Comunicação: uma variável crítica na integração do sistema

Comunicação: Variável Crítica na Integração Sistêmica

Porque a comunicação é algo de extrema importância em sua empresa ? Simples, porque sem um bom nível de comunicação os resultados não são bons.

Nas empresas ouvem-se muitas reclamações, a maioria delas é sobre a informação ter chegado atrasada, oque prejudica o funcionário, ou a informação nem ter chego, oque é pior. Exemplo, todos já ouvimos alguém dizer, dentro da empresa, assim: “Ele só me avisa agora e ainda quer que eu resolva”, ou então: “Quando isso foi decidido e porque eu só estou sabendo agora?”. Existem casos de um Encarregado de um setor X não gostar, por razões pessoais, do Encarregado do setor Y e decidir que só enviará aquele relatório importante para ele no final do expediente, oque pode gerar problemas para a empresa com cliente. Uma frase que explicaria muito bem a importância da comunicação é ‘A comunicação está para a organização assim como a corrente sanguínea está para o corpo humano’, é essencial. Bom já deu para entender a importância, mas basta apenas comunicar-se? Ir lá dar o recado e pronto? Não e não, é necessário que se tenha objetividade e clareza na comunicação, para que a informação chegue completa, para que o individuo entenda e que não haja divergências.

Existem diversos meios de comunicação, tais como a fala/discurso, gestos, gravação de áudio, vídeo, telefone, e-mail, cartas ou fax. Em todos os tipos de comunicações pode haver interrupções como cair à ligação, ruídos, problemas na recepção de e-mails ou demora na recepção de cartas. Um modo de evitar que esses ‘empecilhos’ atrapalhem a recepção da mensagem é confirmando com o receptor. Um bom modo de evitar desinformações nas empresas são as reuniões de assuntos rotineiros entre os setores, pois seria de forma verbal, falada, evitando possíveis empecilhos.

A Comunicação do Contexto Organizacional

A reengenharia foi uma visão administrativa implantada na década de 90 que veio a “achatar” estruturas. As organizações, que antes tinham mais de doze níveis hierárquicos, passaram a ter três ou quatro níveis hierárquicos, facilitando a comunicação interna. O direcionamento da comunicação neste novo contexto está dividido em três tipos:

• A Comunicação de cima pra baixo, provinda das hierarquias maiores para os colaboradores, implicando na discussão sobre metas, objetivos, estratégias, políticas, decisões e feedback (informações coletadas de clientes a respeito da performance da empresa);

• A Comunicação de baixo pra cima, como sugestões, questionamentos, problemas ou informações que partem da base para a gerência e

• A Comunicação lateral, que se dá entre níveis iguais de hierarquia, centrada na troca de informações para a solução de problemas conjuntos.

A cultura predominante no país e/ou na organização influencia muito nos chamados canais de comunicação (que podem ser formais ou informais). As culturas mais tradicionais, por exemplo, supervalorizam a hierarquia e a comunicação será quase sempre formal, enquanto organizações mais modernas adotam aspectos informais. Para que o processo seja relativamente mais eficaz, há a necessidade de ambos os canais de comunicação.