Projeto sobre implementação do sistema de gestão

Um projeto de implantação de um sistema de gestão estará sempre fortemente alicerçado no equilíbro destes três elementos.A aquisição de uma tecnologia por si só não resolve todos os seus problemas, por exemplo. Um sistema de gestão é uma tecnologia que deve ser configurada e a empresa por sua vez deve ser preparada para recebê-lo. Isso envolve metodologia e um bom sistema com certeza, mas não será eficaz se a empresa ao implantar o sistema não souber o que faz e não tiver pessoas alinhadas estrategicamente com a organização. Implantar um ERP significa sistematizar as atividades da empresa de maneira a definir padrões sejam eles flexíveis ou não. Definir errado resulta ou em prejuizo no processo ou no desuso da tecnologia.

Houve o tempo em que não existiam ERPs e mesmo assim as pessoas gerenciavam este equilíbrio, pois vários pequenos sistemas, que normalmente eram uma combinação de ferramentas, técnicas de trabalho, processos e pessoas precisavam ser sistematizados de maneira a garantir uma sequência de trabalho com eficiência e eficácia.

As pessoas devem ter um significativo grau de conhecimento e/ou autonomia sobre os processos da empresa, remuneração adequada, alto nível de motivação, comprometimento e disponibilidade de tempo. É óbvio que a empresa não pode parar sua operação durante a implantação de um ERP, porém jamais deverá escolher aqueles que estão “sobrando” em cada departamento para compor o time do projeto. Deverá escolher os melhores e criar planos de contingência para cobrir sua ausência. As decisões que as pessoas tomam durante o projeto, o conhecimento que elas adquirem e a forma como irão replicar isso para os demais membros da organização serão decisivos para o sucesso do investimento.

O correto mapeamento dos processos significa que o time de projeto entendeu exatamente o que a empresa faz, quem é responsável pelo que, quais as entradas e saídas dentro da cadeia produtiva e os fatores críticos de sucesso da operação da empresa. Caso a empresa ainda não tenha feito este mapeamento, o projeto de implantação é o momento ideal para fazê-lo. De maneira geral posso dizer que para um projeto básico de mapeamento de processos teremos as seguintes etapas: definição ou entendimento dos objetivos estratégicos, definição ou entendimento das competências organizacionais e pessoais, definição dos macro-processos e o detalhamento destes macro processos criando o relacionamento entre os diversos processos que os compõe. Veja que os processos definidos devem representar a operação da empresa e ao mesmo tempo estarem alinhados à visão estratégica da empresa. Isso quer dizer que pode-se aproveitar o momento para mudar as coisas. Seja porque o conjunto de melhores práticas do ERP mostrou caminhos melhores ou porque o estudo dos processos demonstrou que existem maneiras diferentes de produzir os resultados que a empresa e os clientes esperam.