GESTÃO DE PROJETOS EMPRESA DE EVENTO

GESTÃO EMPRESARIAL

GESTAO DE PROJETOS

Projeto da empresa CCC

O plano atual da empresa CCC é promover um evento musical, que será em Porto Alegre e terá a participação de bandas de rock da década de 80. Projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. (PMI,2013). Dessa forma, o evento da empresa CCC tem características de projeto, pois tem um objetivo especifico, é complexo, por ter o envolvimento de múltiplas áreas de conhecimento,  o esforço empreendido no evento será temporário e o resultado irá contribuir para um maior destaque da CCC no ramo da moda, obtendo uma vantagem competitiva no mercado e permitirá criação de valor ao negócio.

            O ciclo de vida do projeto está relacionado à sequência de fases para o desenvolvimento do projeto, que é conduzido por sua natureza temporária. As fases do projeto unem o início, meio e fim. O evento foi dividido nas seguintes fases:

• Iniciação: É a definição do projeto, tendo início da ideia. Onde será realizado um estudo de viabilidade. Define os custos e receitas esperadas. Indica os fornecedores e os métodos proposto para o objetivo do evento. 
• Planejamento: Planejamento formal do evento, criação de checklist, de planos de atividades, financeiro, segurança, comunicação, marketing e RH. Contratação de bandas, reserva do local, meio de divulgação do evento.
• Monitoramento e controle: Realiza o monitoramento e controle de todas as atividades, análise dos processos para que nenhum imprevisto aconteça e o objetivo não se perca. 
• Execução: Será o evento, onde são postos todos os planos em operação e possíveis mudanças ou resoluções de problemas.
• Encerramento: Prestação de contas e avaliação do evento e feedbacks.

Os processos de gerenciamento que serão utilizados:

• Gerenciamento de integração: Criação do termo de abertura. Integrar todos os processos com a equipe. Gerenciar o conhecimento do evento.
• Gerenciamento de Escopo: Análise e inclusão de todas as atividades a ser executada no evento, criação da EAP.  Criar um checklist de todo o trabalho. Controlar os desvios, criar planos de ação para diferentes cenários problemáticos. 
• Gerenciamento de Tempo: Verificação de que todos os trabalhos acertados, fornecedores e entregas serão realizadas dentro do prazo previsto para o evento. 
• Gerenciamento de Custo: Estimar os custos. Fazer vários orçamentos para buscar custo-benefício. Controlar para que os custos não ultrapassem o limite planejado e aprovado pela empresa.  
• Gerenciamento da Qualidade: De acordo com o objetivo do evento, deve-se determinar a políticas de qualidade dos fornecedores, bandas, parceiros do evento. Controlar toda contratação para que fique dentro da qualidade esperada. 
• Gerenciamento de Recursos Humanos: Definir o pessoal e a área que cada um deve atuar. Dar apoio necessário para o desenvolvimento dos colaboradores.
• Gerenciamento de Comunicações: A empresa que gerenciará o projeto deve organizar informações e comunicação com todas as partes interessadas no evento, sendo a empresa e os parceiros.
• Gerenciamento de Riscos: Gerenciar, identificar, controlar, monitorar e analisar os riscos. Visando diminuir a ocorrência dos riscos.
• Gerenciamento de aquisições: Aquisição de equipamentos, negociação com fornecedores, fechamento de contrato de segurança, contratação da banda. Gerenciar as contratações.
•  Gerenciamento de Stakeholders: Identificar as partes interessadas, entender suas as necessidades e expectativas. Garantir, gerenciar e monitorar o engajamento entre elas.

A estrutura da empresa CCC é uma organização que não é baseada em projetos, ela se define em não ter sistemas de gerenciamento projetados para dar suporte às necessidades dos projetos de modo eficiente e eficaz. A ausência de sistemas orientados a projetos normalmente dificulta o gerenciamento de projetos, dessa forma ela adquiriu a empresa DT produções para ser incubadora e executora de seus projetos, dessa forma ela aproveita a experiencia e know-how da equipe. A DT produções é uma organização com estrutura orientada a projeto, sendo que a maior parte dos recursos são envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. Possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas se reportam diretamente ao gerente de projeto ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.

Para dar início ao projeto foi elaborado o termo abertura do projeto, onde é definida as atribuições e responsabilidades do projeto. E também EAP, estrutura analítica do projeto, que foi elaborada através de fases, com ela estruturada, as atividades podem ser delegadas, facilitando a cobrança dos resultados e favorecendo o acompanhamento no nível gerencial de cada etapa. São apresentadas a seguir:

Project Charter (Termo de Abertura)
Projeto- Evento Musical em Porto Alegre
1. Objetivo do projeto
Promover um evento musical, que será em Porto Alegre e terá a participação de bandas de rock da década de 80
2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade
A empresa responsável pelo projeto será a DT Produções, que foi adquirida pela empresa CCC para ser incubadora e executora de eventos.
3. Metas
Manter a empresa em evidência no ramo da moda. Fortalecimento da marca
4. Premissas
Contratar principais bandas de rock da década de 80. Evento acontecer no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos pela empresa CCC Algumas empresas foram previamente convidadas a parceria no evento, em especial a do ramo de fast food. Praça de alimentação que existirá junto ao palco. Local do evento deverá ser no Centro de Eventos FIERGS.
5. Restrições
Prazo para o planejamento do evento, que deverá acontecer ao final do ano.
6. Riscos
Dificuldade em encontrar bandas da década de 80. Disponibilidade de fornecedores. Condições de tempo desfavorável para acontecimento do evento. Custos extrapolar do planejado Demora na entrega, imprevistos com fornecedores, parceiros e montagem do evento. Não conseguir alcançar a quantidade necessária de pessoas interessadas em participar do evento.
7. Prazo de implantação
12 meses
8. Investimento
R$ 1.000.000,00
9. Principais Etapas
Etapas	Duração Estimada	Custo Estimado
Planejamento do evento Contratação das bandas Contratação de decoração/ infraestrutura Contratação de serviços Contratação da equipe para o dia do evento Divulgação do evento Produção de materiais de apoio marketing Produção do roteiro Hotel, serviços de apoio (como transfer entre sede do evento e hotel) Programação visual – sinalização do evento Credenciamento	3 meses 4 meses 2 meses 1 mês 3 meses 12 meses 6 meses 4 meses 3 meses 3 meses 3 meses	--- R$500.000,00 R$ 50.000,00 R$ 15.000,00 R$ 10.000,00 R$ 200.000,00 R$ 50.000,00 R$ 5.000,00 R$ 30.000,00 R$ 5.000,00 R$ 10.000,00
10. Principais Stakeholders
Empresa CCC Clientes da empresa CCC Publico interessado nas bandas Fornecedores Parceiros do evento Empresa DT produções Bandas contratadas
11. Comentários
Este projeto faz parte do Programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. O projeto executado será um grande evento musical que colocara a empresa CCC em evidência no mercado. Dessa forma todos os esforços deverão ser realizados para que nenhum obstáculo prejudique os resultados esperados.

• EAP – Estrutura Analítica do Projeto [pic 1]

REFERÊNCIAS

Project Management Institute. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 5. ed. Newtown Square: PMI, 2013.

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