Sistema de Informação

INTRODUÇÃO

A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras.

1. DESCRIÇÃO DA EMPRESA (JADLOG)

A empresa realiza transporte porta-a-porta fracionado de encomendas, no segmento de transporte de cargas.

Trata-se de um sistema de franquia que abrange todo o território nacional, através de unidades de distribuição (Centro Operacional - C.O.) localizadas em centros estratégicos da federação.

A matriz da empresa (franqueadora) localiza-se em São Paulo (SP) e possui 06 filiais, espalhadas pelas regiões norte, nordeste e sul do país.

Há aproximadamente 15 anos no mercado logístico nacional, a Jadlog está presente em Linhares há aproximadamente 5 anos e conta com uma equipe de 08 pessoas.

As encomendas são captadas ou entregues na região e transferidas através dos CO’s até o destino final. Toda a estrutura logística de distribuição (aeronaves e veículos) pertence à franqueadora. A unidade local possui uma pequena frota para realizar as entregas na região.

2. DIAGNÓSTICO

3.1. Situação Atual

Através do sistema de franquia, a franqueadora concede ao franqueado permissão para utilização do sistema gerenciador de informação. Portanto, as informações aqui expostas advém de fontes acessíveis, apesar das restrições, ao franqueado.

O software utilizado para gerir o negócio é distribuído e acessado através de conexão remota. Isto permite a todos os usuários da rede nacional acessar e atualizar informações on line, disponibilizando os dados de maneira instantânea.

O rastreamento da encomenda também é on line, ou seja, o cliente pode, através do número do Conhecimento de Transporte (CTE), acompanhar a localização exata de sua mercadoria momento a momento no site da empresa. Esta ferramenta concede maior credibilidade e facilidade na qualidade dos serviços prestados. Para cliente corporativos (empresas), existe uma área específica no site que permite este rastreamento através de dados adicionais (CNPJ e n° da Nota Fiscal), já que o n° do CTE somente é informado ao setor específico posteriormente.

Todos os relatórios operacionais e gerenciais são gerados pelo sistema da franqueadora, através de usuários cadastrados, de acordo com o setor/função específico, restringindo e delimitando o tipo de informação através de senha de acesso, controlada pelo gestor local do software (franqueado).

3.2. Problemas Atuais

3.3.1. Conexão Remota

Por tratar-se de sistema compartilhado, alguns momentos durante o expediente apresentam dificuldade ou lentidão para acesso e operações, causado pela quantidade de usuários conectados (horários de fluxo intenso – início e final do turno).

3.3.2. Relatórios

Nem todos os relatórios necessários estão disponíveis de acordo com a formatação necessária. Nesse sentido, apenas informações comuns a todos os representantes (ex.: performance, comissões, pendências, etc.) estão disponíveis. Quando necessário, relatórios gerenciais para tomada de decisão precisam ser extraídas “manualmente” e formatadas em outro aplicativo de edição (Word, Excel).

3.3.3. EDI (Electronic Data Interchange)

Como o sistema utilizado não é administrado no local, alguns recursos que poderiam diferenciar e otimizar as operações com os clientes apresentam dificuldade de acesso.

Para melhor gerir o relacionamento, algumas informações (CTE impressos para cada cliente, faturas, etc.) poderiam ser transmitidas automaticamente através do EDI. Hoje, os relatórios são impressos e entregues aos clientes, que precisam, por sua vez, alimentar manualmente