GESTÃO DE PROJETOS EMPRESA DE EVENTO
Por: Daniely Tranhago • 19/3/2021 • Projeto de pesquisa • 1.182 Palavras (5 Páginas) • 286 Visualizações
GESTÃO EMPRESARIAL
GESTAO DE PROJETOS
Projeto da empresa CCC
O plano atual da empresa CCC é promover um evento musical, que será em Porto Alegre e terá a participação de bandas de rock da década de 80. Projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. (PMI,2013). Dessa forma, o evento da empresa CCC tem características de projeto, pois tem um objetivo especifico, é complexo, por ter o envolvimento de múltiplas áreas de conhecimento, o esforço empreendido no evento será temporário e o resultado irá contribuir para um maior destaque da CCC no ramo da moda, obtendo uma vantagem competitiva no mercado e permitirá criação de valor ao negócio.
O ciclo de vida do projeto está relacionado à sequência de fases para o desenvolvimento do projeto, que é conduzido por sua natureza temporária. As fases do projeto unem o início, meio e fim. O evento foi dividido nas seguintes fases:
- Iniciação: É a definição do projeto, tendo início da ideia. Onde será realizado um estudo de viabilidade. Define os custos e receitas esperadas. Indica os fornecedores e os métodos proposto para o objetivo do evento.
- Planejamento: Planejamento formal do evento, criação de checklist, de planos de atividades, financeiro, segurança, comunicação, marketing e RH. Contratação de bandas, reserva do local, meio de divulgação do evento.
- Monitoramento e controle: Realiza o monitoramento e controle de todas as atividades, análise dos processos para que nenhum imprevisto aconteça e o objetivo não se perca.
- Execução: Será o evento, onde são postos todos os planos em operação e possíveis mudanças ou resoluções de problemas.
- Encerramento: Prestação de contas e avaliação do evento e feedbacks.
Os processos de gerenciamento que serão utilizados:
- Gerenciamento de integração: Criação do termo de abertura. Integrar todos os processos com a equipe. Gerenciar o conhecimento do evento.
- Gerenciamento de Escopo: Análise e inclusão de todas as atividades a ser executada no evento, criação da EAP. Criar um checklist de todo o trabalho. Controlar os desvios, criar planos de ação para diferentes cenários problemáticos.
- Gerenciamento de Tempo: Verificação de que todos os trabalhos acertados, fornecedores e entregas serão realizadas dentro do prazo previsto para o evento.
- Gerenciamento de Custo: Estimar os custos. Fazer vários orçamentos para buscar custo-benefício. Controlar para que os custos não ultrapassem o limite planejado e aprovado pela empresa.
- Gerenciamento da Qualidade: De acordo com o objetivo do evento, deve-se determinar a políticas de qualidade dos fornecedores, bandas, parceiros do evento. Controlar toda contratação para que fique dentro da qualidade esperada.
- Gerenciamento de Recursos Humanos: Definir o pessoal e a área que cada um deve atuar. Dar apoio necessário para o desenvolvimento dos colaboradores.
- Gerenciamento de Comunicações: A empresa que gerenciará o projeto deve organizar informações e comunicação com todas as partes interessadas no evento, sendo a empresa e os parceiros.
- Gerenciamento de Riscos: Gerenciar, identificar, controlar, monitorar e analisar os riscos. Visando diminuir a ocorrência dos riscos.
- Gerenciamento de aquisições: Aquisição de equipamentos, negociação com fornecedores, fechamento de contrato de segurança, contratação da banda. Gerenciar as contratações.
- Gerenciamento de Stakeholders: Identificar as partes interessadas, entender suas as necessidades e expectativas. Garantir, gerenciar e monitorar o engajamento entre elas.
A estrutura da empresa CCC é uma organização que não é baseada em projetos, ela se define em não ter sistemas de gerenciamento projetados para dar suporte às necessidades dos projetos de modo eficiente e eficaz. A ausência de sistemas orientados a projetos normalmente dificulta o gerenciamento de projetos, dessa forma ela adquiriu a empresa DT produções para ser incubadora e executora de seus projetos, dessa forma ela aproveita a experiencia e know-how da equipe. A DT produções é uma organização com estrutura orientada a projeto, sendo que a maior parte dos recursos são envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. Possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas se reportam diretamente ao gerente de projeto ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.
Para dar início ao projeto foi elaborado o termo abertura do projeto, onde é definida as atribuições e responsabilidades do projeto. E também EAP, estrutura analítica do projeto, que foi elaborada através de fases, com ela estruturada, as atividades podem ser delegadas, facilitando a cobrança dos resultados e favorecendo o acompanhamento no nível gerencial de cada etapa. São apresentadas a seguir:
Project Charter (Termo de Abertura) | ||
Projeto- Evento Musical em Porto Alegre | ||
1. Objetivo do projeto | ||
Promover um evento musical, que será em Porto Alegre e terá a participação de bandas de rock da década de 80 | ||
2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade | ||
A empresa responsável pelo projeto será a DT Produções, que foi adquirida pela empresa CCC para ser incubadora e executora de eventos. | ||
3. Metas | ||
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4. Premissas | ||
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5. Restrições | ||
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6. Riscos | ||
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7. Prazo de implantação | ||
12 meses | ||
8. Investimento | ||
R$ 1.000.000,00 | ||
9. Principais Etapas | ||
Etapas | Duração Estimada | Custo Estimado |
Planejamento do evento Contratação das bandas Contratação de decoração/ infraestrutura Contratação de serviços Contratação da equipe para o dia do evento Divulgação do evento Produção de materiais de apoio marketing Produção do roteiro Hotel, serviços de apoio (como transfer entre sede do evento e hotel) Programação visual – sinalização do evento Credenciamento | 3 meses 4 meses 2 meses 1 mês 3 meses 12 meses 6 meses 4 meses 3 meses 3 meses 3 meses | --- R$500.000,00 R$ 50.000,00 R$ 15.000,00 R$ 10.000,00 R$ 200.000,00 R$ 50.000,00 R$ 5.000,00 R$ 30.000,00 R$ 5.000,00 R$ 10.000,00 |
10. Principais Stakeholders | ||
Empresa CCC Clientes da empresa CCC Publico interessado nas bandas Fornecedores Parceiros do evento Empresa DT produções Bandas contratadas | ||
11. Comentários | ||
Este projeto faz parte do Programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. O projeto executado será um grande evento musical que colocara a empresa CCC em evidência no mercado. Dessa forma todos os esforços deverão ser realizados para que nenhum obstáculo prejudique os resultados esperados. |
- EAP – Estrutura Analítica do Projeto [pic 1]
REFERÊNCIAS
Project Management Institute. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 5. ed. Newtown Square: PMI, 2013.
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