Os Sistemas de Informação

ECI/UFMG – Curso: Biblioteconomia – Disciplina: Fundamentos de Organização da Informação – Prof.: Cristina Ortega – 1º semestre de 2018

Sistemas de informação^[1]

Meyriat (2016, original de 1981) fala em sistema técnico-social, ao tratar da área que nos ocupa. Para ele, o termo sistema deve ser entendido em sentido teórico: um conjunto de elementos ligados entre si de modo a serem interdependentes, e arranjados com vistas a alcançar um objetivo. Quanto ao objetivo, ele é identificado naquilo que o precede: trata-se de obter informação. Quanto aos elementos, eles são ao mesmo tempo: seres humanos, essencialmente as pessoas ou grupo de pessoas que buscam informação e eventualmente seus auxiliares ou intermediários; os objetos materiais, como os documentos e as ferramentas ou máquinas empregadas para tratar estes documentos; e os conhecimentos técnicos necessários a este tratamento.

A primeira atividade para a construção de um sistema de informação – depois de identificado seu públicos-alvo e elaborados seus objetivos – é a seleção. O produto da atividade de seleção é a coleção. A seleção de documentos, a produção de base de dados e a ordenação de documentos são atividades de organização da informação.

Com o sistema de informação constituído, são elaborados produtos, serviços e ações diversas de sensibilização de públicos. Na sua totalidade, os sistemas e os serviços e demais ações voltadas ao público constituem as chamadas unidades de informação, como bibliotecas, centros de documentação, centros de memória, além de redes ou sistemas de informação. Exemplos destas redes/sistemas de informação são: como os sistemas de bibliotecas universitárias, os sistemas de bibliotecas escolares, os sistemas de bibliotecas públicas, os sistemas de informação científica, entre outros.

Os sistemas de informação são também chamados de sistemas de recuperação da informação (SRI). A denominação sistemas de recuperação da informação (SRI), no entanto, é mais usada para falar das bases de dados.

Wellisch (1987, original de 1980) fala de sistema de recuperação da informação no sentido estrito de bases de dados, como segue:

Um sistema de recuperação de informação (SRI) pode ser definido como um conjunto de dados padronizados, armazenados em meio eletrônico, utilizados para identificar documentos. Dito de outro modo, a meta de um sistema de informação é permitir que um usuário recupere documentos através de certas características específicas, como autor, título conhecido, assunto, outros, ou qualquer combinação desses elementos.

A maneira mais primária de conseguir informação contida em documentos é inspecionar todos os documentos, um a um, até que sejam encontrados todos os documentos com as informações desejadas.

Uma maneira mais eficiente de encontrar a informação é consultar sistemas que contenham uma espécie de 'substitutos de documentos'.

Portanto, são necessárias operações de fabricação desses substitutos, ou seja, a fabricação de representações, as quais são denominadas informações documentárias. Esses substitutos listam as características através das quais os documentos podem ser procurados. Estas características são arranjadas de tal forma que todas e cada uma delas possam ser examinadas individualmente ou em qualquer combinação desejada.

Esse procedimento consiste em dividir o universo de documentos em subunidades administráveis, como segue:

- os substitutos dos documentos devem identificar cada documento de maneira única, apresentando características suficientes para tal

- as características dos documentos devem ser ordenadas em sequência universalmente conhecida, como a alfabética e a numérica

- se nenhum documento novo for inserido no sistema, este manter-se-á em estado de equilíbrio, pois nada perturbará o arranjo dos substitutos dos documentos nos vários arquivos mantidos no sistema

Desse modo, com base em Wellisch, podemos dizer que um sistema de informação não se ocupa necessariamente da guarda de documentos e de provimento de seus meios de acesso, mas das referências dos documentos. No que tange à guarda, há instituições responsáveis pela armazenagem dos documentos, sejam eles eletrônicos ou não. Quanto aos meios de acesso, um sistema de informação pode oferecer links aos documentos eletrônicos referenciados. No caso dos documentos não eletrônicos, é comum que existam serviços de consulta local, empréstimo domiciliar e envio dos documentos digitalizados por e-mail, ou outros.