USANDO O MICROSOFT EXCEL

USANDO O MICROSOFT EXCEL

Poucas pessoas sabem, mas é possível criar gráficos de Gantt usando apenas o Microsoft Excel. Para projetos grandes e com grande volume de dados é indispensável o uso de programas mais sofisticados, mas para projetos mais simples, o Excel dá conta do recado.

O começo: entrada de dados

Antes de qualquer coisa, é preciso ter todos os dados dispostos corretamente na planilha. Esta deverá ter três colunas: uma com a descrição de tarefas, outra com a data de início das tarefas e a última com o tempo, em dias, de duração das atividades.

A lista de tarefas será a coluna A da planilha. É necessário deixar em branco a célula A1 (primeira da coluna A), pois é desta forma que o Excel reconhece qual a coluna responsável pela lista de tarefas. Liste todas as atividades necessárias para a realização do projeto a partir da segunda linha.

No campo B1 (primeira linha da segunda coluna), escreva “Início” e liste abaixo as datas de início de cada atividade relacionada na primeira coluna. Finalmente, na célula C1 (primeira coluna C) escreva “Duração” e liste o tempo, em dias, estimado para que cada atividade seja executada.

Segunda etapa: criando o gráfico

Depois que todos os dados estiverem corretamente colocados na planilha, selecione todo o conjunto de células, acesse a guia “Inserir” e, no grupo “Gráficos” clique na opção “Barras”.

Na galeria que abrir escolha a segunda opção – Barras Empilhadas – que o Excel montará seu gráfico.

Agora, algumas configurações são necessárias. Selecione a legenda criada e delete-a. Em seguida, clique com o botão direito do mouse em cima da lista de tarefas mostrada no gráfico e escolha a opção “Formatar Eixo”. Marque as opções “Categorias em ordem inversa” e “Na categoria máxima”.

Tais passos são necessários para que as tarefas sejam mostradas em ordem de execução e também para que as datas sejam exibidas na parte inferior do gráfico. Para finalizar, clique em “Fechar”.

Feito isso, clique com o botão direito do mouse na parte mais à esquerda das barras e selecione a opção “Formatar série de Dados”. Na caixa de diálogo exibida, defina a sobreposição em 100%. Na categoria “Preenchimento” marque “sem Preenchimento” e finalmente na categoria “Cor de borda” selecione a opção “Sem linha”. Estas opções devem ser alteradas para que seja possível simular o diagrama de Gantt.

Formatando datas

Para que os dados sejam exibidos dentro de um intervalo de datas pré-determinados, você deve configurar as datas de início e fim. Para isso, clique com o botão direito do mouse na área das datas, presente logo abaixo do gráfico e escolha a opção “Formatar Eixo”. Marque os campos “Mínimo”, ”Máximo” e “Unidade Principal” como “Fixo”.

Em “Máximo” e “Mínimo” você deverá informar as datas que deseja mostrar nos gráficos. O problema com estas informações é que devem estar no formato que é interpretado internamente pelo Excel. Veja mais abaixo como formatar datas no Excel.

No campo “Unidade Principal” informe o intervalo de dias para que as datas sejam exibidas. Por exemplo: sete para intervalos de uma semana, trinta para intervalos de um mês, etc. Isto tornará a visualização dos dados mais clara. Para formatar a exibição da data no gráfico, clique na categoria “Número” e escolha o formato de sua preferência.

Como formatar datas

Quando uma data é digitada no Excel, o programa interpreta internamente como uma seqüência de números. Estes números representam quantos dias passaram desde a data de referência do programa, que é 1º de Janeiro de 1990.

Para facilitar a vida dos usuários, o Excel possui uma fórmula que pode ser usada, basta digitar=DATA.VALOR(“__/__/__”) em qualquer célula da planilha e, no lugar de __/__/__ colocar a data que deseja converter. Por exemplo, colocando =DATA.VALOR(“28/10/2008”), o valor mostrado será 39749.

Finalizando

Depois de tudo pronto, agora é só dedicar um tempinho para tornar o gráfico mais atraente. Para alterar a cor das barras horizontais, clique sobre uma delas com o botão direito do mouse e escolha a opção “Formatar Série de Dados”. Na categoria “Preenchimento” escolha a opção que mais lhe agradar e solte a imaginação.

Introdução ao diagrama GANTT

O diagrama de GANTT é um instrumento que permite modelar a planificação de tarefas necessárias para a realização de um projetco. Trata-se de um instrumento inventado em 1917 por Henry L. GANTT.

Dada a relativa facilidade de leitura dos diagramas GANTT, este instrumento é utilizado pela quase totalidade dos chefes