ORIENTAÇÕES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA

DIRETRIZES PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE CUSTO EFICAZ

1. As Diretrizes mais Importantes

Podendo ser defino como conjunto de técnicas e recursos aplicados por uma empresa para acompanhamento de seus gastos (custos e despesas), podendo assim compreender desde análise até atribuição de custos a produtos e departamentos, e também procedimentos mais complexos, como técnica orçamentária e sistema de custo-padrão.

Por sua complexidade na implantação de um primeiro sistema de controle de custos ou renovação do sistema requer algumas regras de diretrizes básicas.

Algumas diretrizes julgadas mais importantes pelos especialistas sejam orientações suficientes para o administrador interessado na criação ou na renovação do seu sistema de controle de custos.

Primeira diretriz: Cada empresa desenvolverá o seu próprio sistema de controle e análise de custos.

Não existem empresas iguais, ainda que pertençam ao mesmo seguimento de mercado;

Da mesma forma não deverá existir dois sistemas de controles iguais, pois cada empresa tem sua cultura, politica, métodos, necessidades, processo produtivo, objetivo, nível de competência, dentro outras funções desenvolvidas por cada uma;

O sistema de controle e análise de custos, não pode ser plagiado de outra empresa, pois pode gerar maus resultados, o que é bom para uma empresa pode não ser para outra;

Os princípios dos sistemas utilizados são iguais, mas depois de aplicado deverá ter adaptações que os tornem adequados para as necessidades e particularidades de cada empresa;

Segunda diretriz: Por mais inteligente que seja nenhum sistema de controle e análise de custos poderá compensar a incompetência dos administradores da empresa.

Após começarem a ter prejuízos às empresas passam a pensar em adotar ou aperfeiçoar o seu sistema controle e análise de custos;

Sem esse sistema a empresa poderá ter vários problemas, entre eles os problemas financeiros, por isso é recomendado o uso do sistema;

Pode-se também ocorrer dificuldades financeiras por incompetência de seus administradores, tendo assim que fazer alterações necessárias para sua melhoria;

O sistema pode ajudar a melhorar, mas não sozinho é preciso uma administração eficiente para melhorar o quadro da empresa.

Terceira diretriz: Entre dois sistemas de controle de eficiência equivalentes, o mais simples deverá ser escolhido.

Após serem estabelecidos os objetivos da empresa e os sistemas aplicados, deve-se dar preferência ao sistema mais simples;

O sistema quanto mais complexo, maiores serão os gastos para sua implantação, em treinamentos e erros que podem ser cometidos;

Empresas de pequeno e médio porte não necessitam utilizar sistemas de controles complexos;

Para diminuir a complexidade do sistema, se o administrador fizer testes para ver qual se sistema vai se adequar melhor a sua empresa, podendo assim optar por um sistema mais simples, o mesmo tipo de análise aplicado em diversas atividades da empresa quando se adota o sistema de Custeio Baseado em Atividades (Custeio ABC).

Quarta diretriz: Realismo nos prazos de implantação ou revisão de um sistema de controle e análise de custos.

Toda implantação ou revisão do sistema de controle é complexa, fazendo ter uma criação ou reformulação dos procedimentos de custeio e das técnicas orçamentárias da empresa;

Mesmo sendo um trabalho exaustivo é essencial para detectar e corrigir erros, que muitas vezes são descobertos mais à frente;

Para elaboração desses procedimentos de tentativa, erro e correção, é perdido muito tempo, pois é um trabalho longo sem previsão de término;

Não é recomendado otimismo nos prazos estimados para implantação e reformulação de um sistema, pois o prazo poderá ser maior do que o esperado, tendo assim que manter a administração informada, um pouco de pessimismo será necessário para obter uma previsão mais próxima da realidade.

Quinta diretriz: Cuidado com a impressão de que a reformulação de um sistema e análise de custo existente é mais simples do que a criação e implantação de um primeiro sistema.

Para esse sistema não há diferença entre implantar ou reformular;

Quando é implantado algo novo como um sistema de controle e análise de custo, a empresa tem que contratar pessoas qualificadas ou treinar funcionários para novas funções, dando assim um estimulo maior para identificar novas oportunidades na vida profissional.

Com alteração do sistema existente, que já há pessoas adaptadas a eles, acaba tornando um pouco complexo, as pessoas são contra mudanças, pois acabam ficando inseguras, pois acham que rebaixaram de cargos, tendo assim certa resistência em mudanças;

O administrador deve estar preparado para isso, e também saber lidar se caso esse reparo demore mais do que o planejado.

Sexta diretriz: Pessoas são decisivas para a eficiência dos sistemas.

As empresas geralmente contratam um consultor externo para criação e renovação de seu sistema;

Depois de tudo feito o consultor deixa a empresa, onde muitas vezes não tem pessoal apto para elaborar, interpretar e aperfeiçoar todos os conjuntos de documentos, quadros, demonstrativos e explicações de variações contábeis;

Com isso é preciso tomar cuidado com a preparação e treinamento do pessoal para deixar o sistema em funcionamento, pois logo após o consultor ir embora é comum que a atenção da empresa se volte para a análise do fluxo do trabalho;

Para obter sucesso no sistema, é preciso informação e formação para o pessoal envolvido, pessoas, relatórios, formulários, equipamentos, entre outros são necessário par um bom resultado;

O treinamento para as pessoas que participam do gerenciamento do sistema de custo é obrigatório, pois elas apresentam dificuldades de absorver novas técnicas de custeio, os programas em muitas faculdades são falhos, e até em nosso país eles não se adaptam a realidade;

Estudiosos estão dedicando um tempo para um novo projeto de sistema de controle e análise de custo, que possam suportar as necessidades da indústria moderna, mas eles devem ser repassados para os