Administração Da Comunicação

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO

O planejamento tem como principal objetivo prever situações futuras que poderão ocorrer dentro de uma organização. Dentre todas as funções administrativas, ele é uma das principais ferramentas utilizadas pelos administradores, visando em sua grande maioria os melhores caminhos em busca dos objetivos preestabelecidos pela organização.

Todos os investimentos oferecem riscos e situações adversas, portanto, a elaboração de um plano deve ser bem estruturada com base nas características individuais de cada empresa de modo que através deste plano, situações que apresentam riscos poderão ser eliminadas ou evitadas. Esse processo conduz a um conjunto de metas e planos que são adequados e viáveis à instituição. Assim, ele deve estar vinculado ao cenário onde a empresa atuará no futuro e envolve os seguintes passos: projeção de cenários de definição de objetivos, ameaças e oportunidades ambientais, pontos fortes e pontos fracos de uma empresa e melhor plano alternativo.

No entanto, para que a ferramenta Planejamento atinja os objetivos propostos pela organização, é fundamental que ele seja dividido em três níveis, tendo cada um deles características distintas que, quando colocadas em pratica, garantam um resultado benéfico à empresa. Esses níveis são:

Planejamento Estratégico: é a identificação dos fatores competitivos do mercado e do potencial interno para atingir metas. Consiste em elaborar planos que resultem em vantagens frente à concorrência. Nesse nível de planejamento, os planos são elaborados de modo que ocorra em longo prazo e geralmente há pouca influencia de varias pessoas. Vale lembrar que neste nível de planejamento há a necessidade de utilizar os dois níveis a seguir:

Planejamento Tático: se no planejamento estratégico são definidas as metas a serem alcançadas pela organização, no planejamento tático é estabelecido os meios para que tais metas sejam alcançadas e quais os recursos disponíveis serão utilizados. Geralmente esses recursos são: Humanos e Materiais.

O site VALENTIM.PRO apresenta o objetivo deste nível de planejamento:

O planejamento tático tem por objetivo otimizar determinada área e não a organização como um todo, isto é, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. (Disponível em: http://www.valentim.pro.br/Slides/Planejamento/273,7,Slide 7 Acesso em: 09/12/2010, 22:29).

Planejamento Operacional: Nesse nível de planejamento, são criadas condições adequadas para as realizações das atividades diárias da empresa. No planejamento operacional, as metas definidas no planejamento estratégico e tático são efetivadas em curto prazo e com um envolvimento de muitas pessoas, ou seja, todos os envolvidos com a empresa fazem com que os planos elaborados sejam colocados em prática. Este planejamento também é o principal pilar a ser utilizado na tomada de decisão, pois os resultados obtidos através de todos os outros níveis de planejamento são evidenciados, de forma que a administração possa analisa-los e, enfim, recomeçar o processo de tomada de decisão.

PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO

O ato de tomada de decisão empresarial torna-se mais grave quando a empresa perde grandes negociações em reuniões, o que tem levado muitas pessoas a erros de difíceis reparações. Um exemplo dessa situação é: se um administrador necessita tomar uma decisão de investimento em inovações de produtos e acaba perdendo uma excelente oportunidade de ganho porque no momento da transação opta pela indecisão, ele acaba prejudicando a organização onde ele atua.

Segundo Richard H. Hall (2006), os componentes do processo de tomada de decisão diferenciam-se em decisões de alto risco decisão de baixo risco. Nas decisões de alto risco, são empregados os termos como:

- Mais extensão, mais negociações;

- Mais intensidade, mais conflito;

-Mais busca de informações, mais duração do processo, mais trajetória da nova decisão;

- Mais quantidade de discussão, mais duração do processo, mais criação conjunta;

- Mais estabilidade das coalizões, nova coalizão;

Na decisão de baixo risco são empregados os seguintes termos:

- Freqüência, mais grau de rotinização, menos busca de informações, menos quantidade de discussão, mais extensão da participação;

- Freqüência, mais grau de delegação, menos extensão da participação, menos intensidade da participação.

Observe, igualmente que a busca de informações e a discussão são componentes importantes. Isso envolve o processo de comunicação, o qual em si é problemático. O fato de existir busca de informações e discussões também é um componente do tema da racionalidade. O processo de busca