Usando as ferramentas da Organização, sistemas e métodos nas empresas Century 21

O uso dos instrumentos de Organização, Sistemas e Métodos nas empresas do Século 21.

30 de março de 2007 às 17:24

Por Francisco Mirialdo Chaves Trigueiro A área de Organização, Sistemas e Métodos (OS&M) representa, a princípio, a racionalidade e formalidade nas empresas. Até o final dos anos 80 as mudanças demoravam a acontecer, o ambiente interno era mais estável em função de uma maior previsibilidade do ambiente externo, uma vez que a consolidação da globalização econômica não havia acontecido. Assim, as empresas brasileiras se preocupavam com as variáveis econômicas, políticas, sociais, tecnológicas e competitivas a nível nacional, e por isso, em uma dimensão menor. Nesse sentido, os instrumentos de OS&M podiam seguir o ritmo das circunstâncias da época. No Governo Collor, o Brasil começou o processo de abertura econômica no início dos anos 90 e consolidada nos governos FHC e Lula. As empresas passaram por reestruturação, com diminuição de níveis hierárquicos, com a implantação de sistemas de comunicação mais ágeis e flexíveis a fim de não se contrapor às variáveis ambientais incontroláveis, como as externas. Com a globalização, cresceu a concorrência e agora, as empresas brasileiras concorrem com as estrangeiras, instaladas ou não no Brasil. Então, a forma de produção mudou, os departamentos de marketing e vendas tornaram-se fundamentais para manter a carteira de clientes. O público-alvo passou a ter mais alternativas de escolha de produtos e serviços. A gestão de pessoas passou a enfocar a capacitação de funcionários, que foram obrigados a mudar o perfil de formação, incluindo a intelectualidade, a inteligência emocional, a dominação tecnológica e da informática com o objetivo de atender o mercado cada vez mais exigente. As máquinas foram modernizadas, os processos de pedido e de produção passaram a ser automatizados. E o gerenciamento dessas áreas necessariamente passa pelo uso dos instrumentos de OS&M. E agora no Século 21, mais do que nunca, as empresas devem repensar a forma como utilizam esses instrumentos de modo a alcançar os objetivos e manterem-se preparadas para competir. Este artigo tem o objetivo de analisar como as empresas devem utilizar o Quadro de Distribuição de Trabalho, Fluxograma, Layout e Formulário no Século 21, diante de uma conjuntura ambiental mundial e, portanto, complexa. O fator tempo implica em resultados práticos e até na lucratividade das empresas do Século 21. Assim, a alocação de recursos (matéria-prima, peças, equipamentos, entre outros) e de pessoas no desempenho de tarefas é significativa para a tomada de decisão e o gerenciamento. Nesse contexto, o Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT) torna-se um instrumento importante. Entretanto, a sua elaboração deve nortear os resultados da companhia em um ambiente mais dinâmico e incerto. Não se permite que o QDT apenas simbolize que tarefas devem ser desempenhadas em cada função e por quem, quando e a seção. O mercado exige uma atuação mais concreta em curto prazo, e para a distribuição das atividades deve abranger, além das características citadas anteriormente a capacitação do funcionário, o equilíbrio de trabalho, a simplicidade do processo, a flexibilidade para atender a imprevistos e integração com demais departamentos. Empresas dos mais diversos setores (indústria, comércio ou serviço) dos mais diversos ramos (indústria automobilística, varejo alimentar ou empresas de aviação) devem distribuir as funções e respectivas atividades de modo a superar obstáculos, nem que para isso tenha que reformular tudo rapidamente, realocar pessoal, otimizar os recursos financeiros e materiais. Por exemplo, as empresas de aviação civil com a crise aérea devem estar preparadas para os blecautes e responder rapidamente ao principal interessado: o cliente. Para ele não importa quem internamente executa ou é responsável pelos serviços. Enfim, só deseja ter seu problema resolvido. As atividades representadas no QDT são interligadas com outras do mesmo setor ou de outros. Esse processo de integração é possível através de um instrumento simbolizado pelos Fluxogramas, ou seja, é o passo a passo de cada ação relacionada a outras dentro das empresas. O fator humano nos fluxogramas representa a operação, o seu funcionamento, pois apenas o gráfico não significa que as atividades estão sendo desenvolvidas, a comunicação está acontecendo sem ruído e o feedback fornecido. Esse instrumento tem início, meio e possivelmente fim, dependendo das circunstâncias. Neste início de século, a tecnologia influencia a eficácia dos fluxogramas, e conforme explicitamos no início, a gestão de pessoas deve estar voltada para a preparação e capacitação do capital humano, uma vez que o processo só funciona com o mútuo entendimento das partes envolvidas. Ainda acontece, por exemplo, conflitos negativos entre pessoas e

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