Comportamento Organizacional

O papel da comunicação na gestão por projetos: um estudo de caso em empresa paraestatal

Jorge Luciano Gil Kolotelo (UTFPR) [e-mail] Hélio Gomes Carvalho (UTFPR) [e-mail]

Resumo: A velocidade de transformação na qual o mundo tem passado, trouxe um novo paradigma organizacional conduzido e pressionado pelos vetores social, econômico, ambiental e tecnológico, imprimindo um caráter inovativo e dinâmico na capacidade de formulação da estratégia e na conexão inteligente e sincronizada das atividades fim. Este processo de reorganização, imposto pela era da economia do conhecimento, reforça a necessidade de novos modelos de gestão e de projetos ajustados com maior eficácia de forma a cumprir com os objetivos estratégicos. Executar o planejamento estratégico, seus projetos associados e conduzir pessoas, deve ser proporcionado por um processo de comunicação sistematizado, articulado e coerente. O objetivo deste trabalho foi avaliar os processos de comunicação entre objetivos estratégicos e os projetos em uma organização que trabalha por projetos. Escolheu-se uma empresa privada de direito público onde foram analisadas as respostas aos questionários enviados a colaboradores ligados a projetos a partir do contexto anterior e à luz da literatura pesquisada. O estudo de caso, valendo-se da metodologia aplicada que se verificou eficiente, confirmou a hipótese apresentada e o resultado do problema de pesquisa levantou as disfunções da comunicação que podem ser utilizadas como fonte para um trabalho de melhoria. Palavras-chave: Comunicação; Gerenciamento de Projetos; Gestão de Projetos; Gestão Estratégica; Paraestatal .

1. Introdução

A atual transformação que o mundo vem enfrentando, tanto do ponto de vista sócio- econômico-ambiental quanto tecnológico, vem impactando a forma como empresas têm se posicionado no mercado para se adequar e ajustar às mudanças. Isto tem levado empresas, organizações e instituições a inovações em produtos, serviços e processos para alcançar a competitividade, crescimento e sobrevivência. “A habilidade de aprender mais rápido do que seus concorrentes pode ser a única vantagem competitiva sustentável.” (GEUS, apud MARTIN, 1996, p. 22).

Entretanto, estes ajustes não têm sido satisfatórios e segundo Pimenta (2004) a perda de competitividade no mercado globalizado, conflitos internos, perda de tempo e qualidade de vida estão relacionados aos problemas de comunicação com os quais o gerente de projetos deve ficar atento. E é neste contexto que se pretende trabalhar com o papel da comunicação na gestão de projetos.

À luz do que foi exposto tem-se na comunicação o principal elemento para o alinhamento destes projetos e atividades aos objetivos estratégicos. Esta hipótese aponta para a seguinte pergunta de pesquisa: “Como melhorar a comunicação das informações sobre os projetos da organização?” que atue em gerenciamento de projetos.

XIII SIMPEP – Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

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2. Contextualização

Considerando que estamos tratando da comunicação entre as atividades dos projetos que atendam a direção estratégica definida a partir de um cenário econômico os temas levantados em literatura mais influenciam e impactam estão assim resumidos:

Segundo Porter (1999), referindo-se às forças que governam a competição, as mudanças estratégicas de negócios e padrões de gerenciamento são feitas para enfrentar os novos desafios da competição de mercados e as inovações tecnológicas. Além disto, e do ponto de vista da capacidade produtiva de uma sociedade, os principais elementos condicionantes são – além dos recursos naturais, do número de pessoas e do contexto sócio-econômico – o conhecimento e habilidade da força de trabalho, do estoque de capital disponível no processo e eficiência destes instrumentos, ou seja, o nível de conhecimento tecnológico aplicado (BASTOS; SILVA, 1995).

Após a Segunda Guerra Mundial o modelo japonês retoma a economia e aprimora a produção com a filosofia do Kaizem ou sistema Toyota de produção e sob esta influência Burns e Stalker mapeiam os modelos Mecanicista e Orgânico.

Diante da evolução e das necessidades ao longo do tempo um novo estilo administrativo e gerencial é conduzido pela reinvenção do trabalho e pela forma de administrar a empresa através de novas abordagens com o uso da experimentação e o empowerment de funcionários, equipes e parcerias conforme tabela 3 (MARTIN, 1996).

Tabela 1 - resumo das mudanças no trabalho ESTILO ANTIGO ESTILO NOVO Divisão da mão de obra Empowerment dos funcionários

Divisão e simplificação do trabalho

Trabalho enriquecido funcionários engajados em várias tarefas, expandindo seu conhecimento Operários de custo mais baixo Operários de valor mais alto Taylorismo Kaizen Não se considera que os operários exerçam um efeito importante sobre a qualidade Qualidade considerada tarefa de todos

Operários sem participação no processo de trabalho

Funcionários participando na elaboração de rotinas de trabalho

Gerência dá as ordens; operários obedecem sem discutir

Gerência participativa, equipes autogerenciadas

Um modo mais eficaz de trabalho definido pela gerência

Todos os funcionários aprendem continuamente e contribuem com o aprendizado da empresa

Experimentação realizada pelos cientistas

Experimentação realizada por várias equipes de funcionários

Custo de mão-de-obra minimizado por etapas de trabalho padronizado

Treinamento e iniciativa de cada funcionário visando garantir a maior contribuição possível

A maioria das tarefas simples

Uso sofisticado de ferramentas criativas e computadores Trabalho desumano Trabalho proporciona respeito e realização pessoal Não se espera (ou não se permite) que maioria dos operários pense Espera-se que todos os operários usem sua criatividade Gerência hierárquica Organizações horizontais, equipes inter-funcionais Canais formais de informação Livre acesso à informação Feudos funcionais Organização desfronteirizada Fonte: Martin (1996),

Entretanto, segundo Dinsmore (1998), enquanto que