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A importância dos processos para as atividades empresariais

A adoção de uma estrutura baseada nos processos significa, em geral, dar menos ênfase à estrutura funcional do negócio (Davenport, 1994) e empregar outros modelos organizacionais e de negócio (Gonçalves, 1998). A gestão por processos traz desafios inéditos em termos de complexidade (Lipnack, 1997). As pessoas passam a trabalhar no processo e não mais nas áreas da empresa que deixam de existir ou perdem muito de sua importância, a gestão dessas pessoas deve seguir modelos muito diferentes dos tradicionais.

Mudar a estrutura funcional da empresa para uma estrutura por processos implica definir a responsabilidade pelo andamento do processo, minimizar as transferências, maximizar o agrupamento de atividades e diminuir o gasto de energia É virtualmente impossível mudar de uma organização orientada por tarefas para uma orientada por processos sem um claro entendimento do que exatamente faz a empresa funcionar bem e ter ritmo e notar que devem estar preparadas para uma nova maneira de fazer negócios. Uma das mais importantes aplicações da idéia de processos é a simulação do funcionamento de novas formas operacionais de obtenção dos resultados da empresa, sejam eles produtos, sejam conquistas de qualquer outro tipo. Entender como funcionam os processos e quais são os tipos existentes é importante para determinar como eles devem ser gerenciados para a obtenção do máximo resultado. O sucesso da gestão por processos está ligado ao esforço de minimizar a subdivisão dos processos empresariais.

Nem todos os processos têm a mesma importância para as empresas, tanto sob o ponto de vista dos resultados gerados como dos recursos envolvidos. A prioridade dos processos para as empresas pode ser avaliada por meio de sua saliência (relativa importância para a empresa) e por seu valor (o valor econômico que ele gera). O aperfeiçoamento de processos tem importância fundamental na vantagem competitiva sustentada da empresa.

Podemos apontar pelo menos quatro razões para ver o aperfeiçoamento de processos de negócio como uma chave para a vantagem competitiva na economia de hoje:

• Aumenta a plasticidade organizacional: a mudança organizacional era a exceção, as empresas precisam ser flexíveis e capazes de se ajustar permanentemente;

• Mudaram a economia e a natureza das mudanças e o que era possível conseguir com ajustes incrementais passou a exigir transformações radicais;

• Aperfeiçoa as possibilidades dinâmicas da empresa, rotinas organizacionais que afetam a coordenação das atividades;

• Reduz os custos de coordenação e transação no funcionamento da empresa.

Entre todas as tecnologias empregadas nas empresas, a tecnologia de informação (TI) tem importância especial para a abordagem de processos. Além da sua utilização na automatização de tarefas e na própria execução dos processos, ela pode ser empregada em diversas atividades de apoio e gestão desses processos. As empresas orientadas por processos tem demonstrado desempenho superior em termos de agilidade, flexibilidade e capacidade de resposta. Os processos não criam apenas as eficiências de hoje, mas também garantem o futuro por meio de habilidades