Analise Investimento

Reuniões conceituais, prolixas e infindáveis.

Atualmente as empresas investem muito tempo em reuniões e eventos desnecessários que na grande maioria das vezes não materializam resultados práticos. Sendo assim, o artigo propõe a discussão sobre estes encontros e demonstra outras formas de trata-los e torná-los mais produtivos.

Para quem conhece o perfil pragmático com que toco a gestão operacional de serviços (minha especialidade profissional), pode questionar se os apontamentos desde artigo tratam de imposição da minha forma de ver a administração, mas conversando com colegas estou começando a perceber que não se trata de intransigência, mas sim da expectativa dos colaboradores de quaisquer empresas a respeito daquelas reuniões conceituais, prolixas e infindáveis.

Existe um problema comum nas organizações que é o distanciamento dos CEO, VP, e Conselhos do dia a dia prático, mas que querem contribuir substancialmente com o desenvolvimento dos indicadores e então resolvem fazer eventos, convenções e grandes encontros com todos os funcionários para motivá-los, informá-los e direcioná-los.

Para tal, estes macro gestores passam uma semana preparando apresentações com 270 slides, preparam coffe breaks que parecem banquetes, alugam anfiteatros e quando chega o grande momento da convenção passam dois proveitosos dias falando e falando sobre resultados, metas, organogramas e blá blá blá, porém, no final o que mais se ouve nos cantos é "nossa passei dois dias aqui, meu trabalho atrasou muito, e na prática não desenvolvi nada".

Sendo assim, questiono: Esses encontros realmente servem para alguma coisa? Melhoram os indicadores? Na prática... Deixam o meu cliente mais feliz e aumentam o meu lucro? – afinal é o que realmente interessa para qualquer empresa – Tenho a impressão e alguns dados que dizem: absolutamente não.

Ao longo dos últimos anos tenho trabalhado com uma técnica nomeada como: "um tema para cada 30 minutos". Este modelo consiste em simplesmente definir um tema a discutir e trinta minutos para fazê-lo, deixando metas definidas para os participantes com prazo de entrega. Também podemos tratar da técnica "Treinou, aprendeu, trabalhou" que consiste em definir o que será ensinado, ensinar e botar a equipe para trabalhar. Acreditem, os resultados emergem vertiginosamente.

Isso ocorre porque nos trinta minutos em questão os colaboradores estão focados no assunto e não dispersos com conversas paralelas ou checando as redes sociais pelo smartphone. Mais do que isso, sairão dali com uma meta ou com o conhecimento para executar algo prático presente no seu dia a dia.

Portanto, aí vão algumas dicas de como realizar uma reunião prática, objetiva e que gera resultados:

• Prepare uma apresentação de poucos slides (o mínimo possível). Ler slide é insuportável;

• Foque em um objetivo. Se o foco é aumentar a produção, não precisa contar a história da empresa para tal. Se essa informação for realmente interessante prepare um material de leitura e mande com antecedência orientando que as pessoas cheguem à reunião com o material lido;

• Crie uma pauta, defina um tempo adequado, e domine o assunto a ser discutido e cumpra