responsável ou nomear o grupo responsável e o líder, propondo uma data limite para ter o problema solucionado.

Na etapa 2 – Observação das Características do problema, as tarefas são:

Descobrir as características através da coleta de dados.

O problema deve ser observado sob vários pontos de vista: Tempo, local, tipo, sintoma e indivíduo.

Coletar opiniões e utilizar o gráfico de Pareto com as perguntas do "5W2H“ para coletar os dados;

Descobrir as características do problema através da observação no local;

Estimar um cronograma para referência, atualizado em cada processo;

Estimar um orçamento e definir uma meta.

Na etapa 3 - Análise e definição das causas principais – é hora de:

Definir as causas influentes, utilizando o brainstorming (em seguida estudaremos esta ferramenta) para colher o maior número possível de causas a fim de construir o diagrama de causa-efeito;

Escolher as causas mais prováveis, baseada nas informações colhidas na Etapa 2 (Observação);

Fazer a verificação de hipóteses, confrontando dados e opiniões utilizando Pareto para priorizar, o Histograma para avaliar;

Fazer o teste de consistência da causa fundamental e verificar a possibilidade de bloqueio. Se for impossível, pode ser que a causa determinada ainda não seja a causa fundamental, mas um efeito dela;

Em decorrência da tarefa anterior, deve-se transformar a causa num novo problema e perguntar outro porque voltando ao início do fluxo do processo.

Na etapa 4 – Plano de Ação – é hora de colocar energia para:

Elaborar a estratégia de ação, certificando-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre seus efeitos;

Elaborar o Plano de Ação para o bloqueio e revisar o cronograma e o orçamento final através do "5W2H";

Determinar a meta a ser atingida e os itens de controle e verificação dos diversos níveis envolvidos.

Na etapa 5 - Ação

Divulgar o plano a todos os envolvidos;

Apresentar claramente as tarefas e a razão delas;

Certificar-se de que todos entenderam e concordaram com as medidas propostas;

Executar a ação, registrando todos os resultados bons ou ruins e a data em que foram tomados.

Na etapa 6 – Verificação – é o momento de:

Comparar os resultados, utilizando os dados coletados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis;

Fazer uma listagem dos efeitos secundários;

Verificar a continuidade ou não do problema. Se os efeitos continuarem a ocorrer, significa que a solução apresentada foi falha;

Verificar se o bloqueio foi efetivo. Se a solução foi falha, volte a Etapa 2-Observação.

Na etapa 7 – Padronização – vamos trabalhar para:

Estabelecer o novo procedimento operacional ou rever o antigo pelo 5W2H;

Incorporar sempre que possível um mecanismo fool-proof ou à prova de bobeira;

Fazer a comunicação de modo a evitar possíveis confusões: estabelecer data de início da nova sistemática, quais as áreas que serão afetadas para que a aplicação do padrão ocorra em todos os locais necessários ao mesmo tempo e por todos os envolvidos;

Efetuar a educação e o treinamento, certificando-se de que todos os funcionários estão aptos a executar o procedimento operacional padrão;

Fazer um acompanhamento periódico da utilização do padrão.

Na etapa 8 – Conclusão – é hora de reunir os envolvidos para:

Relacionar os problemas remanescentes e também os resultados acima do esperado (são indicadores importantes para aumentar a eficácia nos futuros trabalhos);

Reavaliar os itens pendentes, organizando-os para uma futura aplicação do Método de Solução de Problemas;

Analisar as etapas executadas do MASP nos seguintes aspectos:

Cronograma - Houve atrasos significativos ou prazos folgados demais? Quais os motivos?

Elaboração do Diagrama Causa-Efeito (veja no texto a seguir) - Foi superficial? (Isto dará uma medida de maturidade da equipe envolvida. Quanto mais completo o diagrama, mais habilidosa a equipe);

Houve participação dos membros?

O grupo era o melhor para solucionar aquele problema?

As reuniões eram produtivas?

O que melhorar?

As reuniões ocorreram sem problemas (faltas, brigas, imposições de idéias)?

A distribuição de tarefas foi bem realizada?

O grupo ganhou conhecimentos?

O grupo melhorou a técnica de solução de problemas, usou todas as técnicas?

Ferramentas da Qualidade

Após estudar sobre o MASP, vamos estudar algumas das Ferramentas da Qualidade.

É importante ressaltar que independente do estágio da empresa, sempre existirá espaço para melhorias.

Na atualidade a melhoria contínua deve fazer parte da cultura de qualquer organização, bem como projetos para solução de problemas. Para conseguir tornar estes projetos efetivos é necessário definir uma sistemática para identificar, entender e tratar essas oportunidades.

Analisar os fatores de um processo, envolvem, como já vimos, dados, informações e idéias, as quais precisam estar estruturadas de forma que permita uma fácil interpretação.

Muitas vezes, o que determinamos como causa de um problema ou defeito (por exemplo, uma máquina, um setor, uma pessoa) no futuro conclui-se que é apenas um sintoma de um problema. A identificação das causas raízes dos problemas exigem uma investigação profunda de fatores envolvidos, o que parece ser um problema, pode ser um resultado decorrente de variações dos fatores do processo.

A busca pela correta solução dos problemas, no ambiente, empresarial é um grande desafio, pois este processo exige alocação de recursos com eficácia e eficiência, utilização de dados e fatos e possibilitar uma visão total do sistema, o que permite que outras áreas da organização contribuam com o processo.

Podemos citar alguns fatores que prejudicam a realização de melhorias e solução de problemas:

Não realizar a etapa de análise, ir direto para a fase da ação;

Não utilizar dados/informações corretos;

Não identificar a causa raiz – determinar como causa raiz o que na verdade é um sintoma do problema;

Não envolver as pessoas necessárias;

Não analisar os custos e benefícios potenciais da solução escolhida.

Por isso, as organizações devem desenvolver uma sistemática para que os esforços em busca da melhoria e soluções de problemas sejam conduzidos para a mesma direção e que o progresso destes esforços sejam acompanhados.

As Sete Ferramentas Básicas da Qualidade:

Podemos definir como meios gráficos utilizados para analisar dados, durante o processo de melhoria e solução de dados.

A popularização e desenvolvimento destas ferramentas são creditadas a JUSE (Japanese Union of Scientists and Engineers) e ao Professor Kaoru Ishikawa na década de 60.

Vejam quais são as principais ferramentas:

Brainstorming

Folha de Verificação

Diagrama de Pareto

Histograma

Diagrama de Causa e Efeito

Gráfico de Controle

Diagrama de Dispersão

Tipos de Ferramentas

QUANTITATIVAS

Servem para organizar e comunicar os dados numéricos QUALITATIVAS

Servem para organizar e comunicar os dados não-numéricos

Folha de Verificação

Diagrama de Pareto

Diagrama de Dispersão

Histograma

Gráfico de Controle Brainstorming

Diagrama de Causa e Efeito

“95% dos problemas existentes em uma organização podem ser solucionados com o uso das sete ferramentas”

- Kaoru Ishikawa.

Assim, lembrem-se que:

as ferramentas podem ser aplicadas nas situações mais comuns para resolver problemas;

dependem de dados numéricos, exceto brainstomring e diagrama de causa e efeito;

as ferramentas têm foco no controle de qualidade e não no planejamento, este ligado a garantia da qualidade.

Vamos estudar cada uma delas.

1. Brainstorming

Traduzindo: Tempestade cerebral ou Tempestade de idéias.

Consiste em estabelecer um método que permita a equipe gerar idéias, de forma criativa e rápida, buscando a solução de um problema ou a melhoria de processos.

Quando usar:

quando queremos encorajar e fazer com a que a equipe de trabalho solte a criatividade no desenvolvimento de idéias, desprendendo-se dos padrões existentes;

quando queremos estimular a participação de todos na geração de idéias e evitar situações de domínio ou omissão excessivas;

quando queremos que toda equipe desenvolva a criatividade em conjunto durante a solução de um problema.

A realização de uma reunião de Brainstorming pode ser pelo Método Estruturado ou no Método não Estruturado, vejamos:

Método Estruturado

1. Apresentar de forma que todos os participantes possam visualizar o motivo do brainstorming (problema ou projeto de melhoria). Certifique-se que todos entenderam o assunto.

2. Cada participante dá uma idéia, cada um na sua vez. Nenhuma idéia pode ser criticada. Enquanto isso a participação é encorajada, cuidando com a ansiedade e com a timidez excessiva.

3. Na medida em que as idéias são geradas, devem ser escritas de forma que todos visualizem. Certifique-se que a idéia escrita transmite realmente o que o proponente disse.

4. Os giros para geração de idéias acontecem até passar por todos. Em média o processo deve durar de 5 a 20 minutos, dependendo do número de integrantes e complexidade do assunto.

5. A lista de idéias deve ser revisada, descartando somente as idéias que são idênticas.

Método Não Estruturado

Ocorre da mesma forma que o método estruturado, porém as idéias podem ser ditas por qualquer um, em qualquer momento.

2. Folha de Verificação

Serve para registrar e compilar dados coletados, facilitando a identificação de tendências e principais anomalias do processo.

Para aplicar a Folha de Verificação é importante responder as seguintes questões:

Que dados queremos coletar?

Quem seá o responsável pela coleta?

Qual o período e a frequência da coleta?

Onde esses dados serão obtidos?

Que estratificações dos dados precisaremos na coleta para facilitar a sua análise?

Que sínteses dos dados serão necessárias?

Como os dados serão coletados?

Quando usar:

quando queremos obter dados de fácil entendimento, utilizando uma ferramenta simples, e que pode ser aplicada em qualquer área de análise;

quando queremos mapear uma situação clara do que está acontecendo, considerando fatos e dados;

quando queremos confirmar e obter um consenso sobre uma determinada situação ( várias pessoas/setores devem buscar e registrar a mesma coisa).

Para construir uma Folha de Verificação, devemos seguir alguns passos:

Escrever, claramente, qual é a situação que está sendo observada. Atentar para que todos compreendam as definições, por exemplo se você está procurando medir as vendas por região, todos devem conhecer quais cidades pertencem a cada região.

Definir o responsável pela coleta, período de coleta e fontes para coleta. O período pode variar de horas a meses; o responsável deve ter disponibilidade de tempo e conhecimento. Atenção: o responsável pela coleta, deve estar preparado para registrar e comunicar situações críticas, se não os dados podem gerar resultados equivocados.

Elaborar uma Folha de Verificação, prática e fácil de usar. Os itens relacionados devem constar na Folha de Verificação completa:

Nome do projeto

Local (onde os dados serão coletados)

Nome do responsável pela coleta

Data

Coluna com o nome dos motivos/situações

Coluna com dia ou data da coleta

Total por coluna

Total por linha

Total geral

3. Histograma

Serve para

Verificar o tipo de DISTRIBUIÇÃO dos dados.

Observar o comportamento das diversas classes em relação à variável estudada.

Comparar variáveis diferentes entre classes.

Comparar evolução das classes ao longo do tempo.

O Histograma visa resumir os dados coletados de um processo durante um período estabelecido, e partir destes demonstrar em forma de gráfico a distribuição de freqüências.

Quando usar:

quando temos muitos dados que são difíceis de apresentar e ser interpretados em uma tabela;

quando queremos apresentar a quantidade de ocorrências pertinentes a vários dados;

quando queremos identificar a concentração e a forma de distribuição dos dados;

quando queremos buscar a tendência do desempenho dos processos;

quando queremos identificar se ocorreu alguma mudança no processo e/ou para avaliar seu desempenho.

Para construir um histograma você deve:

definir os dados a ser medidos, estes devem ser “variáveis” medidos sobre uma escala contínua.

registrar os dados – estabeleça se fará a coleta por um período: hora, dia, semana, turno, etc.

elabore uma tabela, com os dados e sua freqüência

na linha vertical do eixo y, desenhe a escala de contagem, ou seja, os dados devem ser medidos sobre uma escala contínua, exemplo: temperatura, tempo, peso, velocidade, quantidade. (inclua do menor ao maior)

na linha horizontal do eixo x, desenhe a escala referente à variável que está sendo medida.

para cada intervalo de classe, desenhe uma coluna indicando a ocorrência daquele intervalo.

Por exemplo:

Vamos monitorar as falhas de uma peça, conforme tabela de dados abaixo:

Monitoramento de Falhas

Intervalo - diâmetro da peça Classe Ocorrências

9,81 - 9,85 1 0

9,86 - 9,90 2 10

9,91 - 9,95 3 35

9,96 - 10,0 4 45

10,01 - 10,05 5 50

10,06 - 10,10 6 55

10,11 - 10,15 7 25

10,16 - 10,20 8 5