Sistema de Gestão de Informação

A importância do sistema de informação gerencial para tomada de decisões

Este artigo avalia a importância do Sistema de Informação Gerencial

(SIG) na gestão empresarial para tomada de decisões. Por meio do processo de mudanças estarem aceleradas, principalmente no que diz respeito aos avanços da tecnologia atrelada a era da informação, o bom sistema de informação e o fator que prepondera na tomada de decisão.

Um desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente impõe, em qualquer organização, a existência de infra-estrutura informacional para tomada de decisão, de forma que seja ágil e segura.

O sistema de informação gerencial fortalece o plano de atuação das empresas, tendo informações rápidas, precisas e principalmente úteis, garantindo uma estrutura para gestão.

Palavras – chaves: Tecnologia de Informação -Tomada de Decisões - Sistema de Informação

- Gestão Empresarial.

Atualmente o mundo vive na era da informação, exigindo então das organizações uma gestão estratégica eficiente, onde facilita a utilização em que a tecnologia de informação e sistemas de informação.

Um dos recursos da tecnologia de informação e oferecer a tecnologia computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, fazendo mudanças no processo, tendo estrutura e estratégia de negócios.

È inadmissível hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos são abrangentes para que os novos gestores, tenham novas visões e busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas.

O fruto da evolução do conhecimento e da informação e o desenvolvimento.

Com o crescimento tecnológico nas áreas de informação e comunicação afetam gradativamente na sociedade.

Para que essas transformações sejam aglobadas na sociedade e na empresa, procuram formas que sejam rápidas e eficaz para inseri-las no mercado.

Esse modelo chame-se ‘Era da informação’, no qual é necessário ter em mente a tecnologia de informação e os sistemas de informação como grandes primordiais e responsáveis pelo valor adicional às tomadas de decisões.

Nesse sentido, o presente artigo tem por objetivo avaliar a importância do sistema de informação gerencial na gestão empresarial para a tomada de decisões.

Dados, Informação e Conhecimento.

Para iniciar e necessário conceituar os elementos que conduzem as empresas nos seus negócios. Segundo BATISTA (2004, p. 20), “do ponto de vista da administração de 2 empresas e necessário que haja dois elementos para melhor tomada de decisão : os canais de informação e as redes de comunicação”.

Por meio de canais de informação as organizações definem de onde serão adquiridos os dados, e as redes de comunicação para onde esses dados serão direcionados.

Para a formação dos sistemas e necessário o conhecimento para a informação de dados.

Para DAVENPORT e PRUSAK (1999), é importante que haja o conhecimento para que as organizações saibam definir o que são dados, informações e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicação desses elementos para solução de problemas .

Os dados compõe como elementos em sua forma bruta, os quais não consegue se sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis. OLIVEIRA (2002, p.51), escreve que “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”. Desta forma para uma organização e necessário que os dados se transformem em informação

PADOVEZE (2000, p. 43) apud NAKAGAWA, evidencia que: “informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.

Para OLIVEIRA (1992), a informação implica no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de extrema importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos.

O valor do gestores às informações está nos resultados alcançados pela empresa.

Beneficio alcançado pela valiosa decisão correta tomada.

Segundo PADOVEZE (2000, p. 44) o conceito de valor da informação, está relacionado com:

a. A redução da incerteza no processo de tomada de decisão.

b. A relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la.

c. Aumento da qualidade da decisão.

Para medir o valor da informação o gestor e necessário que suas informações reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo de decisão, aumentando a qualidade da decisão a ser tomada.

Segundo STAIR (1998, p. 5), “conjunto de dados, regras, procedimentos e relações que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do conhecimento”.

O conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para atingir os objetivos traçados pela organização.

Tecnologia de Informação

A cada dia que passa as empresas necessitam cada vez mas da tecnologia para que possam permitir o gerenciamento de enormes quantidades de dados.

FONSECA (1997, p. 239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”.

As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão são de vital importância para as empresas modernas que fundamentam a Tecnologia de Informação são os grandes precursores desse sucesso.

Segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 76), a Tecnologia de Informação está fundamentada nos seguintes componentes:

• Hardware e seus dispositivos e periféricos;

• Software e seus recursos;

• Sistemas de telecomunicações;

• Gestão de dados e informações.

Com esses elementos eleva a potencialidade de atuação das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma eficiente.

Melhoria nos Processos Empresariais com o Uso da Tecnologia da Informação

A Tecnologia da Informação inovou o mundo dos negócios. Os processos empresariais necessitam de:

* Confiabilidade

*Versatilidade

* Eficiência

* Eficácia.

A tecnologia de informação é utilizada para melhorar o desempenho das atividades da empresa, e por conseqüência, apoiar a reengenharia dos processos empresariais.

Como O’BRIAN (2002), entende que os valores estratégicos da tecnologia da informação é proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais. Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos gerenciais da empresa mais eficazes. Tento essas melhorias nos processos empresarias a empresa pode reduzir custos, melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente e criar novos produtos e serviços.

Benefícios trazidos com a melhoria de Tecnologia de Informação as empresas podem ter novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes.

Sistema

A busca pela solução dos problemas conduz os gestores a unir as partes que compõem a organização para formar um sistema que dará condições para administrar o todo.

De acordo com OLIVEIRA (2002, p.35), “sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”. A formação de um sistema se dá pelo interesse de alcançar um objetivo comum.

BATISTA (2004, p. 22), define sistema como a “... disposição das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas.

Segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 32), em geral os sistemas atuam como:

• Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade;

• Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética das empresas;

• Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações;

• Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional;

• Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais;

• Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento;

• Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial.

Com a diversidade de uso do sistema faz com que a empresa conheça mais sobre si.

Classificação do Sistema

Podemos classificar o sistema de farias maneiras, para efeito desse trabalho, classificam-se os sistemas de duas maneiras principais: Sistemas Abertos e Sistemas Fechados.

* Sistema Aberto

É a interação da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua caracteriza essencialmente o chamado sistema aberto.

*Sistema Fechado

O sistema fechado é independe do meio externo para o desenvolvimento das suas funções.

Sistema Empresa

Pode-se afirmar que, portanto o sistema da empresa classificamos um sistema aberto, em razão da sua interação com o meio ambiente externo.

A empresa possui no meio externo os recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou serviços prestados, ou informações, atendendo as necessidades da sociedade.

Sistemas de Informação

Os sistemas de informação têm por objetivo maior gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. STAIR (1998, pág. 11), afirma que: “... sistemas de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback”.

GIL (1999, p.14), define que “... os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações”.

Na visão de PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241), “...os sistemas de informação (management information systems) são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte da informática para atuar como condutores das informações agilizando o processo decisório nas organizações.

A gestão empresarial esta cada dia mas dependente desses sistemas, pois estes possuem mas segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões.

Finalidades dos Sistemas de Informação

As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. De forma segura e estruturada, os sistemas de informação dão condições para que as empresas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas.

Por que utilizar Sistemas de Informação?

A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a empresa possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e mas eficaz propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras.

A exigência do mercado, competitivo, dinâmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente, garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia Processos que corresponde a essas expectativas:

• Atender as reais necessidades dos usuários;

• Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou;

• Atender ao usuário com presteza;

• Apresentar custos compatíveis;

• Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de informação;

• Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa.

Ao visualizar um sistema que atenda os requisitos acima, a empresa se sente confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios.

Importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as Empresas

Informação gerencial pode-se submeter a determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas:

• Redução dos custos das operações;

• Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

• Melhoria na produtividade;

• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

• Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

• Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;

• Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

• Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;

• Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas;

• Redução do grau de centralização de decisões na empresa;

• Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

Essas premissas permitem o abrangente fortalecimentos do processo de gestão, garantindo o diferencial de atuação e por conseqüência, vantagem competitiva.

Aspectos que Fortalecem o Sistema de Informação Gerencial nas Empresas

Os sistemas de informação gerenciais são é importante para o processo decisório.

Por conseqüência, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas dos Sistemas de Informação Gerenciais, é necessário observar tais aspectos:

• O envolvimento da alta e média gestão;

• A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG;

• O uso de um plano mestre ou planejamento global;

• A atenção específica ao fator humano da empresa;

• A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações

• O apoio global dos vários planejamentos da empresa;

• O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes ao sistema;

• O conhecimento e confiança no SIG;

• Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas;

• A adequação custo-benefício.

São inevitáveis as mudanças nos processos empresariais quando se opta por investir em inovação, principalmente com relação à tecnologia.

Condições de Tomada de Decisão

A diversas formas de tomar uma decisão tai como sob condições de certeza, condições de incerteza e condições de risco. Quando uma decisão é programada ela oferecem um grau de risco menor do que as decisões não-programadas.

Se tratando das decisões tomadas sob certeza, o decisor tem conhecimento das conseqüências ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor dentre as alternativasem que lhe é proposta.

Porém às decisões tomadas sob condições de incertezas, os resultados são gerados sob probabilidades, onde o decisor tem pouco ou nenhum conhecimento das informações que formam as alternativas.

Na tomada de decisão com risco, todas a alternativas possuem um resultado específico e são projetadas sob probabilidades conhecidas. Onde o tomador de decisão conhece todas as alternativas e sabe que o risco é inevitável.

Observando que a tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, e este dever ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxilio ao gestor.

Consideração Final

Os sistemas de informação gerencial mudam conforme a necessidade para atender o dinamismo do negócio, o que equivale a necessidade da organização.

A estrutura decisória da empresa, no contexto de processos gerenciais, classifica os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver.

Batista (2004), escreve que os sistemas são classificados em: sistema de nível estratégicos, de conhecimento, tático e operacional. As informações geradas pelos sistemas de nível estratégicos são utilizados na definição do planejamento estratégico da organização, ou seja, tomada de decisão.

Os sistemas de nível tático são usados no controle dos planejamentos operacionais, define as táticas ou metas a serem cumpridas.

Os sistemas de conhecimento envolvem a transmissão de conhecimento e informação entre os departamentos.

Os sistemas de nível operacional são utilizados para o desenvolvimento das tarefas diárias das empresas, como por exemplo: sistema de compra e venda.

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