Logística na prática - Gerenciamento de departamento de compras

Logística na Prática - Manual do Depto de Compras

De uma maneira geral, o Departamento de Compras é sempre visto com desconfiança por

todos. É sempre motivo de piadinhas como "Atrás de uma bola vem sempre um comprador",

fazendo alusão a propaganda da campanha contra acidentes no trânsito que dizia "Motorista

cuidado - Atrás de uma bola vem sempre uma criança".

Se o Departamento de Compras ganhou esta fama, é porque motivos tiveram e porque

sempre existiram maus profissionais, como aliás existem em todos os setores.

É preciso que os bons profissionais comecem a fazer a sua parte para que o Brasil perca esta

fama do "País do jeitinho". Afinal estamos em plena era da globalização, onde os novos

parceiros, fornecedores e clientes podem surgir de qualquer parte do mundo e temos que ter

nossas empresas preparadas para isto, pois com certeza se não estivermos perderemos uma

grande chance, o que poderá não repetir tão cedo ou nunca mais.

Foi pensando nisto que resolvi fazer o artigo "Manual do Departamento de Compras". Nele o

profissional de Compras achará tudo que precisa para trabalhar bem e inibir/aniquilar a

presença de maus profissionais. Tenho bastante experiência nisto, pois liderei por muitos anos

uma grande equipe de Compras, que era responsável por comprar todos os materiais, para dez

fábricas de um importante grupo industrial.

Abaixo todos os tópicos do manual, com as devidas explicações:

Para formar um Departamento de Compras, dê preferência em contratar profissionais sem

muita experiência que são mais motivados a aprender e serem moldados ao seu sistema ou

que tenham experiência, mas que estejam dispostos a mudar seu modo/sistema de trabalhar,

pois acontece muito no mercado de ter profissionais experientes que trazem consigo muitos

"vícios" pelo sistema que utilizavam. Isto poderá provocar dificuldades em adequá-los ao seu

sistema/padrão de trabalho. Quando isto acontece, você ouve falar muito "Eu sempre fiz deste

jeito e deu certo";

Divida seu Depto de Compras por grupo de materiais e não por empresas. Se dividir por

empresas, 2 ou mais compradores poderão estar comprando numa mesma ocasião os mesmos

materiais. Com a divisão por empresa perdem barganha para negociar um melhor desconto

pelo pacote geral (para todas as empresas), mesmo que a Nota Fiscal saia uma para cada

empresa. Fora isto, ganha tempo, já que um comprador poderá atender todas as empresas

com um único processo de compras;

Procure treinar cada comprador para que seja responsável por grupos de materias mais

homogêneos e assim os farão especialistas. Por exemplo, um poderá cuidar de grupos de

materiais elétricos, eletro-eletrônicos, fios/cabos, instrumentos de medição, etc.; outro com

grupos de chapas, perfilados/tarugos, telas/grades, metais não-ferrosos, tubos, etc.; outro

com grupos de correias em v, correias/esteiras transportadoras/elevadoras, borrachas em

geral, etc.; outro com grupos de materiais de limpeza, materiais de escritório, veículos/peças,

etc.; e assim por diante;

De tempo em tempo, faça rodízio dos grupos para que todos os compradores saibam comprar

de tudo. Isto ajudará a ter uma equipe polivalente, a cobrir férias de cada comprador sem

dificuldades e principalmente de controlar melhor se não está havendo algum tipo de

"favorecimento" por parte do comprador a algum fornecedor. É mais difícil um fornecedor

fazer esquema com vários compradores;

De preferência em deixar todos os compradores juntos em uma mesma sala ou espaço amplo.

É importante esta integração, pois é normal trocarem idéias, experiências e cooperação o

tempo todo. Também cria uma união e solidariedade no grupo;

Oriente-os para que tenham conhecimento pleno sobre a empresa que trabalham, como

normas internas, procedimentos, posturas, valores e filosofia de trabalho. Como

representantes da empresa, é importante saberem isto;

Oriente-os para que tenham uma boa e objetiva linguagem, boa apresentação pessoal,

transparência na conduta e nas atitudes com os fornecedores e para que não criem nenhum

tipo de intimidade com os fornecedores, por mais contato que façam;

Crie um arquivo de catálogos, literatura técnica, especificações e medidas de chapas,

perfilados e tarugos, etc., para que sirva de subsídio para sua equipe consultar e para informar

sempre que necessário aos usuários finais (requisitantes dos pedidos de compra);

Tenha uma política de salários e benefícios justa e compatível com a função e

responsabilidades, que aliás é muito estressante. O comprador valorizado com certeza "vestirá

mais a camisa da empresa" e terá condições de trabalhar mais concentrado nas suas

atividades. Tem muitas empresas que exploram