ADMINISTRAÇÃO

A Função Controle

O controle é a ultima função da administração a ser analisadas e diz respeito aos esforços exercidos para gerar e usar informações relativas a execução das atividades nas organizações visando detectar problemas e desvios para possibilitar sua correção. A função de controle e a forma de manter a organização não apenas no rumo planejado, mas também no rumo certo.

O desempenho satisfatório de uma organização não depende apenas de um processo de planejamento responsável por elaborar objetivos desafiadores e de uma direção que lidere e motive seus funcionários, depende também de um sistema de controle eficaz, que seja responsável por detectar possíveis desvios e corrigi-los há tempo. O controle é um esforço sistemático de gerar informações sobre a execução das atividades organizacionais, de forma a torna-las consistentes com as expectativas estabelecidas nos planos e objetivos. É o processo que busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão e dos objetivos das organizações. Para isso o controle tem duas atribuições essenciais: o monitoramento das atividades, comparando o desempenho real com o planejado e a correção de qualquer desvio significativo.

De fato controlar é a forma que as organizações encontram para lidar com as incertezas e a dinâmica do contexto em que estão inseridas, o controle tem a função de manter o Orientação do controle

Apesar da necessidade de controlar suas atividades, as organizações não possuem sistemas de controles idênticos. Existem três abordagens com relação a orientação do controle organizacional, são elas:

1) Controle de Mercado: utiliza critérios e mecanismos de mercado, tais como, preço, a participação de mercado e os lucros para avaliar e controlar as atividades e o resultado. É um controle que avalia o desempenho com base nos fatores externos á organização.

2) Controle Burocrático: é assegurado mediante a responsabilidade e autoridade hierárquicas, fazendo uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas padrões, políticas, procedimentos para influenciar e avaliar o desempenho.

3) Controle de Clã: é assegurado pelo compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições e outros aspectos que dizem respeito a cultura da organização.

Controle por Nível organizacional

O controle é um conceito que pode ser aplicado em diferentes níveis organizacionais, como a organização de divide em níveis estratégico, tático e operacional e para cada um desses níveis existem atividades e processos que deve ser monitorados e avaliados, assim também podemos distinguir três níveis de controle: estratégico, tático e operacional.

Controle Estratégico: procura monitorar o desempenho da organização como um todo, bem como acompanhar as tendências do ambiente externo, fazendo os ajustes necessários na estratégia da organização.

Controle Tático: se refere ao uso de mecanismos de controle especializados em subsistemas da organização, tais como divisões ou áreas funcionais: marketing, finanças, produção de recursos humanos, entre outras.

Controle Operacional: utiliza mecanismos de controle ainda mais específicos focalizando atividades operacionais, na maioria das vezes, de produção ou de acompanhamento. Ex. mensuração de produtos não aprovados nos testes de qualidade, o novel de reclamação e devolução dos clientes e o tempo de realização de um pedido.

Tipos de Controle

O controle do desempenho de uma atividade ou processo organizacional pode ser efetuado em diferentes momentos: antes que a atividade comece, enquanto a atividade decorre ou depois que a atividade estiver terminada. O três tipos de controle baseados no sincronismo temporal são: o controle preventivo, o controle simultâneo, e o controle posterior.

1) Controle preventivo: antecipa os problemas, foco nos insumos. Ex inspeção de matéria- prima.

2) Controle Simultâneo: corrige o problema à medida que ocorrem, foco nos processos. Ex. supervisão direta dos trabalhadores.

3) Controle Posterior: corrige problemas depois que ocorrem, foco nos resultados. Ex. inspeção de qualidade dos bens.

Processo de Controle

A função de controle vista em sua totalidade, pode ser conceituada como um processo umas vez que se refere a uma série de etapas que buscam assegurar que a organização alcance seus objetivos. Trata-se de um processo de coleta de informações que ajuda os dirigentes a tomarem decisões adequadas a cerca do rumo da organização. O processo de controle pode ser dividido em quatro etapas: o estabelecimento de parâmetro de desempenho, a medição do desempenho real, a comparação do desempenho observado e a implementação de medidas corretivas.

1) Parâmetro de Desempenho: define essas expectativas, explicando o nível de desempenho esperado para cada tarefa organizacional, fornecem critérios de avaliação que permitem medir e comparar o desempenho real. Ex. tarefas operacionais, financeiras, comerciais, legais, sociais, a qualidade, o tempo, entre muitas outras.

2) Medição de desempenho real: consiste no monitoramento e no acompanhamento da execução das atividades organizacionais. Coleta informações essenciais para avaliar o progresso em direção aos objetivos. Para isso os administradores devem definir o foco do controle ( o que vai ser medido), as fontes de informação ( como vai ser), e o timing de controle ( quando e com que freqüência).

3) Comparação de desempenho com os parâmetros preestabelecidos: nesta etapa o administrador avalia o desempenho real em comparação com os parâmetros estabelecidos. Assim, ele avalia se os desvios que acontecem no decorrem da execução das atividades são realmente significativos.

4) Implementação de medidas corretivas: consiste na tomada de medidas corretivas de forma a garantir o alcance dos objetivos. As medidas corretivas dificilmente serão previamente definidas, em função dos imprevistos de desvios