ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

 OBJETIVO:

Análise das diferentes áreas da administração e suas funções e como elas funcionam dentro de uma empresa.

A administração se baseia no ato de trabalhar e através de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros. Mas de nada adianta ter conhecimento de uma técnica se ao mesmo tempo não estiver disponível uma habilidade de gerenciar essas técnicas e esse conhecimento, ou seja, administrá-lo.

Na Revolução Industrial, a empresa foi institucionalizada como organização, isto só foi possível através do surgimento da Teoria Geral da Administração (TGA) que corresponde aos conhecimentos mais importantes das várias visões da gestão empresarial.

Existem várias abordagens da administração e uma delas é a clássica. Nesta inclui-se a administração científica que foi idealizada por Frederick Taylor. Para que a execução das tarefas fosse perfeita seria preciso uma absoluta separação das fases de planejamento, concepção e direção das tarefas de execução até a colocação do operário mais adequado a cada função.

Mas Henry Fayol avançou com a teoria de Taylor após pensar na empresa como um todo. Começou a conceber a gestão da empresa a partir de determinadas funções básicas: técnicas, comerciais, financeiras, de segurança, contábeis e administrativas. Com isso, a teoria clássica acrescentou um novo elemento a Teoria Geral da Administração a estrutura da empresa, o que representou a ampliação dos horizontes.

Para Fayol as funções de uma empresa seriam:

 Função Técnica: É conhecida como área de produção, relaciona-se com aspectos de produção de bens e serviços.

 Função Comercial: Corresponde à função do marketing, relaciona-se com a compra, venda e permuta dos bens produzidos e consumidos pela empresa.

 Função Financeira: Relaciona-se com a busca e gerenciamento dos recursos financeiros utilizados pela empresa.

 Função de Segurança: Se insere na área de recursos humanos, tinha por atividade assegurar os bens das empresas e as pessoas envolvidas com a empresa (acidente de trabalho).

 Função Contábil: Hoje essa função não constitui propriamente uma área dentro da empresa. Como hoje, na época a função também constituía em registrar as contas efetuadas, elaborar balanços e estatística.

 Função Administrativa: Também hoje constitui uma atividade atribuída a todas as áreas da empresa, tem o caráter de coordenação das demais áreas. Fayol considerava essa atividade de integração da cúpula das demais funções.

Na administração de empresas existem várias áreas com que ocorra um bom funcionamento, dentre elas são:

• Marketing:

É o setor que engloba todas as atividades relativas às relações de troca, orientadas para a satisfação dos desejos e necessidades dos consumidores. Conhecendo e estudando estas motivações ao consumo, a empresa procura produzir bens e serviços que atendam ao público-alvo.

O marketing conta com quatro instrumentos:

I. Produção de bens e serviços que atendam aos desejos do público;

II. Escolha do preço para estes produtos;

III. Distribuição eficiente e ágil;

IV. Comunicação com o público.

(propaganda na mídia impressa, eletrônica, promoção em pontos de venda, sorteios, brindes, merchandising, mala direta, etc.)

• Recursos Humanos:

Usa conjunto de técnicas e instrumentos que permitem atrair, manter e desenvolver os talentos humanos. Hoje vemos que o mercado com constantes mudanças de natureza econômica, social e tecnológica é fundamental que a empresa seja voltada a administração da gestão de recursos humanos, visto que a continuidade de sua existência será determinada pela qualidade agregada aos seus produtos ou serviços, tendo como base “pessoas” motivadas e com alto nível de qualidade pessoal e profissional.

O departamento dos recursos humanos fica encarregado por:

I. Administrar salários;

II. Recrutamento;

III. Contratação/Registro;

IV. Integração do novo empregado;

V. Treinamento e desenvolvimento.

Funções dos Recursos Humanos:

I. Gerar folha de pagamento;

II. Cálculo do INSS, FGTS, PIS, COFINS;

III. Organizar e secretariar as reuniões da CIPA;

IV. Agendar e controlar o PCMSO;

V. Controle dos exames de saúde dos funcionários;

VI. Organizar e acompanhar o trabalho dos membros da cooperativa na empresa;

VII. Controle do cartão de ponto;

VIII. Desenvolver trabalho de assistência social, orientando funcionários necessitados;

IX. Encaminhamento para aposentadoria;

X. Afastamento por doença ou acidente de trabalho;

XI. Emissão de rescisão de contrato de trabalho e acompanhamento no sindicato;

XII. Arquivamento de documentos pessoais;

XIII. Imposto de renda;

XIV. Acompanhamento de reuniões do sindicato.

• Finanças:

Setor que fica responsável pela administração dos fundos, com isso é aplicado uma série de princípios econômicos e financeiros objetivando a maximização da riqueza, ou seja, investimentos que possuem a melhor compensação entre riscos e retorno da empresa.

A função de gestão financeira geralmente é associada a um alto executivo da empresa, denominado frequentemente diretor financeiro ou vice-presidente de finanças. O vice-presidente de finanças coordena as atividades do tesoureiro e do controlador. A controladoria preocupa-se com a contabilidade de custos e a contabilidade financeira, com os pagamentos de impostos e com os sistemas de informação gerencial. A tesoureira responsabiliza-se pela gestão do caixa e da área de crédito da empresa, por seu planejamento financeiro, e pelos gastos de investimentos. Numa empresa menor, o tesoureiro e o controlador talvez sejam a mesma pessoa, não se encontrando dois departamentos distintos.

Todos os dados obtidos no setor financeiro permite auxiliar no processo de gestão da empresa, e também contribuindo no planejamento e controle das atividades, isso fornece elementos que deem suporte às decisões.

Funções do Financeiro:

I. Recebe e arquiva notas fiscais;

II. Recebe e arquiva boletos de cobrança de clientes e fornecedores;

III. Emissão de cheque de pagamento;

IV. Faturamento;

V. Registro conta a pagar, receber.

VI. Quitação de pagamentos de clientes e fornecedores;

VII. Emissão de cobrança;

VIII. Envio cobrança para banco.

• Operacional:

Administra o sistema de produção, de modo a transformar os insumos em produtos ou serviços da empresa. Este departamento tem como finalidade a dar suporte logístico aos seus setores, em como providenciar as adoções das medidas por ele determinada e procedendo a seu planejamento para os setores que compõem tenha uma boa organização.

Funções do Operacional:

I. Controle de produção diário e mensal;

II. Entrada de matéria;

III. Controle de parada de máquinas e equipamentos;

IV. Consumo de matéria prima;

V. Relatórios de consumo de matéria prima (deverão ser encaminhados mensalmente);

VI. Controle de estoque de explosivos (deverão ser encaminhados mensalmente);

VII. Coordenação dos funcionários da produção.

Com a divisão das funções da empresa vemos que cada área possui uma determinada responsabilidade para que os lucros sejam alcançados dentro da empresa.

Consciente do aumento da concorrência das empresas vem valendo-se de técnicas de marketing cada vez mais modernas para atrair o consumidor. É através do marketing que as empresas vão conseguir conquistar e fidelizar seus clientes.

Diante dessas constantes mudanças o setor de recursos humanos é o responsável pela estratégia dentro da empresa, ou seja, agregar valor aos negócios. E isso só é possível através da captação de profissionais cada vez mais qualificados e da valorização do potencial humano, fazendo com que a força do trabalho qualificado e o comprometimento dos empregados aumentem o relacionamento entre os seres humanos e negócios.

O departamento de finanças está diretamente comprometido em outros setores, pois este é que dá a decisão final para projetos dentro da empresa. Vemos que empresas fecham, pois não há um planejamento e um controle neste setor.

Na medida em que são tomadas as metas dentro da empresa o departamento operacional é responsável para que estas aconteçam. Sem um planejamento eficiente não tem como se alcançar metas, ainda mais pelas constantes mudanças no mercado global. Por isso cada vez mais é explorado estratégias para que a empresa se consolide no mercado.

O mercado pede que a empresa possua uma maior interação entre seus setores. Cada setor com sua específica função demonstram como os seus resultados podem influenciar no desenvolvimento da empresa, já as empresas que se qualificam e investem em seus funcionários possuem resultados positivos. Com isso o mercado cria uma gama maior de opções para o consumidor escolher a melhor empresa que se adapte as suas necessidades e cria uma livre concorrência.