ORGANIZAÇAO E METODOS

1 ÍNDICE

1 ÍNDICE 3

2 INTRODUÇÃO 4

3 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 5

3.1 Conceituação e finalidade 5

3.2 Indicadores de necessidade de distribuição do trabalho 5

3.3 Objetivos da distribuição do trabalho 5

4 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (QDT) 5

4.1 Função 6

4.2 Atividade 6

4.3 Tarefa 6

5 ELABORAÇÃO DO QDT 6

5.1 Elaboração das relações individuais de tarefas 6

5.2 Consolidação da lista diária em lista de tarefas semanais 6

5.3 Elaboração da lista de atividades do órgão 7

5.4 Elaboração do quadro de distribuição do trabalho (QDT) 7

6 ANALISE DO QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 7

6.1 Fator tempo: 7

6.2 Fator capacidade profissional: 7

6.3 Equilíbrio no volume de trabalho: 8

6.4 Possibilidades preliminares de simplificação: 8

7 ESTRUTURA BÁSICA PARA A MONTAGEM DE UM QDT 9

8 QUADRO DE DISTRIBUIÇAO DO TRABALHO 10

9 CONCLUSÃO 11

10 BIBLIOGRAFIA 12

2 INTRODUÇÃO

Um fator requer atenção especial, é o que se refere à distribuição do trabalho.

Muitas vezes o mau desempenho de um funcionario é causado por força reflexivo de outro colega, do responsável pelo setor, ou da política da empresa em não reconhecer e valorizar os seus recursos humanos. Entre outros, poder-se-ia citar: o trabalho não é distribuído eqüitativamente, alguns funcionários ficam sobrecarregados, tendo até que fazer horas extras, e outros, ociosos; funcionários executando tarefas inferiores ou superiores à sua capacitação profissional; chefes desqualificados e improdutivos, alguns centralizadores e outros que delegam em demasia, mas não assumem suas responsabilidades; falta de clareza na cadeia fornecedor/cliente interno, pois muitos não entenderam que não se trata mais de uma relação de colegas de trabalho, mas sim de fornecedores e clientes, e ainda outros de caráter operacional, como: execução de tarefas supérfluas, desperdício de tempo, ineficiência funcional, queda da produção e dos níveis de qualidade, altos índices de rotatividade de pessoal etc.

Por esses e outros motivos torna-se necessário processar a análise da distribuição do trabalho, onde veremos a seguir detalhadamente.

3 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

3.1 Conceituação e finalidade

É uma técnica específica de Modelagem Organizacional (OM) e tem como finalidade avaliar a distribuição das atividades entre os diversos órgãos ou setores e, dentro deles, quais as tarefas individuais de cada empregado, visando mensurar a carga de trabalho e a eficácia de sua distribuição dentro do processo.

3.2 Indicadores de necessidade de distribuição do trabalho

• Insatisfação de unidades que mantém relação funcional com a unidade em estudo; atrasos, erros, ineficiência, conflitos;

• Baixo rendimento individual;

• Desequilíbrio interno na distribuição do trabalho do setor, causando descomprometimento, conflitos e desavenças;

• Falhas de funcionamento e problemas na qualidade final do produto causado por excesso de liberdade exercido por determinados componentes das tarefas;

• Processo descompassado, lento e com retrabalho.

3.3 Objetivos da distribuição do trabalho

Possibilitar um diagnóstico no qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficácia, a produtividade e a necessidade de intervenção no sentido da racionalização ou simplificação e aperfeiçoamento do processo.

A metodologia de análise e distribuição do trabalho consiste no exame do trabalho realizado, individualmente e pelos empregados de um órgão/setor e na sua classificação em atividades e tarefas, permitindo:

• Diagnosticar eventuais tempos mortos;

• Identificar tarefas de maior importância;

• Controlar a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a estes atribuídas;

• Verificar a existência de um equilíbrio na distribuição das várias tarefas.

4 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (QDT)

É o instrumento utilizado com o objetivo de se analisar as diversas atividades atribuídas a cada uma das unidades orgânicas existentes num dada empresa.

4.1 Função

Combinação de atividades análogas, interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo para sua maior eficácia, ter o seu desenvolvimento vinculado a uma unidade organizacional específica, sob uma única direção. Ex: compras de material, desenvolvimento de produtos, etc.

4.2 Atividade

Agrupamento de uma série de tarefas complementares e/ou similares, que correspondem a um conjunto de ações que definem a finalidade do setor em exame. Ex: pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, julgamento, etc.

4.3 Tarefa

Entendida como o meio através do qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo um ou mais passos. São seqüências de passos determinados, indispensáveis à identificação de uma operação, limitadas pelas atribuições do executante. Ex: A atividade de licitação envolve as tarefas de elaboração de edital, recebimento de propostas, efetivação de mapa comparativo de preços.

5 ELABORAÇÃO DO QDT

A seqüência ordenada de levantamentos para a construção de um QDT para posterior análise da distribuição do trabalho consiste em:

5.1 Elaboração das relações individuais de tarefas

Quais as tarefas individuais desenvolvidas pelos empregados do órgão, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam, indicando o tempo gasto na sua execução, durante um dia de trabalho;

5.2 Consolidação da lista diária em lista de tarefas semanais

Qual o tempo gasto por semana, por tarefa, num certo período de tempo, com vinculação às atividades a que se reportam: uma semana por exemplo;

5.3 Elaboração da lista de atividades do órgão

Quais as atividades desenvolvidas pelo órgão, em ordem decrescente de importância, segundo a percepção da chefia;

5.4 Elaboração do quadro de distribuição do trabalho (QDT)

Qual a distribuição das atividades do órgão compiladas, em tarefas, pelos respectivos empregados, com os respectivos tempos e a totalização.

6 ANALISE DO QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Para que se possa efetivamente realizar uma análise do QDT, elencamos alguns itens e um roteiro básico de perguntas que auxiliam no processo de entendimento e avaliação dos dados apontados nos quadros:

6.1 Fator tempo:

Tempo consumido pelas várias atividades:

• Quais as atividades que consomem maior tempo para serem realizadas?

• São as que de fato devem consumir maior tempo?

• O tempo consumido é compatível com a importância relativa de cada uma?

• As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?

• Existe esforço humano mal empregado?

Deve-se procurar verificar no tempo total do QDT se o maior número de horas é consumido pela atividade que ele considera como a mais importante. Caso contrário verificar o porquê, reexaminando as atividades e sua respectiva classificação por ordem de importância. Do mesmo modo, é fundamental observar as tarefas individuais e o tempo dedicado com aquelas “menos importantes” ou até mesmo “desnecessárias”.

6.2 Fator capacidade profissional:

Capacidade profissional dos funcionários:

• Estão sendo aproveitadas adequadamente as habilidades e a formação técnica e profissional de cada empregado?

• Existem indícios que demonstrem que os funcionários necessitem de treinamento específico?

• Existem funcionários executando tarefas não relacionadas entre si?

• Tarefas com características operacionais semelhantes podem ser agrupadas de forma mais eficaz?

• Existem funcionários especializados realizando tarefas simples?

• Existem profissionais desempenhando tarefas com nível de dificuldade acima da do cargo de que é titular?

• Existem tarefas muito centralizadas ou extremamente descentralizadas?

• Os empregados sabem operar produtivamente as máquinas existentes nas áreas de trabalho?

Deve-se verificar e estudar as tarefas individuais em face das aptidões e nível funcional dos servidores, pois se torna improdutivo e desmotivador realizar trabalhos abaixo ou acima de nossa capacitação.

6.3 Equilíbrio no volume de trabalho:

Volume de trabalho vinculado aos funcionários

• Está o trabalho distribuído eqüitativamente entre os diversos empregados ou existem funcionários sobrecarregados de trabalho e outros não?

• Existe acúmulo de trabalho, urgente ou não?

• Existem empregados executando várias tarefas desconexas?

• Existe alguma tarefa dispersa entre vários executantes?

• Existe ocorrência de retrabalho?

A má distribuição do trabalho é sempre motivo para desestímulo, por isso é importante verificar o equilíbrio na distribuição da carga de trabalho. Quando um empregado executa tarefas sem relação entre si, também se desmotiva por não encontrar sentido no que executa e por se sentir à margem do processo. Verificar, também, qual ou quais colunas verticais se apresentam sobrecarregadas com tarefas classificadas em diversas atividades.

6.4 Possibilidades preliminares de simplificação:

• Há duplicidade de trabalho?

• Todas as tarefas que aparecem no QDT são realmente necessárias?

• Existe trabalho manual que possa ser substituído por trabalho informatizado?

• O layout adotado permite um fluxo racional de trabalho?

Assim, nesta fase final o enfoque deve estar voltado para a simplificação do trabalho desenvolvido. Atentar, sempre para a especialização, cujos reflexos podem ser prejudiciais ao trabalho, gerando a existência de tempo ocioso, resultando em monotonia e descomprometimento.

A análise final do QDT conduzirá a conclusão de efetividade do estudo ou não para a descoberta de falhas na distribuição do trabalho. Assim, poderá ser redistribuído e/ou simplificado o trabalho através de um novo QDT-Proposto.

7 ESTRUTURA BÁSICA PARA A MONTAGEM DE UM QDT

O QUÊ COMO POR QUÊ QUEM ONDE PARA QUÊ

Está sendo feito?

Está sendo feito? Fazer desta forma? Faz? Faz? Faz?

Toma mais tempo? Pode ser melhorado? Devemos gastar menos tempo? Gasta mais tempo? Há mais perda de tempo?

Executa neste tempo?

É prioritário?

Pode ser classificado? Classificar? Classificou como tal? É prioritária? Indicar o que é prioritário?

É mais importante? Avaliar? É o mais importante? Idem Em que parte?É mais importante? Necessário?

Exige mais atenção? Medir a atenção? Exige tanta atenção? Idem Em que área? Dar mais atenção?

Necessita de mais habilidade técnica?

Identificar? Exige mais habilidade técnica? Idem Há necessidade? É necessária mais habilidade?

Precisa de treinamento especial? Acompanhar ou treinar? É necessário treinar? Julgou esta necessidade? Deve ser treinado? Treinar?

Está disperso?

Identificar? Ficou disperso? Determinou? Em que parte? Mudar?

Está concentrado Saber? Ficou concentrado? Informou? Idem Desconcentrar?

Está sem nenhuma relação com a unidade? Comparar? Esta perda de relacionamento? Concluiu? É disperso? Está disperso?

É vantajoso agrupar? Padronizar? É vantajoso agrupar? Sugeriu? Agrupar? Agrupar?

É vantajoso separar? Comparar? É vantajoso separar? Idem Separar? Separar?

É manual? Classificar? É considerado manual? Classificou? É manual? Manter manual?

É intelectual? Classificar? É intelectual? Classificou? É intelectuall? Manter intelectual?

Pode ser mudado? Verificar? Pode ser mudado? Disse? Em que parte? Mudar?

Está acumulado? Verificar? Acumulou??

Informou? Idem Acumular?

8 QUADRO DE DISTRIBUIÇAO DO TRABALHO

9 CONCLUSÃO

O analista tem de procurar firmar um profundo conhecimento prévio do órgão, não só em nível de estrutura formal, como em nível de relações e estruturas informais, para conseguir verificar se todas as tarefas são necessárias à realização dos objetivos do órgão, quais fatores externos têm prejudicado o desenvolvimento das atividades do órgão, se outros órgãos estão, ou poderiam estar exercendo as mesmas atividades do órgão em questão e quais as reais possibilidades de simplificação.

Assim para elaborar um novo quadro de distribuiçao do trabalho, fazendo a implantaçao, temos que análisar com a percepção geral do analista fornecem subsídios técnicos para concluir se a unidade organizacional em estudo necessita ou não de mais recursos humanos para desenvolver as suas atividades operacionais.

Tendo como vantagens para a visão imediata das atividades executadas e de quem as executa, facilita a análise comparativa da participação de cada integrante no todo, aponta imediatamente desequilíbrios na distribuição das tarefas e a fácil aplicação, entendimento e uso. E como desvantagens o esquecimento das relações inter-pessoais.

10 BIBLIOGRAFIA

• COLENGHI. Vitor Mature; O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. 3ª ed. Uberaba: VMC, 2007.

• CURY. Antonio; Organização e métodos: uma visão holística. 8ª ed. Rev e ampl. – 2. reimpr. – São Paulo: Atlas, 2006.

Textos indexados em base de dados:

• http://pt.wikipedia.org/wiki/QDT

• http://www.slideshare.net/profissionalizando/organizao-sistemas-e-mtodos-osm-presentation