Modernização da profissão

novo perfil da secretária é apenas uma tendência e não uma realidade de todas as empresas. A modernização da profissão é um processo lento. A profissional deve acompanhar as exigências da empresa sempre procurando fazer cursos e se manter informada sobre tudo, pois afinal neste mundo globalizado, a secretária participa cada vez mais do dia-a-dia da empresa, dos negócios e conhecendo a organização, ela estará capacitada para resolver problemas. Não conhecedora, limitar-se-á a obedecer as ordens, o que pode parecer bom, mas que não será útil em nenhuma situação de crise da empresa.

Uma das grandes causas da transformação atual da profissão de secretária está na era da qualidade o atendimento, Hoje em dia, a peça chave de toda organização é o cliente. Cada vez mais o mercado está em busca de secretárias que são capazes de resolver problemas com agilidade e até mesmo com criatividade, para isso elas devem estar atentas com o que está acontecendo a sua volta, às tendências do mundo de hoje e até onde poderão chegar, pois a secretária é responsável por todo movimento de comunicação.

Hoje, as secretárias exercem um papel estratégico dentro das empresas e continuam a escrever cartas, organizar encontros e marcar reuniões, cada vez mais estão inseridas no cotidiano da empresa, conhecendo e entendendo tudo o que acontece ao seu redor. E muitas vezes por serem versáteis para se adaptar às diferentes situações elas até influenciam com bom senso, nas decisões do executivo. Em cada departamento existe um perfil diferente de secretária. Se descreverem tal função, encontra-se uma gama de atividades, a própria formação universitária tem origens diferentes. O que não se discute é que, mais do que alguém que saiba guardar segredo, é preciso ser um profissional competente para fornecer informações.

A secretária contemporânea precisa de competências técnicas como: idiomas, informática, conhecimentos da organização e de técnicas administrativas, etc. Competências interpessoais: comunicação, liderança, gerenciamento de relações, criatividade, etc. Contudo, o mais importante é que tenha competências comportamentais: consciência de custos, compromisso com resultados, negociação, busca do aprendizado, entre outras. Considerando-se uma excelente secretária, boa parte do seu desempenho pode ser pelo fato de trabalhar com um excelente executivo, pois uma coisa leva à outra.

A secretária deixou de ser um enfeite para o executivo tornando-se o braço direito dele, com capacidade de pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e solicitações. Mais do que ser o braço direito do executivo, hoje a secretária deve estar preparada para atuar como uma assessora executiva, de importância estratégica à eficiência, não apenas de seu setor, como também de toda a organização, sendo o elemento chave na administração, dentro e fora da empresa, por ser ela o elo entre a chefia e os demais departamentos.

O executivo precisa de alguém que o ajude a administrar o tempo, pois na maioria das vezes eles dão preferência às secretárias que possam lhes transmitir segurança na realização de tarefas. Antigamente o executivo ditava o conteúdo de cartas e documentos para a secretária datilografar, e hoje o executivo apenas diz o assunto ao qual se refere,