TIPOS DE FLUXOS

SUMÁRIO

1-TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

1.1-Objetivos do fluxograma

1.2-Vantagens do fluxograma

1.3 - Analise que podem ser feitas a partir do fluxograma

2-TIPOS DE FLUXOGRAMAS

2.1-Fluxograma vertical

2.2- Fluxograma parcial ou descritivo

2.3-Fluxograma global ou de coluna

3-TÉCNICAS DE DESENHO

4-FORMULÁRIOS

4.1-Conceito

4.2-Vantagens

4.3-Foco

4.4 - Elaboração do novo formulário

1-TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

A representação gráfica permite visualizar e esquematizarde forma clara e concisa às várias etapas de um processo ou método. Dentre as técnicas, a mais usada é o fluxograma.

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequênciade um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e unidades organizacionais envolvidos no processo. Ele é de intenso e amplo uso universal, representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese as rotinas e procedimentos de qualquer organização utilizam símbolos para representar o fluxo ou a sequência normal do trabalho.

O fluxograma objetiva evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário dispô-lo no tempo e no espaço de maneira adequada.

1.1-Objetivos do fluxograma:

 Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos;

 Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

 Facilitar a leitura e o entendimento das atividades realizadas;

 Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes nos sistemas e métodos administrativos;

 Maior flexibilidade

 Melhor grau de análise

1.2-Vantagens do fluxograma

 Apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a análise da eficiência do sistema;

 Possibilidade da apresentação de uma filosofia de administração, atuando, principalmente, como fator psicológico;

 Possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componente do sistema e de suas possíveis repercussões tanto positivo quanto negativo. Normalmente, os outros métodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua análise;

 Propiciar os adequados levantamento e análise de qualquer método administrativo, desde o mais simples ao mais complexo, desde o mais especifico ao de maior abrangência;

 Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários;

 Possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado

 Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

1.3 - Analises que podem ser feitas a partir do fluxograma

Antes de iniciar o estudo do fluxograma, o analista de sistemas, organização e métodos deve certificar-se de que todas as fases foram relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa.

Devemos aplicar as seguintes perguntas básicas:

a) O que é feito? Para que serve essa fase?

Essa pergunta pode verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas às utilidades de cada fase.

b) Por que essa fase é necessária? Existialguma influência no resultado final da rotina analisada? Há, realmente, uma necessidade absoluta dessa fase?

Se a reposta for sim, podemos eliminar essa fase.

c) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? A mudança de local é viável?

Verificar se a mudança é satisfatória.

d) Quando essa fase deve ser feita? A sequência está corretamente fixada?

Com essas perguntas aprimora-se a sustentação doanalista de sistemas.

e) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase?

Essas perguntas permitem verificar se há necessidadeda transferência de autoridade e de responsabilidade dentro da organização

f) Como a fase está sendo executada?

A resposta a essa pergunta pode levar a mudanças, implantação de formulários, ou até a utilização de outros equipamentos.

2-TIPOS DE FLUXOGRAMAS

Os principais são:

 Fluxograma vertical:

 Fluxograma parcial ou descritivo: e

 Fluxograma global ou de coluna.

2.1-Fluxograma vertical:

Denomina-se também como: folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. Este fluxograma é, normalmente destinado à representação de rotinas simples em seu processamento