O Aprovisionamento

O APROVISIONAMENTO

O aprovisionamento

Aprovisionamento é uma das funções em que se pode dividir a actividade de uma empresa.

Tem em vista o abastecimento atempado de todos os bens e serviços necessários ao seu eficaz funcionamento, em quantidade e qualidade desejadas e sempre ao menor custo.

A função de aprovisionamento assegura um fluxo contínuo de bens de modo a satisfazer as necessidades da fabricação ou dos clientes no momento desejado.

FUNÇÃO DE APROVISONAMENTO

FORNECEDORES BENS E SERVIÇOS UTILIZADORES INTERNOS

As classes de bens e serviços necessários ao normal funcionamento da empresa são, em regra:

o Mercadorias

o Matérias-primas e subsidiárias

o Materiais diversos

o Material de expediente

o Artigos de higiene

o Imobilizado

o Assistência técnica

Competências da função de aprovisionamento:

o Criteriosa escolha dos locais de armazenagem dos bens-materiais, produtos em curso de fabrico e produtos acabados – o seu correcto dimensionamento, de forma a:

­ Minimizar as distâncias a percorrer por esses bens entre os pontos de armazenagem e os locais onde irão ser utilizados (ou expedidos);

­ Possibilitar uma fácil e económica recepção e armazenagem dos materiais recebidos (dos fornecedores ou da produção);

­ Permitir um correcto manuseamento dos bens quando da satisfação das requisições (para a produção ou para a expedição para os clientes).

o Criterioso estudo do layout (estuda a dimensão e configuração do armazém, também a sua localização, implementa métodos de armazenagem, características dos bens a armazenar, volume de stocks) de cada armazém e dos respectivos equipamentos de arrumação e movimentação, de modo a:

­ Racionalizar as movimentações internas;

­ Minimizar as possibilidades de deterioração dos produtos, de dúvidas sobre a sua qualidade e de acidentes.

o Estudo de um sistema eficaz de identificação dos produtos e de rápida verificação das quantidades existentes.

o Organização de um processo que minimize a possibilidade de entrada ou saída física de bens sem a prévia recepção dos documentos necessários, correctamente preenchidos e rubricados por quem tenha poderes para tal.

o Implementação de um sistema que permita programar com antecipação necessária as encomendas a lançar e as respectivas quantidades, em ordem a, pelo menor custo e com envolvimento financeiro mínimo, limitar a um valor aceitável, o risco de uma ruptura de stocks.

o Organização de um processo técnico-administrativo de preparação das encomendas que garanta que os produtos delas constantes vão correctamente especificadas e que todas as condições são claramente entendidas pelos fornecedores consultados.

o Implementação de um processo eficaz de seguimento das encomendas, desde a sua emissão até à sua recepção.

o Organização de um sistema de recepção, quantitativa e qualitativa, dos materiais enviados pelos fornecedores.

Uma gestão racional do aprovisionamento evita:

­ Investimentos desnecessários em stocks;

­ Ruptura de stocks;

­ Elevados custos de encomenda;

­ Grandes áreas para armazém;

­ Excesso de meios humanos e materiais para controlo do(s) armazém(s).

A eficácia da função aprovisionamento repercute-se em outras funções da empresa.

Compete ao aprovisionamento garantir as quantidades de bens, nos prazos e na qualidade desejada pela função produção.

Por outro lado, a função financeira, necessita de informação detalhada sobre as obrigações contraídas pelo aprovisionamento, de modo que os compromissos com os fornecedores estejam previstos no programa de pagamentos.

A função de aprovisionamento na estrutura de uma empresa depende, essencialmente, de dois factores:

­ A dimensão da empresa;

­ A complexidade e importância das actividades de compra na empresa.

Tipos de aprovisionamento:

Existem dois tipos de aprovisionamento:

 Aprovisionamento de serviços

 Aprovisionamento de bens

Aprovisionamento de Serviços

O aprovisionamento de serviços está relacionado com os contratos que se estabelecem esporadicamente ou de forma regular com as entidades prestadoras de serviços. Será o caso da aquisição de serviços de manutenção, de serviços de segurança, de serviços de higiene e limpeza, de serviços de consultoria e formação profissional, ou ainda de auditorias, certificações e ensaios de qualidade.

Para os casos de aquisições de serviços a questão essencial reside no rigor da prévia especificação e termos de referência por forma a que as ofertas ou propostas assegurem os compromissos dos proponentes; depois a selecção do prestador de serviços e por último o controlo da execução.

O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em eventos bem definidos.

Existe uma questão prévia a todas as indicadas e que reside em avaliar se devemos executar por nós próprios o serviço, ou contratá-lo no exterior. Não há regras, nesta matéria, que possam ser aplicadas de forma generalizada. Cada caso é o seu caso e dever ser avaliado sempre na perspectiva de custo/benefício. É algo que tem a ver com as próprias políticas de gestão.